Онлайн-совещание: форматы, особенности проведения и топ-3 сервисов

О чём речь? Онлайн-совещание – современный способ коммуникации между сотрудниками компании. В ходе такой встречи обсуждают планы и рабочие вопросы, демонстрируют презентации, устраивают опросы, проводят дискуссии.

Что учесть? Для хорошего проведения онлайн-совещания важно назначить куратора, вести диалог по заранее подготовленному плану, соблюдать тайминг и использовать качественные сервисы для связи. К ним относят Zoom, Skype, Hangouts.

Что такое онлайн-совещание

Онлайн-совещание представляет собой веб-конференцию, где общение участников происходит через специальные сервисы. Для проведения такой встречи необходим смартфон, ноутбук или планшет и хороший интернет, а все собеседники должны установить одинаковое приложение. Темы для обсуждений могут быть разными — от бытовых вопросов до серьёзных проектов.

Если совещание прошло успешно, то у участников будет видеозапись, а также сохранятся все чаты, что даёт возможность при необходимости просмотреть важные моменты встречи. Правильно организовать собрание помогает системный администратор, руководитель отдела или активный участник.

Три формата онлайн-совещаний

Онлайн-встречи могут проходить в трёх форматах:

• Подача информации. Это наиболее простой вид, когда нужно просто сообщить какие-то сведения. Такие совещания обычно проходят не дольше 10 минут, и для них не требуется особая подготовка и продумывание беседы.
• Форум. В таком формате в совещании задействованы все участники. Встречу могут вести несколько спикеров, а между их докладами даётся время на обсуждение темы.
• Онлайн-дискуссия. В этом случае кроме ведущего спикера в разговоре участвуют приглашённые эксперты, а также иногда подключается любой из участников.

При планировании подобных встреч нужно определиться, какой формат будет лучше отвечать поставленным задачам.

Как проходит онлайн-совещание

Перед совещанием человек, ответственный за его организацию, должен отправить участникам пригласительную ссылку на онлайн-комнату. Необходимо назначить организатора, который будет контактировать с участниками до старта встречи, также к нему можно будет обращаться по техническим моментам во время конференции.

Приглашённые люди в назначенное время переходят по ссылке, подключают микрофон и камеру, чтобы говорить, слышать и видеть друг друга, обмениваться идеями и задавать вопросы.

Такие онлайн-встречи подразумевают не только общение, но имеют и другие функции:

• Показ презентаций. Участник создаёт презентацию по какой-либо теме и демонстрирует её остальным членам.
• Коллективный просмотр приложений или сайтов. Если один из собеседников включит на компьютере демонстрацию своего экрана, то остальные смогут смотреть программы или сайты, открытые на нём.
• Чат. У участников есть возможность писать текстовые сообщения.
• Опрос. Эта функция позволяет быстро собрать мнения всех собеседников по какому-либо вопросу и в соответствии с этим принять решение.
• Запись совещания. Если кто-то не сможет присутствовать на встрече или пропустит важную часть, то благодаря доступу к записи он будет знать, о чём шла речь и какие решения были приняты.

Особенности онлайн-совещаний и их отличия от офлайн-совещаний

В совещаниях в онлайн-режиме трудно удерживать на себе и на теме встречи внимание участников. Это связано с человеческой психологией: каждый знает, что он может в любой момент уйти со встречи, сославшись на плохой интернет или технические проблемы.

Поэтому при онлайн-совещаниях нужно соблюдать главное правило: заранее тщательно готовить план встречи, хорошо продумывать беседу, прорабатывать ответы на возможные возражения. При проведении онлайн-встреч нужно быть готовым именно к дискуссиям и обсуждениям.

Более продуктивной станет работа, если в беседе будут участвовать несколько человек. Главному спикеру нужно стараться не переходить на длинные монологи, а привлекать к разговору остальных участников. Это способствует внимательному отношению к теме.

Другие отличия онлайн-встреч от традиционных совещаний:

• большое количество отвлекающих факторов;
• сложность контакта со слушателями, на этом необходимо делать акцент;
• технические проблемы, из-за которых некоторые участники могут отключаться;
• необходимость подготовки дополнительного оборудования и альтернативной точки доступа на случай, если связь оборвется (обычно хватает смартфона с высокоскоростным интернетом);
• за 60 минут до первой встречи и за 15 минут перед самым её началом организатор должен протестировать, работает ли ссылка на комнату, оценить готовность презентаций, проверить гаджеты, а также работоспособность приложений для проведения совещания.

Как хорошо провести совещание в режиме онлайн

• Составить план. Участников можно заранее ознакомить со списком вопросов, о которых пойдёт речь. Это позволяет более эффективно и организованно провести совещание.
• Назначить модератора. Он должен следить за ходом разговора и направлять его в нужную сторону. Также он является ответственным за чат и вопросы участников, настраивает техническую часть встречи.
• Провести тестовое включение. Перед началом встречи за некоторое время предложите участникам зайти по ссылке в онлайн-комнату, чтобы протестировать видео и звук. Лучше все это делать заранее, чтобы во время совещания не ждать, пока кто-то разберётся с камерой, а сразу начинать обсуждение.
• Применять закрытый режим. На совещании не должны присутствовать посторонние, поэтому рекомендуется установить пароль на вход в онлайн-кабинет, чтобы там могли находиться только работники организации.
• Снизить нагрузку на интернет. Если соединение будет перегружено, то качество звука и видеосвязи будет плохим, и совещание пройдет неэффективно. Перед началом встречи надо остановить все загрузки и закрыть ненужные вкладки в браузере.
• Выключить уведомления. Отключите сами и попросите участников встречи тоже отключить уведомления, приходящие на смартфон или компьютер.
• Следить за временем. Соблюдайте регламент совещания и дайте поручение модератору, чтобы он позаботился о своевременном завершении встречи.
• Использовать качественный сервис для проведения совещаний. Если во время собрания будет нарушаться связь, собеседники будут плохо слышать и видеть друг друга, то можно сказать, что усилия были потрачены впустую.

Топ-3 сервисов для проведения онлайн-совещаний

Выбор сервиса для таких встреч определяется следующими факторами:

• необходимость использования видеоформата;
• количество участников;
• стабильность интернет-соединения и так далее.

Чаще всего используются:

Zoom

Этот сервис был разработан в 2011 году, но популярность к нему пришла в период пандемии. При этом площадка используется не только для рабочих целей, но и для обсуждения личных вопросов.

Zoom предоставляет возможность видеосвязи, а также позволяет открывать доступ к экрану для совместной работы. Кроме того, посредством сервиса можно переписываться в общих чатах и обмениваться файлами. Все сообщения и другая информация остаётся в облачном хранилище на 10 лет, поэтому в любое время её можно посмотреть.

Достоинства Zoom:

• Мгновенный и запланированный режимы трансляции. Первый вариант подразумевает старт встречи и присоединение к ней в любой момент. Второй — трансляции с заранее определённым таймингом проведения.
• Большое количество участников. В бесплатной версии есть возможность подключать одновременно до 100 человек, а платная позволяет участвовать в конференции сразу 300–500 людям.
• Отличное качество видеосвязи и звука.
• Возможность создавать виртуальные комнаты в соответствии с вашими запросами — совещательные, учебные или конференц-зал.
• Режим демонстрации экрана.
• Рассылка приглашений.
• Кнопка «Поднять руку» — если вам нужно что-то сказать, то, чтобы не перебивать говорящего, нужно просто нажать на эту кнопку.

Недостатки:

• нельзя делать звонки на стационарные телефоны;
• длительность сеанса в бесплатном варианте ограничена 40 минутами.

Skype

Одна из наиболее часто используемых платформ для видеоконференций. Хорошо подходит для проведения небольших встреч, но для масштабных мероприятий лучше не использовать. Запись с доступом к совершённому звонку сохраняется в течение 30 дней.

Достоинства:

• возможность звонить на сотовые и стационарные телефоны;
• можно проводить онлайн-трансляцию совещания для 50 человек одновременно;
• демонстрация экрана;
• кнопка «Поднять руку», чтобы задавать вопросы, не мешая другим участникам;
• встроенный онлайн-переводчик текстовых, голосовых и видеосообщений;
• создание текстовых сообщений;
• размытие заднего плана;
• понятный интерфейс;
• возможность переводить звонки на любые телефоны, если не получается подключиться к платформе;
• отсутствие ограничения по времени общения двух собеседников;
• возможность совершать видео- и аудиозвонки в приложении Skype с любого гаджета.

Недостатки:

• периодические зависания, обусловленные высокой нагрузкой на процессор (от 16 % ЦП);
• ограничение по времени для крупных видеовстреч — в течение 30 дней разрешается проводить до 100 часов коллективных сеансов.

Hangouts

Бесплатный сервис от Google, в котором можно проводить видеоконференции и писать текстовые сообщения.

Достоинства:

• неограниченная длительность разговора;
• возможность обмениваться файлами; это удобно, например, при выборе дизайна этикетки или логотипа;
• синхронизация с другими устройствами; чаты на компьютере и в мобильном приложении содержат одинаковые данные, поэтому при необходимости можно легко перейти с одного устройства на другое;
• отсутствие платы за пользование платформой.

Недостатки:

• ограничение по количеству участников встречи до 10 человек;
• скудный функционал;
• нет возможности показывать презентации.

Распространённые ошибки в организации онлайн-совещания

Опоздания

Некоторые считают, что если они заходят на конференцию из дома, то никто не заметит небольшого опоздания. Люди полагают, что если встреча виртуальная, то можно затеряться среди других участников. Но так думать не стоит.

Если вы опаздываете на встречу с одним человеком, то вы показываете, что не уважаете его личные границы и время, и даже его самого. Если же вы задерживаетесь на собрание с большим количеством участников, то вы обесцениваете ресурсы всех, кто пришёл вовремя, и ставите свои интересы выше личности каждого из участников.

На обучающих вебинарах опоздания заметны сразу. Если спикер задерживается, то ожидающим людям кажется, что он свои планы и интересы ставит выше остальных и не дорожит временем участников. Это ощущение формируется на подсознательном уровне и приводит к недоверию к компетенциям человека и к нему самому.

У тайм-менеджмента есть свои правила, в соответствии с которыми ожидание характеризуется непродуктивностью. Опоздания не должны никак оправдываться, чтобы у ответственных участников не сложилось мнение, что так делать можно. Понятно, что в жизни каждого человека может случиться форс-мажор, но если опоздания происходят на регулярной основе, то эффективность совещаний заметно падает.

Если кто-то задержался и не пришёл вовремя на встречу, то вся группа его ждать не должна, совещание следует начинать в соответствии с таймингом. Так вы продемонстрируете уважение к тем людям, которые пришли в назначенное время. С опоздавшим (даже если это руководитель) нужно поговорить лично и донести до него, что такое отношение приводит к снижению результативности совещаний.

Отсутствие координатора встречи

Любое коллективное собрание должен координировать ответственный человек, который будет направлять процесс беседы. Иногда у членов группы может рассеиваться внимание, и рабочие вопросы уступают место разговорам на личные темы (о детях, животных, отдыхе и так далее). Такие беседы, конечно, помогают сохранять благоприятную атмосферу в коллективе, но рабочему совещанию это мешает.

Читайте также

Организация совещаний: правила и этапы

Подробнее

После собрания в групповом чате нужно разместить список задач, обозначить сроки их выполнения и определить ответственных. Когда время выполнения будет подходить к концу, следует снова вернуться к данному списку.

Игнорирование проверки выполнения задач на промежуточных этапах

К концу рабочего дня ответственный за задание должен отчитаться о ходе его выполнения, рассказать, на каком этапе он находится, с чем возникли сложности и как он думает их решать, в чём причина невыполнения задачи и какая помощь ему требуется.

Этому можно уделять время на ежедневной планерке. Делать это необходимо, так как зачастую задачи надолго остаются в подвешенном состоянии. Сотрудники думают, что выполнять их не обязательно, потому что руководство никак это не контролирует. Но на самом деле такая работа учит персонал ответственно подходить к выполнению своих функций.

Игнорирование лидеров, принижение их успехов и достижений

Не стоит воспринимать результаты деятельности сотрудников как само собой разумеющееся. На практике установлено, что публичное признание сильных сторон человека является мощной мотивацией для дальнейших успехов, побуждает его работать лучше и продуктивнее.

Оценку стоит давать не только действиям человека, но и предложенным им идеям. Работа занимает значительную часть человеческой жизни, и поощрение имеет большое значение, показывает, как ценится каждый сотрудник в составе команды.

Отсутствие коллективного разбора ошибок и неудач

Анализировать недостатки нужно не для того, чтобы унизить кого-то перед коллективом, а для того, чтобы установить причины, которые помешали достижению результата. Надо обсудить с командой, как действовать, чтобы прийти к цели, на что обратить внимание в следующий раз.

Сначала всегда нужно позволить ответственному объяснить, почему у него не получилось выполнить задание, и рассказать свои способы исправления ситуации. То есть не команда ему должна диктовать дальнейшие действия, а он сам должен искать варианты решения и советоваться с коллегами, какой из них лучше.

Руководитель должен научить подчинённых действовать по-взрослому, а не выступать в качестве жертвы или уподобляться маленьким детям. Они самостоятельно должны отвечать за свои решения. Работа над ошибками важна для всего коллектива, поэтому такой анализ следует проводить регулярно.

Хорошо проведённое онлайн-совещание — это результат качественной подготовки к нему. Речь идёт не только о настройке звука или видео, но также и об установке необходимых программ, подборе информации. Также нужно до начала встречи протестировать работоспособность всех систем и приложений, а во время самого собрания не забывать о нормах приличия.

Часто задаваемые вопросы об онлайн-совещании

Какие сервисы можно использовать для создания материалов для онлайн-совещаний?

Часто на подобных встречах нужно показывать информационные материалы — презентации или запись экрана (скринкаст). В хороших программах оформить это совсем несложно. Самые популярные сервисы — это «Экранная Камера», OBS Studio и IceCream Screen Recorder.

Что представляет собой Google Meet?

Данный продукт планировался Google как удобный инструмент для бизнеса, но в результате к нему получили доступ все пользователи Gmail. Единственным условием является наличие аккаунта Google. Работа в сервисе осуществляется только через браузер, приложение на компьютер или другое устройство установить нельзя. Те, кто хочет пользоваться им с помощью смартфона, должны установить мобильную версию.

Читайте также

Управление отделом продаж: система, инструменты и методы организации

Подробнее

Бесплатный тариф позволяет приглашать до 100 участников. Кроме таких функций, как замена фона, запись видео и общий чат, предусмотрена интерактивная доска и подавление шума.

Что говорит закон Оулда и Кана?

Чем меньше количество участников совещания и время проведения, тем выше его эффективность.

Современные технологии прочно вошли в нашу жизнь и существенно её изменили. Это касается и сферы бизнеса. В настоящее время большое количество срочных и плановых совещаний проводится в онлайн-формате. Теперь вам известно, что нужно учесть при их организации, какие есть нюансы и как правильно всё сделать.

Автор статьи

Галина Кочеткова

Понравилась статья? Поделитесь: