Как работает матричная организационная структура предприятия

О чем речь? Матричная организационная структура предприятия подразумевает подчинение специалистов нижнего звена сразу нескольким руководителям. Одно из ключевых ее преимуществ в том, что облегчается обмен информацией между командами.

На что обратить внимание? У подобной схемы управления имеются и определенные минусы. Последние, к примеру, могут заключаться в наличии конфликтов интересов и противоречивости указаний. И данные проблемы обязательно нужно научиться решать.

Общая характеристика матричной организационной структуры

Сначала нужно пояснить, что означает понятие «организационная структура». Под этим термином понимают все подразделения организации, связанные вместе, среди которых происходит распределение и выполнение управленческих задач путём взаимодействия руководящих и должностных лиц.

В качестве примера можно привести дивизиональную структуру. Её основой является определённый продукт, услуга или регион. Каждый из дивизионов выбирает тот порядок управления, который подходит с учётом его специфики.

Часто можно встретить линейную организационную структуру. Особенно она характерна для небольших компаний. Этот способ управления подразумевает строгую систему подчинения. При этом нижние уровни, где находятся исполнители, производящие продукт или оказывающие услугу, подчиняются верхним. На основе линейной в середине XX века и была основана матричная организационная структура, которая рассматривается далее.

Главная особенность матричной организационной структуры управления – способность изменяться в зависимости от условий внешней среды. Такой тип управления является или адаптивным. В этом заключается отличие от бюрократической линейно-функциональной структуры.

Главная особенность рассматриваемой системы управления состоит в том, что у специалиста, фактически, два руководителя. Один из них является вышестоящим по линейной структуре, а второй является руководителем проекта. В данном случае за то, насколько качественно подразделение выполнило работу, ответственность лежит на функциональном руководителе. При этом руководитель проекта отвечает за него на всём протяжении.

Подчинённые руководителя проекта делятся на две группы:

• Первая находится в его подчинении временно: это работники функциональных отделов, имеющие собственного руководителя (начальника подразделения), но в данный момент они отвечают за определённую группу вопросов перед менеджером проекта.
• Вторая группа постоянно трудится в проектной команде, пока проект не будет завершён, хотя эти сотрудники принадлежат к разным функциональным отделам. Каждый из таких работников находится в подчинении у менеджера проекта и у директора своего функционального подразделения.

Поскольку участвовать в проекте чаще всего необходимо сотрудникам из разных подразделений, например, отделов ИТ, маркетинга и финансов, то будет разумным выходом назначение своего руководителя для каждого из проектов.

Как выглядит при этом на чертеже матричная организационная структура: схема напоминает решётку или матрицу, где на вертикали отражено управление разными видами деятельности, линейными и функциональными отделами, а горизонталь представляет собой структуру управления проектами, продуктами или индивидуальными программами.

Главное, чему служит матричная организационная структура компании – повышение эффективности сотрудничества её различных отделов, направленное на ускорение реализации задач.

Разновидности схем управления

Матричное управление можно разбить на три типа в зависимости от степени полномочий менеджера проекта. Виды матричных организационных структур удобно представить как шкалу, с двух сторон которой находятся руководитель проекта и руководитель подразделения.

• Слабая матрица

Этот тип отличается тем, что полномочий у руководителя проекта намного меньше, чем в других разновидностях матрицы. Если руководитель ограничен в принятии решений по проекту, его сроки и бюджет зависят от руководства подразделения. Чтобы слабая матрица не стала причиной плохой реализации проекта, нужно усилить коммуникацию между сотрудниками, для этого необходимо создать план обмена информацией.

• Сбалансированная матрица

В этом случае полномочия руководителя подразделения и руководителя проекта равны. Члены команды в равной степени подчиняются решениям каждого из них. Полноценный обмен информации между людьми, занимающими должности руководителей, даёт возможность выполнять проект без затруднений.

• Сильная матрица

Такая разновидность матричного управления считается наиболее сильной, так как руководитель проекта полностью отвечает за его реализацию и принимает все решения. При этом руководитель подразделения имеет ограниченные полномочия по проекту. В основном он является наблюдателем, но ключевые решения принимать не может. Такая организационная структура помогает успешно реализовать задачи.

Основные преимущества матричной организационной структуры

Несмотря на то, что такая структура является более сложной по сравнению с иерархической, во многом она выигрывает. Достоинства матричной организационной структуры состоят в том числе в чёткой постановке задач проекта, эффективном освоении ресурсов и в свободном обмене сведениями, а также возможности обучения для руководителей проектов.

Постановка четких задач

Создание матричной структуры управления помогает повышению уровня чёткости поставленных задач. Для команды, которой необходимо отчитываться о результатах работы и перед руководителем проекта, и перед руководителем подразделения, очень важно, чтобы задачи были точно определены.

Приведем пример матричной организационной структуры при разработке приложения. Руководитель этого проекта будет ставить задачи ИТ-разработчикам, в то же время они подчиняются руководителю отдела ИТ. Когда задача проекта чётко сформулирована (в нашем случае – создание приложения для поиска ключевых слов, которое будет использовано на мобильных устройствах) и оба руководителя донесли её до исполнителей, работа над выполнением будет идти оперативно.

Эффективное использование имеющихся ресурсов

Команды для выполнения проектов создаются из специалистов, работающих в разных подразделениях компании. Это приводит к более эффективному использованию ресурсов, так как снижаются накладные расходы, и экономится время выполнения задач по проекту. Если команда подчиняется одному руководителю, как это происходит в линейно-иерархической системе, её работа управляется меньшим количеством менеджеров. Чтобы получить один из ожидаемых результатов проекта, такая команда затратит больше времени из-за отсутствия специалистов разных направлений.

Читайте также

Вертикально-интегрированная компания: особенности и примеры

Подробнее

Возьмём приведённый выше пример: для создания приложения для маркетологов по поиску ключевых слов команда может включать сотрудников из финансового, маркетингового и отдела ИТ. Члены команды отчитываются перед руководителем проекта и перед своими руководителями подразделений. Это делает производительность команды выше, сокращает время выполнения, таким образом, эффективность работы возрастает.

Когда организационная структура предприятия матричная, снижаются финансовые затраты. Если нельзя создать объединённую команду для выполнения проекта, компании при разработке нового товара нужно было бы проводить структурную перестройку коллектива, а может быть, искать новых работников.

Возможность свободного обмена информацией

Если при иерархической системе управления сотрудникам нужно помнить о том, что нужно передавать сведения, то матричная структура ставит обязательным условием постоянный свободный поток информации. Со стороны кажется, что необходимость предоставлять данные нескольким начальникам создаёт неудобство, но, если налажена правильная система управления, сотрудникам не нужно проделывать дополнительную работу по передаче сведений.

Поясним на нашем примере с разработкой приложения для поиска ключевых слов. При необходимости отчёта только руководителю проекта могли бы затеряться сведения по исправлению отдельной ошибки. Но так как матричный процесс требует отчитаться и перед руководителем ИТ-отдела, информация будет полной.

Возможность обучения менеджеров проектов

Принципы матричных организационных структур включают большую ответственность руководителя проекта. Он руководит командой в течение всего цикла проекта, от разработки до реализации. Такая структура помогает руководителям проектов научиться вникать в различные сферы и подготовиться к тому, чтобы работать в качестве межфункционального руководителя в других структурных подразделениях.

Читайте также

Японская модель менеджмента: правила и характерные черты

Подробнее

Снова вернёмся к примеру с разработкой приложения. Допустим, у команды возникла необходимость в исправлении ряда ошибок, для этого нужно сдвинуть временные рамки этапов проекта. Руководителю придётся тесно сотрудничать с начальником ИТ-отдела, чтобы успешно справиться с проблемами. Возможно, при этом он заинтересуется сферой ИТ и сможет использовать новые знания для будущего карьерного роста.

Поддержание команды в одном и том же составе

Обычно компании с матричной организацией отличаются высокими показателями сохранения состава коллектива.

Сотрудник, работающий в одном из подразделений под руководством начальника, может быть назначен руководителем проекта. Часто специалисты предпочитают работать вместе с одними и теми же коллегами, такая тенденция делает проекты более результативными.

В нашем примере с проектом по разработке мобильного приложения, которое предназначено для работы с ключевыми словами, команда состоит из сотрудников разных подразделений. Чтобы учесть все нюансы создания приложений и анализа ключевых слов, нужны специалисты из областей ИТ, маркетинга и финансов. Существует большая вероятность того, что сложившаяся команда и в дальнейшем будет вместе работать над другими проектами.

Некоторые недостатки матричной организационной структуры

Следует рассмотреть и минусы, которые имеет матричная организационная структура. Особенности, мешающие её эффективности, связаны с тем, что это комплексная структура.

• Комплексная структура подчинённости

В недостаток может превратиться сложная структура матричной организации, так как команда может не понимать, кому надо предоставлять отчёт. Хотя матрица создана для повышения эффективности команд, иногда она может запутать выполнение их работы и таким образом усложнить задачу.

• Длительное время обратной связи

Усложнение структуры управления замедляет время обратной связи при выполнении проектов, что задерживает работу. Это происходит из-за того, что информацию приходится передавать большому количеству людей. Вовлечение многих специалистов – плюс для проекта, но временные затраты на передачу информации при этом увеличиваются.

• Возможные трения в коллективе

Как неоднократно упоминалось, матричный тип организационной структуры отличается тем, что исполнитель подчиняется сразу двум руководителям. Таким образом, структура становится комплексной, и ответственность сотрудников, объединённых в команду проекта, возрастает. Два руководителя могут помочь исполнителям, дав больше инструкций и обеспечив обратную связь, но могут возникнуть несогласие.

• Противоречивые указания

Такая ситуация может возникнуть, если у руководителя проекта и руководителя подразделения не совпадает видение работы по реализации проекта.

Многое зависит от личностей людей, стоящих на руководящей должности. Иногда результат получается обратным, и вместо того, чтобы стимулировать команду, двойное управление тормозит её работу.

• Сложность определения приоритетов

Чтобы приоритеты были правильно поняты сотрудниками, руководители должны быть на одной волне и договариваться о важности тех или иных задач. Если каждый из руководителей будет считать главными свои задачи, команда не сможет расставить приоритеты, и сотрудники не будут понимать, что выполнять в первую очередь.

Пути смягчения возможных конфликтов

Итак, главная проблема матричной организационной структуры – конфликт интересов и непонимание сотрудников, кому подчиняться в первую очередь. Что обычно предпринимают для смягчения конфликтов:

• задача всегда ставится руководителем отдела;
• чёткое определение миссии, стратегии и целей компании, позволяющее руководству понимать направление развития;
• доведение до исполнителей строго определённых задач, их сроков, приоритетов и т.д.;
• обучение необходимым навыкам руководителей отделов и проектов (ведение переговоров, постановка приоритетов, решение конфликтов, проведение совещаний и т.д.)

Ещё одна важная деталь, которую нужно учитывать: матричная структура обязательно должна использовать два вида планирования. Оно ведётся на уровне подразделения и на уровне проекта. Такая система поможет избежать хаоса и предотвратит ряд проблем, которые потребовали бы сил на их решение.

Автор статьи

Галина Кочеткова

Понравилась статья? Поделитесь: