1 096 
Сохранить статью:
Кто это такой? Руководитель отдела продаж – менеджер высшего звена, ключевой задачей которого является управление сбытом компании. Однако за этой, казалось бы, простой преамбулой, кроется огромный пласт обязанностей.
Что делает? В обязанности руководителя отдела продаж входят планирование, анализ, управление персоналом, подготовка отчетностей и многое другое. Хороший РОП — это не тот, кто знает всего и по чуть-чуть, а кто хорошо разбирается во всех вверенных ему областях.
В этой статье:
Чем занимается руководитель отдела продаж
Руководителем отдела продаж называют человека, специализирующегося на формировании системы сбыта в компании. Его задачи зависят от масштаба и направления бизнеса.
К примеру, в небольшой компании B2B, руководитель отдела продаж может отвечать за управление несколькими менеджерами по обработке заявок. В среднем бизнесе начальник работает с большой командой работников, поддерживает их эффективность, следит за удержанием высокого уровня заинтересованности.
У руководителя отдела в крупной организации в задачи входит разработка стратегий реализации продукции, формирование систем обучения и грейдирования, координация тендерной и рекламной работы.
Зачастую от РОП требуется:
- установление своего авторитета, управление персоналом;
- знание логики продаж, проведение сделок и переговоров;
- глубокое понимание отрасли, в которой он работает, потому что руководитель должен понимать, какой товар он пытается продать аудитории.
Иногда работодатели к требованиям добавляют наличие дополнительной квалификации (к примеру, обладать знаниями из сферы маркетинга).
Главная цель РОП – сформировать отдел, который будет выполнять план по сбыту продукции. Профессиональный руководитель отдела продаж должен не только исполнять свои функциональные обязанности, но и иметь знания в следующих вопросах:
- Каким образом у покупателя происходит процесс принятия решения о приобретении товара.
- Как грамотно сформировать отдел продаж, какими типами и функциями он отличается.
- Этапы воронки сбыта товара: что нужно для её создания, как внедрить и за чем следить.
- Разновидности скидок: их подбор под конкретную ситуацию.
- Увеличение продаж через квалификацию лидов.
- Каких ошибок надо избегать в продажах.
- Каким образом изучать продажи: порядок действий и необходимые инструменты.
- Способы повышения мотивации продавца.
- Особенности в работе с тёплыми заявками: инструкция и требования по общению с потенциальными покупателями.
Нередко работодатели ищут на должность руководителя отдела продаж специалиста, который будет обладать знаниями и умениями из смежных направлений. Плюсом считается наличие высшего профильного образования, навыков в работе с рекламой, понимания коммерческого и гражданского законодательства, а также правил ценообразования и разработки коммерческих условий.
Главная задача РОП – управлять вверенным ему персоналом. Нередко на эту должность ставят менеджера по продажам. Но такое решение не всегда приводит к желаемому результату, потому что руководителю важно не просто уметь продавать продукцию, а организовывать коллективную работу и направлять её. Плохой наставник скорее всего только навредит, нарушив налаженные процессы и систему.
Помимо профессиональных обязанностей для руководителя отдела продаж не менее важны и технические навыки. Он должен разбираться в CRM, расчёте конверсии, организации воронки продаж. Кандидату на должность РОП необходимо иметь опыт собственных продаж. В противном случае у него не получится научить менеджеров узнавать желания аудитории, работать с возражениями, дожимать клиентов.
Что должно быть в должностной инструкции руководителя отдела продаж
Должностная инструкция для РОП должна содержать в себе главные особенности работы специалиста с подчинёнными, менеджером, перед которым он отвечает, и формирования рабочего процесса.
Главные положения
Данный раздел инструкции есть практически у каждой компании. Однако, лучше не скачивать готовый документ из интернета. Самостоятельно подумайте, что должно входить в общую часть, в зависимости от особенностей работы вашей организации.
Что там может быть:
- Указание подразделения, в котором будет трудиться специалист, лиц, являющихся его руководителями, и тех, кем он будет управлять.
- Доказательство соответствия деятельности ТК РФ и прочим законодательным актам, и более узким документам, к примеру, Уставу компании.
- Кто будет выполнять обязанности и функции руководителя отдела продаж, когда его не будет на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный и прочее).
- Другие положения, с учётом особенностей компании.
Круг обязанностей
В него могут входить такие функции:
- разработка плана продаж и внесение в него своевременных изменений;
- выдача персоналу задач и ежедневное слежение за качеством их выполнения;
- поддержка подопечных в решении некоторых вопросов: к примеру, изредка сопровождать их на переговоры с важными клиентами;
- подготовка мероприятий по обучению менеджеров и поддержки заинтересованности в качественном выполнении работы;
- координация поступления оплаты от клиентов (вместе с бухгалтерией), если понадобится, то использование методов для своевременного её получения.
Обязательства
Руководитель отдела ответственен за:
- достижение необходимых результатов по продажам его подчинёнными;
- формирование структуры отдела с учётом существующих в компании документов и распоряжений;
- сохранение конфиденциальности сведений об организации-работодателе и о клиентах;
- материальные ценности, которые перешли в его распоряжение;
- следование положениям должностной инструкции и прочим имеющимся в компании регламентам.
Права, которые имеет руководитель
РОП не должен являться лишь формальным лицом, потому что так от его работы не будет никакого толка.
В должностной инструкции, помимо обязанностей, необходимо указать следующие права руководителя отдела продаж:
- предложение и использование мер для улучшения технологий продаж в организации;
- выбор работников для отдела, повышение их профессионализма для улучшения эффективности работы;
- формирование задач для сотрудников своего отдела, контроль за их выполнением.
Коммуникация внутри компании
Руководителю отдела продаж в любой момент может понадобиться информация от других отделений организации, к примеру, бухгалтерии либо маркетинга. Должностная инструкция должна содержать в себе полномочия РОП в данном вопросе, а также схему запроса и получения нужных данных.
5 главных задач руководителя отдела продаж
Управляющий отделом продаж обязан заниматься решением большого количества задач, которые имеют разную направленность.
Разработка планов
РОП отвечает за такие типы планов:
- Общие. Предназначены для всей организации и передаются управляющему подразделением от высшего начальства.
- Частные. Недолговременные планы, составлением которых занимаются простые работники. Например, менеджер продаж разрабатывает недельный план в зависимости от конкретной ситуации с покупателями.
Руководитель составляет план работы для всего отдела, организует совещания, планёрки, устанавливает режим работы и занимается другими организационными моментами.
Распределение
Все типы планов объединяются в один. Нагрузка по продажам, исходящая от вышестоящих начальников, делится между всеми работниками, определяются задачи.
Во время их выполнения обязательно будут вноситься изменения. Например, сегодня план не был выполнен до конца, из-за чего остаток уходит на завтра. Значит, придётся продать не только запланированное количество товара, но и то, что осталось со вчерашнего дня. В служебные обязанности руководителя отдела продаж также входит изучение статистики и своевременное внесение корректировок в планы.
К примеру, директор организации установил план, что за месяц необходимо продать товар на сумму в миллион рублей. Руководитель отдела делит его на части:
- Учитывая, что в месяце 22 трудовых дня, ежедневно необходимо реализовать продукцию на 45 454,5 рубля.
- Если подразделение включает в себя три работника, то каждому из них необходимо продавать на 11 363 рубля.
Имея конкретную цель, достичь которую надо за месяц, и план по сбыту на каждый день, начальник отдела ежедневно изучает отчёты своих сотрудников и, если возникает необходимость, корректирует план работы. Если за день товара продали на сумму в половину меньше той, что в плане, остаток переносится на следующий день.
Организация деятельности
Это является одной из главных задач руководителя отдела. Чтобы это сделать, специалист должен обладать необходимыми знаниями и способностями. Начальнику придётся выполнять следующее:
- Регулировать рабочий день и создавать распоряжения для ключевых бизнес-процессов.
- Формировать и вводить необходимые формы отчётности для контроля промежуточного и конечного результатов работы сотрудников.
- Использовать разнообразные инструменты, полезные для менеджера по продажам, и учить подчинённых правильно ими пользоваться.
- Заниматься организацией структуры. Руководитель формирует связь между отделами внутри компании, чтобы продавец лучше представлял, с кем он будет сотрудничать во время работы.
Начальник выстраивает деятельность работников так, чтобы в любой ситуации подчинённые знали свои обязанности, какие инструменты им нужны для работы и как ими пользоваться.
Контроль за выполнением задач
В основные обязанности руководителя отдела продаж входит контролирование деятельности сотрудников через отчётность. Во время работы для изучения и разработки планов могут понадобиться такие типы отчётной документации:
| № | Вид отчета | Описание |
| 1 | Ежедневные | В них предоставляется информация о выполнении дневных целей и текущих задач. |
| 2 | Недельные | Информируют о числе и сумме закрытых сделок. |
| 3 | Месячные и квартальные | Благодаря им можно выяснить, насколько эффективно сотрудник выполняет поставленные задачи в среднесрочной и долгосрочной перспективе. |
Большое количество компаний прибегают к автоматизации процесса отчётности и используют специальную CRM-систему. Ежедневно работники записывают в неё сведения по всем клиентам.
Как правило, система контроля деятельности сотрудников включает в себя следующие важные пункты:
- Планерки. Быстрые собрания, во время которых говорят о главных вопросах и актуальных моментах, находят решения различных проблем, обсуждают выполнение поставленных задач.
- CRM-система. В неё записывают информацию о каждом клиенте. Данные должны вовремя обновляться. Если покупатель перешёл с этапа заинтересованности на стадию приобретения, необходимо сразу указать это в CRM.
- Отчётная документация. Продавцы должны каждый день предоставлять руководителю информацию о проделанной работе, возникших проблемах, об инициативности и активности.
- Запись переговоров. Таким образом появляется возможность узнать, придерживаются ли продавцы специальных скриптов, грамотно ли проводят консультацию.
- Информационная панель. Она представляет собой специальную доску, на которой размещают сведения о выполнении плана, в том числе текущую активность и суммы, поступившие на счёт фирмы.
- Карта рабочего дня. Она необходима для изучения и оптимизации. Каждый работник имеет личные дела. Однако, кто-то всё равно занимает лидирующие позиции по продажам, а некоторые из-за таких дел сильно отстают.
Повышение уровня знаний
Эффективно работать могут только те, кто знает, что и как правильно делать, а обучение этому входит в обязанности руководителя отдела продаж.
Какие есть разновидности обучения сотрудников:
- Первичное. Новичкам рассказывают про главные процессы, которые происходят в компании, и предназначенные для них задачи.
- По конкретным слабым местам. Если таковые в компании есть, то необходимо заняться избавлением от них.
- Ситуационное. Ситуация на рынке очень переменчивая. Создаётся новая продукция, стратегии, скрипты и схемы. Когда рынок перегружен каким-то товаром, ему нужно внедрение чего-то нового. Ситуационное обучение необходимо в случае, когда требуется найти решение конкретной проблемы.
- Стратегическое. Используется, когда в работу организации добавляют новый инструмент, работе с которым надо обучить весь персонал.
- Для повышения профессионализма. Начальник отдела обучается новым стратегиям и инструментам, а потом делится полученными знаниями со своими подчинёнными.
Управление мотивацией команды как обязанность руководителя отдела продаж
У сотрудников из отдела продаж довольно часто происходит выгорание. Большинство компаний просто заменяют потерявшую заинтересованность команду на новую, потому что считают это правильным и эффективным решением. Однако, они ошибаются. Намного лучше, если начальник вместо того, чтобы менять работников, займётся повышением мотивации имеющейся команды.
Почему это имеет большое значение?
Новичков необходимо учить всему с нуля и тратить на них много ресурсов, к тому же первое время они часто совершают ошибки и не всегда до конца вникают в ценности организации. Зачастую новички трудятся не покладая рук, однако, если у них происходит выгорание, то качество их работы снижается. Это может негативно повлиять на отношение покупателей к фирме, а вернуть потерянное доверие очень нелегко.
Для снижения такого риска, выгоревшего работника увольняют и заменяют новым. Бывают случаи, когда сотрудники сами уходят, потому что у них пропадает интерес к работе. Если компания не будет ничего с этим делать, то ситуация может повториться, причём не один раз.
Какие действия предпринять?
Можно избежать текучки специалистов, если заниматься улучшением и мотивацией сотрудников. К примеру, устраивать тренинги и тимбилдинги, вознаграждать за холодные продажи.
Необходимо уделять внимание заинтересованности подчинённых. Начальник отдела продаж должен уметь сформировать такую систему мотивации, которая будет постоянно подогревать азарт сотрудников. РОП в организации обязан заниматься ведением системы мотивации, подсчитывать бонусы.
Если увеличить вознаграждение за холодные сделки вдвое больше, чем за тёплые, продавец сможет решить для себя: будет ли он работать исключительно с клиентами, которых даёт фирма, или самостоятельно станет искать покупателей, чтобы получать больше денег.
Если в команде есть новые работники, это ещё не значит, что за каждым нужно постоянно следить. Правильнее детально рассказать сотрудникам задачу и донести до них, какую пользу принесёт компании её решение. Продавец сможет самостоятельно выбрать инструменты и методы выполнения поставленной задачи. Он будет чувствовать доверие к себе, отчего у него не возникнет дискомфорта во время работы.
Не стоит относиться к сотрудникам, как к детям. При коллективной работе очень важно доверять человеку: описать задачу, её смысл, личные выгоды и пользу для организации, а дальше сотрудник должен сам заинтересоваться в её решении.
Руководитель отдела продаж должен воспринимать своих подчинённых как клиентов. Им он продаёт ценность и идею работать для достижения целей компании, а они – свои навыки.
Хороший руководитель отдела продаж – это профессионал своего дела, который не просто выполняет свои обязанности. Он должен обладать лидерскими качествами и харизмой, при этом системно мыслить и заниматься организацией бизнес-процессов. Неплохим преимуществом считается наличие у данного специалиста опыта линейного менеджера.
