Регламент компании: значение, структура, этапы создания

Что это такое? Регламент компании – описание процессов в различных сферах деятельности бизнеса: взаимодействии с клиентами, выполнении производственных операций, кадровой политики.

На что обратить внимание? Регламент призван упорядочить работу, сделать ее понятной для исполнителей и стандартизированной. Поэтому документ должен обладать четкой структурой и охватывать все действия бизнес-процесса.

Суть и задачи регламента компании

Регламент — это внутренний нормативный акт компании, отражающий какой-либо бизнес-процесс, например, взаимодействие между подразделениями или порядок работы сотрудников. Данный документ распространяется только в рамках той организации, которая его составляет, утверждает и внедряет. Правила компании могут быть разработаны самостоятельно, либо при помощи типовой документации.

Любой бизнес состоит из ряда взаимосвязанных процессов.

Внутренние регламенты компании являются важным инструментом организации и эффективного управления бизнесом. Они позволяют структурировать деятельность фирмы, обеспечить непрерывность рабочих процессов и значительно сэкономить бюджет. Рассмотрим их назначение более подробно:

• Оптимизация ежедневных бизнес-процессов.

Такие документы не только определяют процессы, но и предлагают пути повышения эффективности работы. Например, регламент банковского колл-центра предусматривает ежедневный просмотр базы знаний компании, что обеспечивает своевременное информирование сотрудников о каких-либо изменениях и помогает им предоставлять грамотно построенные консультации.

• Стандартизация деятельности.

Если в компании имеется большое количество подразделений, то внутренние регламенты помогают стандартизировать определенные процессы. Действия сотрудников соответствующего бизнес-сектора координируются и подчиняются единому алгоритму, направленному на общий результат.

Таким образом, работники могут найти ответы на общие вопросы, не обращаясь к руководству. Это значительно облегчает работу специалистов, они меньше отвлекаются на решение чужих задач и быстрее приходят к достижению поставленных целей.

• Экономия на обучении кадров.

Для того чтобы запустить в работу бизнеса новый процесс, требуется создать программу обучения и оплатить услуги тренинг-менеджера. В качестве альтернативы можно разработать регламент компании и ознакомить сотрудников с его содержанием. Единственное, чем должен управлять сотрудник, ответственный за эту деятельность, – это тем, насколько и в каком объеме получены знания, применяются ли они на практике и какие результаты достигнуты.

• Простота контроля.

Утвержденные процедуры отчетности помогают обеспечить унификацию всех документов компании. Благодаря этому руководитель всегда будет в курсе того, где найти нужную информацию, чтобы быстро изучить и оценить ее.

• Передача данных без потерь и искажений.

Документы, описывающие процессы информационного взаимодействия в компании, помогают создать определенную базу знаний для быстрого обмена информацией между сотрудниками и подразделениями. Такой подход сопоставим с технологией больших данных (big data) и помогает объединить и структурировать всю информацию по категориям, что позволяет работникам получать доступ к тем видам данных, которые необходимы им для повышения производительности труда.

• Поощрение мотивации и стимулирование инициативы сотрудников.

Благодаря внутреннему регламенту компании персонал больше не нуждается в указаниях со стороны руководителя для того, чтобы приступить к выполнению своих обязанностей. Данный документ четко определяет, какую работу нужно делать, как организовать рабочий процесс, какие результаты должны быть достигнуты. Самостоятельность и личная ответственность – лучшие критерии для развития в профессиональном плане.

• Распределение нагрузки.

Регламентация деятельности способствует тому, что каждый сотрудник занят своим делом, а руководитель освобождается от обязанностей выборочно проводить контроль. Таким образом, становится ясно, кто из подчиненных нуждается в дополнительной нагрузке, а кого следует освободить от исполнения некоторых функций.

• Повышение общей продуктивности и рентабельности компании.

Когда все бизнес-процессы отлажены и каждый сотрудник работает по заданному плану без перерыва, это более позитивно сказывается на общих показателях бизнеса.

Структурированность, подробность и информативность внутреннего регламента компании – это залог его эффективной работы.

Виды регламентов компании

Как правило, выделяют три вида регламентации: административная, техническая, управленческая. Рассмотрим каждую из категорий отдельно:

Административная регламентация

Широко используется государственными органами для определения порядка своей деятельности, взаимодействия с гражданами и предотвращения коррупции. Данный вид регламентации:

• Определяет права и обязанности органов государственной власти.
• Указывает сферы влияния компетентных органов.
• Описывает методы взаимодействия между различными органами власти.
• Устанавливает перечень услуг, которые должны предоставляться физическим и юридическим лицам.

Техническая регламентация

Определяет порядок осуществления производственного процесса. При использовании данного вида регламента утверждается процесс производства продукции и устанавливаются нормы безопасности только для тех товаров и процессов, которые могут повлиять на жизнь и здоровье людей.

Действующее законодательство предполагает, что требования технического регламента компании должны обеспечивать защиту сотрудников от радиационных, пожарных, взрывных, механических, химических и других повреждений. В то же время этот документ:

• Не должен препятствовать осуществлению деятельности компании, если она не причиняет вреда жизни и безопасности людей.
• Содержит перечень объектов технического регулирования и требования к ним.
• Перечисляет требования, относящиеся к характеристикам продукции и этапам ее производства.
• Относится к любой продукции независимо от места изготовления.
• Основан на международных и национальных стандартах качества.
• Утверждается и принимается властями на региональном уровне, либо постановлением Правительства РФ.

Управленческая регламентация

Для введения в работу нового бизнес-процесса и его дальнейшего развития составляют регламент компании с описанием норм и правил, упорядочивающих хозяйственную деятельность и определяющих обязанности всего персонала.

Эти правила могут относиться как к организации в целом, так и к отдельным подразделениям, сотрудникам или процессам управления.

Например, регламент создания новой компании включает следующее:

• Уточнение цели, философии и задач компании.
• Оформление Устава.
• Заключение соглашения между организаторами.
• Регистрация предприятия.
• Организация штата и набор персонала.

Порядок работы бизнес-компании определяют управленческие регламенты, которые могут быть представлены в виде инструкций, методических рекомендаций и положений.

Структура регламента компании

При разработке нормативных документов необходимо следить за их непротиворечивостью друг другу. Иначе эффективность работы может заметно снизиться.

Стандартный образец регламента компании содержит такие разделы, как:

• общие положения;
• термины, определения и сокращения;
• описание процедуры;
• ответственность;
• контроль.

Данные пункты подробно описаны в приведенной ниже таблице:

Внутренний регламент компании обязательно должен содержать следующие реквизиты:

• наименование организации;
• дата, номер и место составления документа;
• отметка об утверждении;
• тип документа;
• основной текст;
• приложение;
• визы согласования.

Реквизиты должны быть оформлены в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Этапы создания регламента компании

Этап 1. Определение цели и задач

Для начала нужно определиться с целью создания документа, процессами для регулирования, а также проблемами, которые нужно решить. Это поможет уделить внимание основным моментам и создать регламент для плодотворной работы всех членов или подразделений компании.

Например, вам дали задание написать регламент обработки заказов в ресторане с целью ускорения данного процесса, сокращения времени ожидания и повышения количества удовлетворенных заказчиков. Следовательно, он должен отражать все этапы обработки заказа, начиная от приема, его передачи на кухню и непосредственного приготовления, до доставки заказа клиенту.

Этап 2. Назначение ответственных

Представьте, что будет, если работники вашего предприятия будут сами по себе создавать правила и следовать им.

Конечно же, гуманно доверить это дело сотруднику, осведомленному обо всех нюансах рабочего процесса и способному доступно излагать свои мысли. Но в случае отсутствия у него свободного времени или недостаточности опыта для написания подобного документа нужно назначить менеджера по обучению. Он соберет необходимую информацию и преобразует ее в доступные для понимания инструкции.

При назначении ответственного за разработку внутреннего регламента компании, убедитесь, что можете обеспечить его необходимыми ресурсами, мотивацией и поддержкой. Создание этих условий поможет сделать данный процесс наиболее продуктивным и приятным.

Этап 3. Сбор информации

Если для написания регламента компании привлекли менеджера по обучению, то ему обязательно понадобится помощь опытного коллеги или руководителя, знающего и понимающего в данной области.

Читайте также

Как управлять отделом продаж и что требовать от персонала

Подробнее

Например, для создания порядка оказания услуг будет логичным обращение к ведущим специалистам по работе с клиентами. Соответственно, с разработкой правил безопасности поможет эксперт по вопросам в данной области. Такая поддержка поможет учесть все тонкости и создать документ, который точно будет работать.

Для получения необходимых сведений от специалиста нужно провести с ним интервью при личной или онлайн-встрече. Можно построить разговор, в ходе которого интервьюируемый будет отвечать на вопросы, соответствующие положениям регламента. На таких встречах удобно записывать ответы на диктофон для дальнейшего перевода аудиозаписи в текстовый формат.

Затем следует обговорить с собеседником возможность проверки акта на определение в нем погрешностей. Таким образом, вы сможете объединить опыт по интересующей теме с опытом составления документов такого плана.

Этап 4. Выбор формата регламента компании

Наиболее часто для документирования процессов используют следующие форматы:

• Текстовые инструкции

Это привычный формат, с помощью которого можно подробно изучить какой-либо процесс посредством пошаговых инструкций. Он позволяет внимательно и точно изучить сложные процессы, рассмотрев даже самую мелкую деталь. Например, правила безопасности при нахождении на рабочем месте, инструкции по обслуживанию технического оснащения или руководство пользователя программным обеспечением.

Текстовую инструкцию можно написать в программных редакторах, поддерживающих формат doc, docx, xls или xlsx.

• Чек-листы

Это регламент по упрощенной форме, требующий выполнения каких-либо шагов в заданном порядке. Например, порядок действий при закрытии магазина по окончании рабочего дня, процедура оценки качества продукции или процесс трудоустройства нового сотрудника.

Чек-лист часто состоит из перечисления пунктов, которые необходимо выполнить. Количество таких пунктов может быть от 3 до 15.

• Видеоформат

Инструкции в таком формате пользуются спросом из-за возможности наглядной демонстрации процесса как в режиме реального времени, так и офлайн. Например, с помощью видеопоказа можно разобрать сложнейшие алгоритмы того или иного процесса на практике. Это может быть сборка оборудования или описание порядка работы с новым программным обеспечением.

Регламент в видеоформате может быть представлен посредством показа «говорящей головы» спикера, либо трансляции экрана компьютера, принадлежащего ему (скринкаста).

Текстовое сопровождение – это обязательное условие при использовании такого способа, так как не у всех есть возможность для просмотра видео. Если инструкция как-то изменилась, записывать видео повторно не нужно, достаточно просто транскрибировать уже имеющуюся запись, чтобы на ее основе сделать текстовый материал.

Ошибки в составлении регламента компании

Владельцы часто вводят внутренние регламенты в работу своих компаний, допуская такие ошибки:

• Документ невозможно применить на практике, так как он не имеет отношения к реальным процессам. Это происходит, когда разработчики не принимают участия в работе компании.
• Регламент компании не соответствует реальным бизнес-процессам, потому что изменения были отражены в нем несвоевременно.
• У персонала отсутствует мотивация для выполнения инструкций и правил.
• Излишний текст, непригодный для использования на практике.
• Правила и их формулировки сложны для понимания.
• Разобщенность понятий и терминов.
• Отсутствие расшифровки аббревиатур, использованных в документе.
• Нет ответственного за исполнение положений нормативного акта.
• В инструкциях недостаточно охвачены необходимые процессы.
• Регламент не соответствует действительности, поэтому его никто не использует.
• Слабая дисциплина сотрудников мешает реализации регламента.
• Отсутствие проявления инициативы со стороны сотрудников в связи с тем, что руководство каждое действие подчинило регламенту.

Для того чтобы рассматриваемый документ реализовался и позволял предприятию продуктивно работать и развиваться, потребуется:

• ознакомить с ним весь кадровый состав;
• ответить на возникающие вопросы;
• полностью контролировать процесс;
• обеспечить сотрудникам обратную связь;
• проработать все нюансы внедрения и при необходимости внести изменения в регламент компании.

Часто задаваемые вопросы о регламенте компании

• Как убедиться, что правила соблюдаются?

Вы можете применить различные методы контроля, например:

• Регулярная проверка на знание правил с помощью тестирования.
• Ежедневный анализ показателей.
• Еженедельное собрание с планированием работы на всю предстоящую неделю.
• Персональное общение с каждым сотрудником, в том числе совместные выезды к клиентам.

Читайте также

Внедрение стандартов: этапы и правила

Подробнее

• Возможно ли появление бюрократии при использовании регламентов?

Регламентация не порождает бюрократию, так как, наоборот, систематизирует все документы. Но это осуществляется только тогда, когда инструкции не просто пишутся, но еще и реально используются в деятельности компании.

• Кому нужен регламент?

Регламент необходим компании в следующих случаях:

• Сотрудники недостаточно хорошо знают свои обязанности, часто требуют помощи руководства в разъяснении каких-либо рабочих моментов.
• Персонал часто допускает ошибки в работе.
• Деятельность предприятия предполагает выполнение множества однотипных задач.

Регламент работы компании – это в своем роде отличная технология, которая работает с целью экономии времени всего кадрового состава. Он позволяет наладить непрерывное функционирование повседневных процессов, систематизировать деятельность, обеспечить наличие понятной системы мотивации, прозрачное управление

Автор статьи

Галина Кочеткова

Понравилась статья? Поделитесь: