Контроль работы сотрудников: принципы, правила, этапы

Зачем нужен? Контроль работы сотрудников необходим в любой компании, целью которой является получение прибыли. Он способствует повышению эффективности рабочих процессов, дисциплине, улучшению качества выпускаемой продукции/услуг.

Как осуществляется? Контролировать сотрудников можно различными способами и на разных этапах выполнения задач. Оптимальный выбор инструментов и методик лежит на руководителе отдела, как и анализ результатов контроля.

Зачем нужен контроль работы сотрудников

Порядок в управлении работой коллектива важен не только для руководителя компании, предприятия, заведения, но и для самого персонала, потому что человек чувствует себя уверенно и безопасно там, где рабочий день организован и продуман до мелочей. Этому способствует контроль работы сотрудников. Меры, принимаемые для наблюдения, помогают трудящимся работать продуктивно.

Без сомнений, контроль выгоден обеим сторонам: и начальству, и коллективу. Администрация получит надежных сотрудников, работающих эффективно и с самоотдачей, сплоченную команду. В результате коллектив ощутит улучшения: рост показателей, своевременную и стабильную зарплату, премиальные выплаты, денежные поощрения за успехи. Специалисту понятно, что от него требуется, каких правил нужно придерживаться, чтобы работать вместе, как один механизм.

Конечно, работников обязательно нужно уведомлять, что их передвижения отслеживаются GPS или видеокамерами. Они должны осознавать, что данная мера не для их унижения, наказания или вычета взысканий, а для улучшения производительности, и если сотрудники не станут придерживаться договоренностей, предприятие будет не в состоянии эффективно выполнять план и нормально функционировать.

• Результат участия каждого предсказуем, поскольку есть четкие KPI – показатели деятельности. Они нужны, чтобы знать, насколько предприятие и сотрудники были эффективны в конкретное время, чтобы были понятны взыскания за нарушение правил. Но если все отслеживается, тогда ошибки исключаются.
• Договоренности выполняются. Партнеры готовы доверять, т.к. сроки всегда соблюдаются.
• Конкурентная способность предприятия в результате контроля работы сотрудников повышается: задачи выполняются в срок и с высоким качеством. В итоге, пользу получает не только начальство, но и сотрудники (заработная плата растет, а клиенты доверяют бренду).
• Когда труд работников под контролем, предприятие без проблем справляется в кризисных случаях, ведь руководство коллективом отрегулировано, а сотрудники умеют работать в команде.
• Ошибки выявляются сразу после их обнаружения. Это помогает устранить проблемы на раннем этапе.
• Отношение сотрудников к своей работе улучшается благодаря понятным правилам, а также взысканиям. Строгий и справедливый руководитель имеет авторитет среди персонала, такого начальника всегда уважают.
• Ежедневный контроль работы работников позволяет заострять внимание не только на проблемах, но и на заслугах, успехах. Это увеличивает мотивацию хорошо выполнять свою работу, расти профессионально.
• Руководство вовремя выявляет и устраняет причину низкой мотивации сотрудника и старается понять, почему так случилось.
• При контроле действий персонала в рабочее время есть возможность обратить внимание на специалиста, трудящегося хуже других, нарушающего договоренности.
• Есть шанс выяснить недостатки в составлении плана работы предприятия: объемы, сроки, загруженность в работе людей.
• Если персонал контролируется, это исключает кражи средств и ресурсов на работе. Легко вычислить людей, способных на авантюры и диверсии, сотрудничающих с конкурентами, а также мошенников.

Отсутствие мер контроля имеет неблагоприятные последствия:

• снижение эффективности работы предприятия и подразделений;
• ухудшение развития бизнес-процессов;
• нарушение договоренностей;
• снижение доверия со стороны партнеров и клиентов;
• невозможность поддерживать конкуренцию в бизнесе.

Главные принципы осуществления контроля работы сотрудников

Чтобы предприятие эффективно работало, важно не только правильно выбрать, но и внедрить варианты контроля. Беспорядочные и неудовлетворительные разбирательства ошибок только усугубляют проблемы.

1. Прозрачность

Нужно обязательно ставить в известность, какие методы проверки применяются на производстве. Разработайте «Положение о контроле сотрудников на работе» и ознакомьте каждого человека на предприятии под роспись. В документе следует указать:

• факт контроля;
• варианты его осуществления;
• показатели оценки работы;
• штрафы и другие санкции за нарушения;
• поощрения.

2. Предсказуемость

Усиливайте или понижайте контроль работы сотрудников шаг за шагом, без всяких неожиданностей. Представьте только, что на работе никогда не было проверок и за короткое время там применили сразу несколько вариантов контроля. Безусловно, это может создать напряженную обстановку в коллективе и отразиться на мотивации персонала. И наоборот, если разом отказаться от нескольких методов контроля, это ослабит дисциплину и снизит качество деятельности, а в итоге ухудшит эффективность работы предприятия.

3. Объективность

Правила должны быть для всех одинаковыми и жесткими. Решили установить специальные поисковые программы на ПК для контроля, значит это нужно сделать на персональном компьютере каждого сотрудника, а не выборочно. То же самое и с видеокамерами. Они ставятся во всех офисных помещениях. Также нужно поступать и со сроками. Временные рамки промежуточных этапов назначают всем сотрудникам в отделах, офисах, на участках, иначе необъективная проверка приведет к непониманию, разногласиям и неприязни внутри коллектива.

4. Незаметность

Разные виды контроля работы сотрудников необходимо применять незаметно, тогда это не будет вызывать стресс. Например, автоматизированные программы для ПК. Люди, конечно, будут знать, что их контролируют, но не будут заострять внимание на этом. Также не вздумайте то и дело нарушать личное пространство и вторгаться в сам процесс работы.

5.       Результативность

Сотрудников, отлично справляющихся с работой, о чем говорит аналитический материал, отмечают лично или на собрании. Это будет мотивом роста доверия между сотрудниками и руководством, а также улучшит отношения между коллегами.

6.       Эффективность

В хорошо выстроенной системе контроля руководителя за работой сотрудников нет необходимости в его обязательном присутствии. На ежечасное заглядывание в мониторы уходит много времени, к тому же люди будут чувствовать себя напряженно. Вот почему нужны автоматизированные способы контроля.

7.       Постоянство

Если введены какие-то методы надзора и об этом сообщено персоналу, то не нужно их через некоторое время прекращать, контроль требует постоянства. Необходимо все время проверять исполнение договоренностей работниками, чтобы администрация не утратила свой авторитет.

5 правил контроля работы сотрудников

Следить, чтобы подчинённые соблюдали договоренности

Каждый в коллективе должен твердо знать, что выполнение договоренностей должно быть обязательным. И, когда есть необходимость в их пересмотре или отмене, все должны быть об этом предупреждены.

Для того чтобы не сталкиваться с нарушением правил, нужен жесткий контроль выполнения договора и оперативное реагирование на его несоблюдение.

Заранее продумать план контроля работы сотрудников

При раздаче заданий подчиненным, необходим мониторинг их выполнения (сроки, отчёты и др.).

Если указание состоит из нескольких частей, нужно нацелиться на главные этапы. Это так называемые точки невозврата и высокого риска (ошибки сотрудников, грозящие немалыми убытками). Чтобы этого не произошло, необходимо вести (задолго до точки риска) промежуточный контроль.

Контрольные точки зависят от специфики работы специалиста.

Систематизировать и проверять задачи с учетом контроля персонала, принимать решения

Необходимо контролировать задания. Не только единственные, но и поступающие периодически. Составьте список задач и посмотрите, какие наблюдения необходимы: обычные или особые.

Проверки выполнения задач должны быть объективными. Для этого ответьте для себя на следующие вопросы:

• Случалось ли раньше с данным специалистом или с похожими поручениями то же самое?
• Как наладить дело так, чтобы не приходилось все время проверять работу этого сотрудника? Может быть, нужно передать некоторые поручения опытному работнику или запустить новые технологии?
• Перед каким сотрудником можно еще (и можно ли) поставить эту задачу?

Ответы подскажут, как дальше поступать с проблемой контроля работы персонала.

Передать обязанности контроля служащим или автоматизировать надзор

Правильным решением будет тот случай, когда руководитель оптимизирует затраты на контроль работы сотрудников или привлечет к участию в исполнении надзора за персоналом других специалистов.

Как вариант — передать контроль не человеку, а технике, автоматизировав данный процесс и сбор информации для отчёта.

Существуют методы самоконтроля. Например, чек-лист: каждый работник по нему сам может проверить себя, верно ли он выполняет свою работу. Для повторяющихся задач для исполнителя предусмотрен способ самопроверки, чтобы он понимал, есть ли проблемы в его работе.

Если невозможно провести срочный мониторинг, нужен отложенный

После окончания работы специалиста проверить его результаты руководителю сразу же не всегда удается. Но бывает так, что срочная проверка необходима, и начальство вынуждено откладывать важные дела ради контроля работы подчиненного.

Часто необходим быстрый мониторинг, чтобы получить одобрение руководителя для начала дальнейшей работы.

Но иногда надзор нужно отложить на некоторое время. Для таких случаев труд команды организуют по-особенному:

• фиксирование всех промежуточных стадий;
• сохранение обсуждений, комментариев;
• хранение правки документа;
• отметка задач, выполненных в течение рабочего дня, а также затраченное на них время.

5 подходов к контролю работы сотрудников

• Проверка результата

Самый простой мониторинг за работником – проверка результатов работы. Это экономит время, конечно, если работники ответственны и компетентны.

При таком подходе обходятся итогами только тогда, когда персонал умеет сам принимать решения, а когда появляются проблемы, докладывают руководителю и запрашивают дополнительные ресурсы. Но если у задачи жёсткие сроки из-за внешних обстоятельств, то такой надзор будет неэффективным.

• Предварительный контроль

Предварительный контроль бизнес-процесса нужен, если он ведется длительное время, когда в нем участвует много работников или большие объемы информации. Все это требует пред-мониторинга, который сократит риск невыполнения задач.

Опытные специалисты в области управления говорят, что такой контроль работы сотрудников нужно проводить, когда 60-70 % времени до настоящего дедлайна уже прошло и нужно оставить баланс между самостоятельностью сотрудников и необходимостью вовлечения руководства.

Для госорганизаций, к примеру, предварительная проверка обязательна за 5 дней до окончания работ. Но еще можно уточнить задачи и запросить дополнительное время.

Когда в коллективе благоприятный климат: доверие, доброжелательность, взаимопомощь, этот вид контроля будет эффективен, т.к. качество работы будет на высоте, а сроки – соблюдены.

• Проверки на каждом этапе работы

В техническом задании или в поручении необходимо прописать этапы контроля выполнения работ сотрудниками  (начало и окончание). Особенно точно отразить факт, когда конкретная стадия должна закончиться, а также отметить в ТЗ нормы приёмки.

Поэтапные проверки (как метод контроля) полезны, если:

• Задача новая, а специалисты опытны, самостоятельны и профессиональны. Необходимо лишь подправлять цели между данными этапами.
• Новичков, хорошо знающих теорию, но не обладающих необходимым опытом, нужно подготовить. Тогда в поэтапный план контроля работы нового сотрудника вводят обучение.

• Периодический контроль

Точное планирование надзора руководителя нужно на предприятии, где бизнес-процессы постоянны и не требуют творческого подхода (ежедневные или еженедельные проверки). Допускаются устные или письменные отчёты подчинённых перед руководителем. Как часто? Это записано во внутренних правилах организации.

Во многих компаниях сотрудники в некоторых случаях обязаны подавать отчёты, и проверочные действия оказываются частью их работы, что снижает стресс у остальных. Но при решении больших и важных вопросов (например, изготовление новых изделий для главного заказчика) надзор необходим каждый день или чаще, чтобы не произошло срыва задания.

Иногда нужен постоянный контроль за некоторыми работниками, которые не могут справиться с задачей. По итогам проверок их посылают на повышение квалификации, ставят на другое место работы или увольняют.

• Контроль в реперных точках

При данном виде мониторинга руководитель сам выносит решение, когда он будет проводить контрольные мероприятия. Время устанавливается по таким принципам:

• Проверка персонала в дни, когда дисциплина обычно снижается (предпраздничные дни и др.).
• Предстоит общий аудит работы предприятия вышестоящим руководством.
• Необходимость выявления слабых мест в бизнесе.

У непредсказуемых решений по организации и контролю работы сотрудников должны быть серьёзные причины, т.к. внезапные проверки руководителями могут негативно повлиять на производительность труда, эффективность производства и мотивацию сотрудников.

Надзор за персоналом в главных областях бизнес-процесса уместен:

• Когда идет проверка соответствия стандартов, методик, регламентов (к примеру, сертификация по качеству). Это бывает в ключевых точках или в дополнительное время, включая всех сотрудников, поэтому демотивация здесь не так страшна.
• Когда имеются работники или подразделения, которые регулярно показывают плохие результаты, и их работу нужно проконтролировать.
• Когда приняты новые люди, нуждающиеся в обучении либо внедряются новые производственные процессы и персоналу требуется переподготовка, нужно постоянно проверять, усвоены ли новые знания и умения.

В каждой ситуации нужно подробно донести до коллектива отступления от стандартных правил проверок.

Основные методы контроля работы сотрудников

Контролировать работу персонала нужно регулярно и открыто, с мотивацией и обратной связью между руководителем и подчиненными, используя разные способы: организационные, технические и информационные, при этом одновременно с нормированием труда по KPI.

Планерки и собрания

Обычный, но эффективный метод координирования – небольшие планерки до 30-60 минут (каждые день, неделю или месяц).

Возможные темы встреч:

• распределение нагрузки и задач;
• мозговой штурм;
• фактическое положение дел на предприятии;
• мотивационные и обучающие беседы;
• подведение итогов за отчетный период (выполнение плана, KPI, по отделам и сотрудниками;
• проблемы и пути их решения.

Собрания проходят в онлайн- или в офлайн-режиме.

«Тайный покупатель»

Это отдельный метод повторного информ-контроля, когда тестируются стандарты поведения продающего персонала. Покупателем выступает временно нанятый сотрудник, который общается с продавцом торговой точки или менеджером интернет-магазина, получает ответы на вопросы и делает заказ (по техническому заданию).

По ходу дела заполняется анкета:

• коммуникация с покупателем: приветливость, заинтересованность сотрудника, вежливость;
• профессионализм: получены ответы на вопросы, предоставлена нужная информации о товаре и производителе, об оплате и доставке;
• другие качества: оперативность, бесконфликтность.

Благодаря полученной информации пишется отчет, который поможет принять административное решение (премия, неуплата бонусов, переобучение или увольнение).

Аудио- и видеонаблюдение

При помощи специального оборудования проводится технический контроль эффективности работы сотрудников (аудиозапись разговоров персонала, видеонаблюдение).

Видеонаблюдение обеспечивает надзор: чем заняты сотрудники в отделе, офисе, на складе или в пункте самовывоза. Информацию о поведении за длительный период можно получить, подключив видеокамеру к компьютеру. Так просматривают вызвавшие интерес моменты давностью в несколько месяцев, так же можно оценить профессиональную деловитость некоторых сотрудников.

Аудиозаписи общения по телефону дадут понять, соблюдают ли служащие возложенные обязанности:

• доброжелательность и внимание к собеседнику;
• исчерпывающие ответы;
• готовность учесть пожелания клиента;
• благодарность за проявленный интерес и пр.

Онлайн-мониторинг

Это метод контроля эффективности работы сотрудников в режиме реального времени. Руководитель в любую минуту может глянуть в монитор специалиста и убедиться, чем он занят.

Цели онлайн-мониторинга:

• эффективность использования рабочего времени;
• оперативный надзор за ненадежными сотрудниками;
• пресечение недолжного поведения: просмотра видео, соцсетей, развлекательных сайтов, игры в рабочее время.

Методика DISC

Проверки персонала и конфиденциальной информации мировые компании ввели давно, поэтому создано множество бизнес-идей по поводу контроля выполнения работ сотрудниками. Вызывает интерес метод DISC, его в 1928 году создал психолог Уильям Марстон:

• Dominance — «господство».
• Inducement — «побуждение».
• Submission — «подчинение».
• Compliance — «согласие».

Методика предполагает использование опросника, который HR-специалист вручает человеку. С помощью опросника руководитель может собрать всю информацию о подчиненном. Это помогает дать оценку работнику, определить его тип и особенности, подобрать должность.

Умное распределение специалистов увеличивает продуктивность в решении поставленных задач. Метод DISC применяют известные в мире корпорации, среди которых CNN, McDonald’s, Ford и др.

Скрытый контроль работы сотрудников

Существует много программ спокойного и неназойливого контроля работы сотрудников. Это особые программы-шпионы для персональных компьютеров, следящие за трафиком и рабочим временем, а также GPS, скрытые камеры и прослушивающие устройства.

По закону, руководитель обязан в письменном виде сообщить персоналу о наличии в рабочем пространстве таких средств и получить согласие сотрудников. Вот ключевые методы шпионажа:

Трекеры времени и программного обеспечения для контроля за рабочим местом

Применяются для слежения за линейным персоналом в отделе, офисе. В приложении видно, какие программы в данный момент работают на компьютере, сколько времени сотрудник их использует. Есть возможность блокировки социальных сетей и развлекательных сайтов. Помимо этого, шпионское ПО делает возможным для работодателя:

• следить за началом рабочего дня (штрафы опоздавшим);
• наблюдать за компьютерными столами и знать, чем заняты сотрудники;
• прослушивать общение с клиентами для оценки, например, умения продавать;
• замечать кражи, использование ресурсов в личных целях, мошенничество;
• выявлять конфликты, источники утечки корпоративной информации.

GPS-трекинг

Применяется для проверки сотрудников с разъездным характером работы (экспедиторы грузоперевозок, курьеры, торговые представители и др.). Каждому, кроме планшета, выдается трекер. Начальство может видеть, где находится его служащий, на маршруте или вне его. Водителям грузовых машин также выдают авто-тахограф, он сохраняет историю всего рабочего дня.

Открытые и скрытые системы видеонаблюдения

Во всех подразделениях и офисах вывешиваются камеры для контроля эффективности работы сотрудников, а также расхода времени. Хорошо, когда камеры еще и записывают звук, если наблюдение происходит в колл-центре, отделе продаж и др.

Читайте также

Сплоченность коллектива: признаки, правила, ошибки

Подробнее

Присутствие видеокамер улучшает дисциплину. Люди знают, что за ними наблюдают, и не нарушают правила поведения на рабочем месте. Хотя стресс от этого усиливается. Некоторые консультанты рекомендуют совмещать скрытое и открытое наблюдение при помощи камер: если персонал научится избегать видеокамеры, в то же время никто из них не знает о скрытых устройствах.

Запись телефонных звонков

Прослушивание записей телефонных звонков порой просто необходимо для контроля качества работы сотрудников, чтобы повысить культуру обслуживания, устранить ошибки, сделать более совершенными бизнес-процессы, избежать конфликтных ситуаций.

Лучше такие записи хранить в CRM — так, чтобы они оставались в самой карточке клиента. Можно собрать историю общения с потребителями, чтобы потом проанализировать её и разобраться, какая тактика переговоров оказалась эффективней.

3 ошибки, которые рушат систему контроля работы сотрудников

Бессистемный контроль, выявляющий одни ошибки

Этот недостаток при мониторинге отмечается часто, когда вначале руководитель вообще не занимается проверкой работы сотрудников, а потом неожиданно ее начинает. Через какое-то время он опять прерывает контроль за подчиненными, и при выявлении проколов работнику предъявляется взыскание (выговор, штраф и др.).

Но руководителю нужно указывать на ошибки сотруднику, как только он заметил их. А когда начальник не обратил внимание на нарушение подчиненного, тогда он тоже несет ответсвенность за произошедшее. Но больше всего он будет виноват в ненадлежащем контроле, ведь проверки задуманы не для того, чтобы выискивать причины для взысканий, а содействовать согласованной и организованной работе персонала.

Судить о деятельности сотрудников следует исходя из того, как быстро они решают поставленные перед ними задачи. Может быть и такое, что работник предложил нестандартный подход, применил творческие способности к решению вопроса, но желаемый результат получится чуть позже.

Контроль деятельности, в которой руководитель не разбирается

У многих главенствующих лиц такое случается. Только подумайте, что будет, если хлебопек станет контролировать работу завода по производству удобрений? Маловероятно, что такое событие будет успешным. Мониторинг работы сотрудников должен вести человек, отлично разбирающийся в технологии процесса, тогда он вовремя поймет, как произошла ошибка, и поможет устранить ее, а иначе руководитель может только все испортить.

Формальный мониторинг

Сотрудники хорошо разбираются, когда проверки формальны. К примеру, когда начальник станет отслеживать время, некоторые захотят час-другой задержаться на рабочем месте. А если предстоит проверка частоты встреч с клиентами, наверняка таких бесед будет назначено намного больше. Но в итоге цель окажется недостигнутой, персонал просто будет поступать в угоду служебным правилам.

Контролировать поведение сотрудников в течение рабочего дня важно планомерно и правильно, чтобы не вызывать негатива в коллективе. Недопустимо, когда работники постоянно боятся проверок и того, что могут подвергнуться взысканиям или увольнениям. Это вызывает недоверие, интриги, взаимное недовольство. Управление климатом в коллективе, отношениями между работниками и начальством — одна из главных задач руководителя. Нужно не просто проводить контроль работы сотрудников, но и создавать крепкий коллектив, который понимает, зачем мониторят их труд.

Каждый начальник знает, что большое значение имеет сохранность корпоративной информации. Но есть и другая задача — эффективность работы персонала, чтобы прибыльность бизнеса держалась на высоком уровне. Сейчас существует много технических, программных и организационных способов для контроля работы коллектива.

Читайте также

Корпоративный стандарт: задачи и правила составления

Подробнее

Помимо использования автоматизированных систем контроля ПК и учета времени, также организуют КПП, видеонаблюдение, проводят планерки, собирают отчеты. В комплексе все это помогает руководителю следить за тем, как идет работа на производстве в целом и каждого сотрудника в отдельности. Это повышает эффективность выполнения поставленных задач. А выбор конкретных способов контроля работы сотрудников обусловлен масштабностью и особенностью предприятия.

Автор статьи

Галина Кочеткова

Понравилась статья? Поделитесь: