Контроль продаж продукции: актуальность, особенности, инструменты

Почему важен? Контроль продаж продукции – это ключ к успеху в бизнесе, без которого невозможно отследить эффективность и измерить прогресс. Существуют стратегии, которые будут способствовать достижению ваших целей.

Как организовать? Прежде всего необходимо разработать план, в котором будет указано, чего вы хотите достичь за конкретный период. Кроме того, определите основные показатели эффективности, которые помогут оценить прогресс и внести необходимые изменения.

Зачем контролировать продажи продукции

Какова динамика продаж вашей компании за истекший период? Год, полгода, месяц. Вы ведете мониторинг деятельности менеджеров? Вы полностью используете потенциал или вам есть куда расти? На сколько вы могли бы повысить прибыль? Ответить на эти вопросы можно, если ведется контроль продаж продукции.

Для большинства из нас продажи — это обмен товара на деньги. Изнутри этот процесс гораздо сложнее. Его грамотная организация включает учет рентабельности, маркетинговую политику, работу с кадрами и многое другое.

Какие задачи решает контроль продаж?

Помогает соблюдать текущий план

План продаж существует в любой компании. По нему сверяются ежедневно, на текущую неделю, месяц, год. Следуя поставленным целям, менеджеры заключают новые договоры. Чтобы знать, насколько реальность соответствует цифрам в плане, и нужен учет продаж товара.

Он ведется по разным показателям: прибыль, оборот, валовая выручка. Цифры отчетности прекрасно демонстрируют уровень реализации плана продаж.

Как это происходит на практике?

• разрабатывают планы продаж на определенные периоды;
• составляют отчеты по продажам по различным параметрам;
• сопоставляют достигнутые результаты с поставленными целями;
• разрабатывают и внедряют соответствующие изменения.

Становится основой для разработки плана продаж

Логичное продолжение пункта №1. У отдела продаж есть план, согласно которому он работает. По итогам отчетного периода вы не перевыполнили и не недовыполнили план. То есть, у вас реализовались все расчеты. Мощности вашей компании были идеальны воплощены. Можно продолжать работать в том же темпе. Но так бывает не всегда.

Нередко итоги не совпадают с тем, что было прописано в плане. Какие выводы можно сделать?

Первый: руководитель отдела поставил заведомо невыполнимый план.

Второй: в реализации плана нет ничего невозможного, но продажникам не хватает квалификации, чтобы справиться с этим.

Третий: дело не в профессионализме сотрудников, а в том, что настройки бизнеса где-то страдают. Если речь о розничной торговле, дело может быть в непродуманном ценообразовании, качестве или ассортименте представленной продукции, неудобном расположении торговой точки и т.д. У низких продаж в интернет-торговле свои причины: слабая посещаемость сайта, непонятная навигация, плохо налаженная система оплаты и доставки и т.д.

Поняв, в чем причина пробуксовки продаж, вы можете исправить недоработки:

• пересмотреть план продаж;
• повысить квалификацию кадров;
• улучшить те стороны бизнеса, из-за которых он проседает.

Если продажи оказались выше, чем вы ожидали, скорее всего, планы были слишком пессимистичны. Если вы тщательно продумали уровень реализации товара, а в реальности он был превышен, значит, сказались дополнительные факторы: сработала рекламная кампания, рынок стал менее конкурентным и т.д. Учет этих причин обязателен при составлении плана продаж на ближайшие периоды.

Позволяет регулярно оценивать уровень персонала

План продаж ориентируют не только относительно какого-то периода, по истечении которого отслеживают результаты. Планы составляются на каждого отдельного продавца, менеджера торговой точки или сети. Их результаты становятся основанием для оценки качества работы персонала. Благодаря им можно:

• проводить объективную диагностику эффективности персонала;
• оценивать результаты деятельности отделов;
• разрабатывать индивидуальные планы по продажам для сотрудников всех уровней;
• быстро реагировать на проблемы и устранять недочеты;
• проводить эффективные кадровые изменения: набирать новых сотрудников по конкретным требованиям и расставаться с теми, кто не приносит компании прибыли.

Помогает регулировать адекватное ценообразование

Вопрос формирования цен одинаково важен для мелких торговых точек и крупных сетей, для онлайн и офлайн-торговли. При создании нового бизнес-направления этот вопрос стоит особенно остро. С самого первого дня необходимо вести детальный учет продаж, чтобы гибко регулировать цены и корректировать ассортимент, который, как правило, еще не отработан.

Если по каким-то позициям спрос крайне низкий, нужно искать причины. Самые распространенные из них – неудовлетворительное качество товара, неадекватные цены и т.д. Контроль уровня продаж дает возможность:

• Назначать приемлемые цены, беря в расчет не только себестоимость, но и прибыльность конкретного товара, его наценку и оборачиваемость.
• Мониторить уровень спроса на все типы товаров и отдельные позиции. Это позволит создавать максимально востребованный ассортимент.
• Быть готовым к сезонным пикам и спадам спроса и регулировать их.
• Снизить потери, связанные с высоким процентом возврата определенной продукции.

Стимулирует к регулярному учету и анализу всех финансовых параметров бизнеса

Контролировать аспекты продаж нужно, чтобы быть в курсе показателей прибыли, выручки, оборота и рентабельности компании. Зная, какой уровень продаж позволит фирме оставаться в плюсе, вы будете ориентироваться на него и стремиться поддерживать.

Успех в компании напрямую зависит от продаж, которые должны быть соотносимы с расходами, и покрывать их. Чтобы схема работала бесперебойно, вам потребуется:

• Рассчитать точку безубыточности для одной рабочей смены. Для этого суммируйте все обязательные месячные траты: закупку товара, арендную плата, коммунальные услуги, зарплату персоналу и т.д. Например, вы насчитали 250 тысяч. Чтобы покрыть эти расходы, потребуется продавать товара не меньше, чем на 450 тысяч в месяц. Делим 450 тысяч на 29,3 (усредненное количество дней в месяце). Выходит 15358 рублей. Это и есть точка безубыточности для одной смены, при которой вы будете выходить в ноль.
• расписать планы продаж на разные периоды: день, неделю, месяц, полгода, год. Например, для июля это будет: 15358 х 31= 476098 рублей. Так мы получили план на месяц. Количество дней, на которое мы умножаем ежедневный план, зависит от того, на какой период мы рассчитываем.
• Держать под контролем каждодневные продажи. Например, если по итогу одного дня окажется, что мы продали на 12500 рублей, это обещает будущие убытки, так как рассчитанная точка безубыточности составляет 15358 рублей. Придется искать деньги, чтобы купить нужную партию товара, оплатить аренду, электричество и т.д. Уровень продаж 16000 рублей в день, по крайней мере, не будет вас беспокоить.
• Влиять всеми возможными средствами на низкий уровень продаж: запускать рекламные акции, повышать клиентский сервис, пробовать новый ассортимент и т.д.

Точки контроля отдела продаж

Какие аспекты требуют наибольшего внимания?

• Показатели активности

1. объем клиентской базы у каждого менеджера;
2. количество первичных клиентов у каждого менеджера;
3. частота рабочих встреч и телефонных переговоров у отдельных менеджеров;
4. количество заказов, сделанных через сайт или приложение.

• Нормативные документы

Чтобы брать на работу только мотивированных сотрудников и быть уверенными, что они знают, на что идут, необходимо прописывать в трудовых договорах или контрактах все условия. В частности, обязательно указывается список должностных функций, устав компании и штрафы за его нарушения, базовая часть зарплаты, размер премий и условия, при которых они выплачиваются и т.д.

• Уровень компетентности по знанию товара

Менеджеры по продажам должны уметь в любой момент ответить на самый сложный вопрос о продукции, которую предлагают клиентам. Важно не просто владеть знаниями, но и уметь преподносить информацию в удобной, доступной и привлекательной форме.

• Защита доступа к клиентской базе

Не стоит объяснять, что клиенты — это бесценный ресурс любой компании, занимающейся продажами. Особенно постоянные клиенты. Для защиты информации о них от конкурентов важно позаботиться об IT-безопасности, в том числе, уделить должное внимание списку лиц, имеющих доступ к клиентской базе;

• Мессенджеры и аккаунты в социальных сетях

Продвижение товаров, брендов и компаний через Интернет стало практически необходимым условием успешного бизнеса. SMM в сфере бизнеса имеет свои четкие правила:

1. Кодекс и правила поведения в социальных сетях должны быть доведены до сведения сотрудников и соблюдаться им.
2. Бизнес-аккаунты должны быть зарегистрированы на компанию, в них указываются только корпоративные номера телефонов, e-mail и т.д.
3. У компании/бренда/торговой марки должен быть свой отдельный аккаунт в социальных сетях. Это будет официальная площадка для новостей, заявлений, акций и т.д.

• Ведение документации

Прозрачный и четкий документооборот значительно повышает эффективность компании. Эту задачу решают специальные программы с едиными шаблонами для различных типов документации: от договоров до коммерческих предложений.

• Участие в маркетинговых событиях

Чтобы каждый участник понимал свой вклад в продвижение продукции и поиск новых клиентов, он может вести специальную карточку маркетинговой активности. В ней отражаются абсолютно все его действия в этом направлении: звонки, рассылки, размещение постов и статей, встречи и т.д.

• Разработка и соблюдение стандартов работы менеджеров

Скрипты разговоров и прописанные сценарии встреч помогут менеджерам работать качественно, не теряясь в непредвиденных ситуациях.

• Предложения, которые менеджеры озвучивают клиентам

Выполнять личный план, привлекая клиентов специальными предложениями и бонусами — не лучшая стратегия продаж. Важно следить за тем, какой прайс ваши сотрудники предлагают клиентам.

Имеет смысл работать по специальным условиям только с крупными, постоянными и потенциально выгодными партнерами. Кроме того, прибыль от сделок должна доставаться не только конкретному менеджеру, но всей компании.

• Полное ведение документации сделки вплоть до ее закрытия

Большинство менеджеров самым интересным в работе считают поиск клиентов, переговоры и заключение сделки. Собирать документы, подтверждающие выполнение обязательств обеими сторонами, они не торопятся. Можно ввести правило: процент от продажи менеджер получает, только предоставив полный пакет документов.

• Повышение объема продаж, исходя из возможностей клиента

Если с постоянным клиентом вы из раза в раз заключаете сделку на одно и то же количество товара, пора задуматься о раскрытии потенциала этой компании-партнера. Можно предложить больший объем закупок в рамках ее финансовых возможностей.

Инструменты для контроля продаж

Обсудив важность контроля продаж продукции, мы неминуемо приходим к вопросу о том, как его осуществлять технически. Физически невозможно следить за всеми параметрами, влияющими на объем продаж. Например, руководитель отдела не в состоянии отслеживать интенсивность целевых действий каждого менеджера.

Читайте также

Бизнес-стратегия компании: виды, элементы, этапы разработки

Подробнее

Поговорим о том, какие инструменты применяются, чтобы контроль был не стихийным, а регулярным и стабильным.

Произвольные отчеты

Невозможно прослушать все разговоры менеджеров с клиентами и пересказы их встреч. Поэтому сотрудники составляют письменные отчеты о своей деятельности, в которых пишут сухие цифры по итогам того или иного периода. Конечно, им невыгодно упоминать свою низкую активность, неудачи, ошибки и т.д.

Если план продаж не выполняется, начальник никогда не узнает, стали ли причиной внешние факторы (действия конкурентов, сезонное снижение спроса, экономический кризис и т.д.) или недостаточная активность и компетентность менеджера.

Ключевые показатели эффективности (KPI)

Ориентация на автоматический подсчет показателей эффективности — это основа качественного контроля продаж продукции. Невыполнение всех заданных показателей уже не получится списать на неблагоприятные факторы или форс-мажор. Например, невыполнение обязательного количества звонков или рассылки коммерческих предложений от этого не зависит.

Менеджмент определяет сам, какие параметры включить в систему KPI. Выбор зависит от того, какие показатели играют большую роль для развития бизнеса и роста прибыли. Это могут быть «число звонков клиентам», «число встреч», «число заключенных договоров» и т.д.

Как правило, рабочая версия KPI состоит из 5-6 пунктов. Базовые — это, например, «Количество клиентов в воронке продаж» (обеспечивает активное расширение базы клиентов) и «Количество встреч» (отвечает за поддержание партнерских отношений с постоянными клиентами).

Не стоит включать в систему KPI больше 10 пунктов, это значительно снизит мотивацию. Еще одно правило: все требования должны быть четко прописанными и понятными. Например, нельзя включать параметр «Привлечь пять крупных клиентов», не уточнив, что значит «крупный клиент».

В этом случае нельзя определить, был ли выполнен показатель. Внесение такого пункта допустимо, если добавить описание, что значит «крупный клиент», например «это клиент с оборотом более 1 млрд в год, складскими помещениями площадью не меньше 1200 м²».

CRM-системы

Это системы управления бизнесом, которые позволяют систематизировать и автоматизировать все процессы внутри предприятия. В том числе в них отражаются назначенные встречи, сделанные звонки, результаты переговоров и т.д. Тут же можно проверить данные по нужным показателям KPI: сколько предложений было выслано за неделю, месяц, день, сколько положительных ответов было получено, встреч проведено и т.д.

Для реализации показателя по привлечению крупных клиентов достаточно, чтобы программа сама выбрала из базы компании по заданным параметрам и начала с ними работу по рассылке предложений. Данных CRM-систем более чем достаточно, чтобы вести контроль продаж.

Часто задаваемые вопросы о контроле продаж продукции

• Как должна выглядеть карта рабочего дня менеджера по продажам?

Эффективность и прибыльность компании складываются из продуктивности работы каждого отдела, в частности, отдела продаж и. Распределение задач и их расстановка по приоритетности помогают менеджерам строить их рабочий день, грамотно распределяя рабочее время.

Читайте также

Стратегия продаж компании: суть, виды, разработка

Подробнее

Для составления карты рабочего дня надо подсчитать, на какие задачи сколько времени тратит менеджер. График должен быть разработан так, чтобы специалист использовал свой ресурс по-максимуму. Выполнение пунктов карты должно регулярно контролироваться.

Основные задачи менеджера по продажам это:

• обзвон «теплых» и «горячих» клиентов;
• «холодный» обзвон;
• рассылка коммерческих предложений;
• выезды на встречи;
• подготовка отчетности;
• выставление счетов.

Большую роль играет строгое следование расписанию задач, указанному в карте. Нельзя заменять одну задачу другой или перераспределять время, отведенное на одно дело, на другое.

• Насколько эффективен контроль продаж через мессенджеры?

Telegram, Viber или WhatsApp отлично подходят для обмена информацией по промежуточным результатам работы. Их функции не могут взять на себя CRM-системы или другие источники получения данных. Мессенджеры дают возможность сравнивать достижения всех работников отдела в режиме реального времени.

В крупных организациях с несколькими филиалами переписка в подобных программах становится удобным средством общения. В небольших организациях мессенджеры используются как способ контроля и управления.

Мессенджеры могут быть удобны, чтобы:

• запросить промежуточные результаты работы;
• контролировать время прихода на работу сотрудников;
• уточнять текущие рабочие вопросы;
• выстраивать систему мотивации менеджеров;
• давать задания и поручения персоналу.

• Можно ли полагаться на систему прослушивания персонала?

Для повышения качества контроля персонала CRM-системы объединяют с IP-телефонией. Полная подотчетность руководству сделанных менеджерами рабочих звонков дает возможность:

• точно знать, сколько раз менеджер звонил клиентам;
• использовать функцию автодозвона по конкретным абонентам;
• сохранять записи телефонных разговоров сотрудников с клиентами.

Благодаря интеграции CRM с IP-телефонией руководитель отдела продаж получает быстрый доступ к информации о том

• как клиент отреагировал на то или иное предложение;
• какую рассылку сделал сотрудник;
• что он отметил в комментариях по звонку;
• какие продукты компании менеджер активно продвигает клиентам, а какие позиции проседают;
• о чем говорил менеджер с клиентом и на каком вопросе они остановились;
• сколько было контактов с клиентом до закрытия сделки;
• какую прибыль принес конкретный клиент.

Точечный контроль процесса продаж дает возможность руководителю и его сотрудникам диагностировать индивидуальные проблемы и особенности клиента и составлять для него специальные предложения.

Контроль продаж продукции — это обязательный элемент эффективного управления бизнесом. Для его осуществления применяются различные инструменты, в том числе современные автоматизированные системы, позволяющие получать быстрый доступ к нужной информации. На сегодняшний день самые распространенные способы контроля работы менеджеров это разработка и внедрение карт рабочего времени, общение в рабочих чатах мессенджеров, CRM, интегрированные с IP-телефонией.

Автоматизация бизнес-процессов значительно расширяет возможности руководителей отделов продаж. Благодаря ей у них есть возможность в режиме реального времени следить за ходом сделок, соблюдением установленных скриптов разговоров, количеством прибыли от конкретного клиента и т.д.

Автор статьи

Галина Кочеткова

Понравилась статья? Поделитесь: