KPI руководителя: примеры и этапы разработки

Что это такое? KPI руководителя – схема, по которой оценивают эффективность его труда и назначают за успехи премию. Состоит из показателей, анализируемых в конце определенного периода – месяц, квартал, полгода, год.

Что дает? С внедрением KPI начальники замотивированы лучше выполнять свои обязанности, ведь за это их ждет хорошее вознаграждение. Руководство компании получает систему отслеживания результатов, выявления проблем, параллельно контролируя бизнес-процессы.

Зачем нужны KPI руководителя

Руководитель организации оказывает существенное влияние на эффективность ее деятельности. Он определяет направление развития команды, принимает решение о внедрении новых стандартов работы, мотивирует и контролирует сотрудников. Деятельность директора оценивается по той же системе, что применяется и для рядовых сотрудников, а именно – с помощью ключевых показателей эффективности, или Key Performance Indicators (KPI).

Принцип действия ее достаточно прост: перед началом рабочего периода происходит постановка конкретных задач, а в конце срока – подсчет, сколько, что и в каком объеме было выполнено. Так происходит оценка работы не только конкретных специалистов, но и отделов, участков и т. д.

Помимо оценки работы, на систему KPI возложено еще несколько важных функций:

• Определяет эффективность текущей деятельности. С помощью регулярного контроля появляется возможность оценки того, как топ-менеджмент справляется с поставленными задачами. Так выявляют работников, деятельность которых наименее эффективна. Также с помощью этого метода приходит понимание, насколько результативны вновь применяемые методики управления коллективом, мотивации персонала и взаимодействия с клиентами.
• Своевременно выявляет проблемы. Не все решения руководителя в управленческом плане могут быть эффективными. Если отсутствует контроль его деятельности, то не сразу можно определить, в чем именно заключается проблема. В итоге – неоднократное применение нерезультативных моделей. Анализ деятельности руководителя на регулярной основе помогает в определении имеющихся и потенциальных проблем.
• Улучшает систему планирования. Более четкой постановке задач способствует полное понимание текущей ситуации. Так появляется основа, на которую нужно опираться при выполнении поставленных задач. Иными словами, работнику будет легче расставить приоритеты в достижении целей.
• Мотивирует лучше выполнять свои обязанности. Если объем оплаты не зависит от результатов работы, то стимула к дальнейшему развитию у сотрудников нет. На мотивацию существенное влияние оказывает правильно выбранное вознаграждение, которое также повышает лояльность.

С помощью KPI для сотрудников обозначаются зоны роста. Достигая определенной вершины, работник замечает, насколько лучше он стал выполнять обязанности.

Расчет показателей для каждого сотрудника происходит индивидуально. К примеру, у юриста это количество выигранных дел, у менеджера по продажам – коэффициент заключенных сделок. Что же касается руководителей компаний, то следует сказать следующее.

Если вы работаете в качестве индивидуального предпринимателя, то нет необходимости составлять KPI. Для крупной организации с многоуровневой организационной структурой определение ключевых показателей эффективности становится жизненной необходимостью.

Требования к KPI для руководителя

Утверждая KPI, необходимо определить максимально возможное количество показателей, которые будут применяться для каждого топ-менеджера. При этом следует помнить, что одновременно один человек может вести контроль только 5–7 показателей.

Реальная достижимость

Те, кто устанавливает завышенные KPI руководителя организации, совершают серьезную ошибку. Не зря была придумана поговорка «За двумя зайцами погонишься – ни одного не поймаешь». Если руководитель получает задачу, которую нельзя выполнить или можно путем неимоверных усилий, то он просто потеряет стремление к ее решению.

Расчет KPI делают раз в год. Это – минимальный срок оценки достижений топ-менеджмента. Но что делать, если он только в текущем году устроился на работу? Рассмотрим на примере группы компаний Insol из Москвы. Там расчет переменной части заработной платы осуществляется так. Показатели на отчетный период устанавливают по достижениям предыдущих по критериям-аналогам, плюс 20 % (плановый годовой процент развития, его определяет исполнительный директор).

При разработке плановых значений управленцу-новичку внимательно анализируются показатели работы его предшественников, после чего к их среднему значению плюсуют 20 %. В зависимости от того, насколько выполнен этот план, определяется размер премии. К примеру:

• при получении показателя выше планового премия выплачивается в размере 50 %;
• при определении цифр, равных намеченным, премия начисляется в 30 %;
• при получении показателя ниже планового премия выплачивается в размере 10 %;
• при определении цифр, которые существенно меньше намеченных, переменная часть заработной платы не начисляется.

Сочетание личных и общих показателей

При использовании системы KPI лучше складывать общие и личные показатели. К первым относятся те данные по работе участка, отдела, цеха, руководство которыми осуществляет топ-менеджер. С их помощью обеспечивается командная работа и заинтересованность начальника в получении итогового результата. Соотношение личных и общих цифр прямо зависит от отрасли, организации и должности специалиста.

Есть закономерность: чем выше должность, тем меньше уровень первых. У топ-менеджмента компаний доля индивидуальных показателей составляет всего 10–20 %, а иногда и вовсе отсутствует. Примеры личных KPI руководителя отдела: получение квалификационного аттестата специалиста по финансовому рынку, подготовка преемника и т. д.

Результат, который можно посчитать

Ключевые показатели эффективности должны выражаться в конкретных цифрах, то есть чтобы была возможность их количественно измерить. К примеру, KPI для руководителя отдела персонала не должен включать такой показатель, как обеспечение организации работниками с высокой квалификацией и опытом. В этом случае допущено сразу несколько ошибок:

• не указан срок;
• нет конкретных требований к кадровому составу;
• не оговорено количество работников, которых необходимо принять.

Помимо этого, здесь применена оценочная формулировка «с высокой квалификацией и опытом». У генерального директора и руководителя отдела персонала может быть разное понимание того, насколько высококвалифицированными кадрами пополнен штат организации.

Нужно четкое понимание расчета KPI для руководителя, поэтому неверен подход, при котором для этого пришлось бы приобретать ценную информацию, привлекать специализированные организации, тратить большое количество времени на расчет. К примеру, если для директора по маркетингу установить такой показатель, как «узнаваемость бренда», то это потребует заказа дорогостоящего исследования, без которого невозможно оценить работу по этому направлению.

Специалисты рекомендуют для каждого KPI устанавливать следующие уровни достижений:

• пороговый, ниже которого определение бонусов не производится;
• целевой, при котором выплачивается предусмотренная награда;
• максимальный, свыше которого происходит расчет максимального бонуса.

Возможность руководителя влиять на показатель

На часть общих показателей может быть опосредованное воздействие, но если говорить о личных показателях, то нужна прямая связь между действием и результатом. К примеру, финансовому директору невозможно установить такое KPI, как «наличие кассовых разрывов», если в компании решения по срокам оплаты, предоставлению товарных кредитов или оплате контрагентам принимаются генеральным директором лично.

Вознаграждение должно быть существенным

Если размер бонуса в общем доходе работника незначителен, то он просто перестанет уделять достаточное количество времени достижению целей стратегического характера. Вместо этого он будет решать текущие неотложные задачи. Как правило, размер бонуса для топ-менеджера – не менее 100 % фиксированной части оплаты труда, а для рядовых сотрудников – от 20 %.

Размер вознаграждения должен быть честным

Справедливыми показателями ваши сотрудники будут воспринимать те значения, которые отличаются от средних показателей в отрасли не более чем на 30 %, поэтому при разработке KPI необходимо тщательно проанализировать опыт коллег.

Не менее важным вопросом является справедливый порядок исчисления KPI руководителя компании. Представим, что для топ-менеджмента ключевыми показателями эффективности установили достижение определенного размера прибыли. Но на конец периода было получено всего 50 % от плановой цифры, а это по положению о KPI означает, что премия не выплачивается. Все справедливо и обижаться нечего.

Но при детальном рассмотрении ситуации выяснили: этот год был кризисным, более половины организаций отрасли обанкротились, остальные отработали в ноль. Поэтому достижение 50 % KPI – практически подвиг, за это полагается награда. Чтобы исключить подобную проблему, надо делать привязку показателей к средним по отрасли.

Подходы к разработке KPI для руководителя

Любая форма стратегии развития компании или ее бизнес-модель является основой для разработки ключевых показателей эффективности. С помощью анализа долгосрочных целей и их последующей трансляции с учетом деловой схемы организации можно определить, какие конкретно измеримые изменения могут служить подтверждением достижения цели, какова их динамика.

Ключевые показатели эффективности выбираются из списка именно таких данных. Затем надо свести все отобранные KPI в систему, то есть разработать процедуры и форматы отчетности, после проводят расчет показателей на ближайший плановый период.

Существует два подхода к разработке системы ключевых показателей эффективности:

• Использование мирового опыта в виде атласов KPI компаний из данной отрасли.

Ключевым достоинством данного метода является то, что все уже придумано и ничего изобретать не придется. Из его недостатков специалисты отмечают неготовность управленческой системы работать с определенной степенью информационной прозрачности, а также неактуальность на данном этапе развития значительной части показателей.

Читайте также

Показатели KPI: задачи и правила использования

Подробнее

• Разработка KPI с учетом уровня развития и особенностей системы управления компанией.

Достоинства данного метода заключаются в следующем:

• организация получает такую систему KPI, которая полностью соответствует стратегическим целям развития на текущий момент;
• топ-менеджмент не разрабатывает показатели, но принимает участие в этом на неких этапах, считает себя соавтором схемы, поэтому внедрение идет быстрее, результативнее;
• компания получает практический опыт самостоятельной разработки, развития и усовершенствования данной системы KPI.

К минусам относится большая подготовительная работа по определению и дальнейшей разработке KPI.

Резюмируя все плюсы и минусы обоих подходов, сделаем вывод: первый требует больше сил и времени на внедрение системы, во втором львиная доля времени тратится на ее разработку.

Этапы разработки KPI для руководителя

Если считаете, что внедрение системы KPI руководителя принесет пользу компании и будет стимулировать менеджеров на достижение всех поставленных целей, то пора переходить к практическому решению этого вопроса. Процесс внедрения состоит из следующих этапов:

1. Определение целей и постановка задач. В зависимости от них происходит разработка системы мотивации. Прописать необходимо и краткосрочные, и долгосрочные.
2. Выбор наиболее важных целей. Не стоит перегружать систему метрик большим числом задач. Ключевые показатели эффективности должны полностью соответствовать стратегии развития организации. К примеру, если компания планирует занять лидирующие позиции на рынке, то делается акцент на рост количества клиентов и увеличение объема сбыта.
3. Планирование желаемого результата и срока его достижения. Разработка осуществляется на основе показателей работы за предыдущие периоды. Следует учитывать: результат должен быть реально достижим и его можно измерить. Как правило, в процессе планирования устанавливаются три уровня показателей – минимальные, оптимальные и желаемые.
4. Разработка мероприятий по мотивации сотрудников. Это – определение руководителем вида и размера вознаграждения за достижение тех или иных целей. Система мотивации должна включать не только денежные выплаты, но и нематериальные методы поощрений (предоставление внеочередного отпуска, скидок на что-либо, бесплатного обучения и т. д.).
5. Тестирование работы модели на фокус-группе. Необходимо выбрать пару отделов и провести на них апробацию новой системы. Как правило, в процессе тестирования выявляют недочеты, которые оперативно исправляются. Если результаты оправдывают ваши ожидания, то модель следует распространять на остальные отделы и подразделения.
6. Разработка документации. Необходимо официально утвердить новую систему расчета заработной платы на основе KPI.
7. Ознакомление персонала с новой системой оплаты труда. Работники должны понимать, из чего складывается их доход, за что начисляется фиксированная часть, а за что – переменная. Информирование осуществляется различными способами.
8. Осуществление контроля функционирования новой системы. Оценку эффективности нового метода можно провести только по завершении определенного периода. Если поставленные KPI не достигнуты, то необходимо выяснить причину. Может быть показатели слишком завышены или работники недостаточно мотивированы на достижение целей. Необходимо разобраться в причинах и принять меры для повышения эффективности системы.
9. Изменение KPI. Не менее раза в год следует проверять соответствие показателей стратегическим целям организации. Ситуация на предприятии может измениться в любой момент, что потребует коррекции KPI.

Примеры KPI для руководителя

Важно понимать, что для всех видов бизнеса невозможно подобрать универсальные показатели. У каждой компании свои цели и задачи, поэтому используются разные KPI руководителя. Также конкретные показатели прямо зависят от обязанностей специалиста по своей должностной инструкции. Рассмотрим возможные KPI для самых распространенных должностей:

KPI для генерального директора

Ключевые показатели эффективности его труда завязаны на внешних процессах. При оценке берутся во внимание общие результаты организации.

KPI генерального директора включают:

• увеличение показателей прибыли;
• рост капитализации компании – стоимости объекта, расчет которой основан на текущей рыночной цене; особое значение имеет этот показатель при продаже бизнеса;
• увеличение количества инвесторов;
• рост рыночной доли предприятия;
• производительность труда специалистов.

KPI для операционного директора

Работа его завязана на внутренних процессах организации. В зоне его ответственности лежат постановка задач, отслеживание реализации стратегий, контроль труда работников. Также он отвечает за налаживание контактов с партнерами. В его KPI входят следующие показатели:

• Коэффициент использования производственных мощностей – процентное отношение текущей эффективности к максимально возможной.
• Средняя продолжительность выполнения заказа клиента от момента отправки заявки до доставки продукта.
• Норма прибыли. Данный показатель измеряется в процентах, а его расчет осуществляется делением общего дохода компании после уплаты налоговых и иных обязательств на фактическую выручку, и умножается на 100 %. Среднее значение нормы прибыли должно составлять 20–40 %. Заработная плата операционного директора не должна быть привязана к увеличению доходов, так как возможен и рост расходов.
• Время вывода нового товара на рынок – от формирования идеи до конечного запуска.

KPI для руководителя отдела продаж

Успешная работа этого подразделения зависит от мотивации не только его сотрудников, но и начальника. К KPI руководителя отдела продаж относятся:

• показатели общего объема сбыта;
• количество оставшихся клиентов, измеряемое в процентах;
• объем продаж товаров по позициям;
• уменьшение дебиторской задолженности;
• комплектация отдела специалистами по продажам, работающими на результат, которых нужно не просто найти, но и обучить, мотивировать и проконтролировать;
• обеспечение результативности сотрудников.

Наиболее эффективно оценивать общие итоги работы отдела, а не личные. Такой подход дает лучшие результаты для организации.

KPI для руководителя отдела маркетинга

В задачи marketing-директора входят вывод на рынок новых продуктов, анализ текущей ситуации и разработка рекламной стратегии. Оценка эффективности его деятельности происходит в соответствии со следующими показателями:

• численность новых клиентов;
• количество положительных отзывов об организации;
• стоимость одного клиента;
• ROI – окупаемость расходов на рекламу;
• изменение рыночной доли компании;
• количество лидов – людей, проявивших интерес к продукту;
• LTV – совокупный доход от одного клиента за всё время взаимодействия с ним.

Постановку целей перед директором по маркетингу следует осуществлять только после оценки текущего положения компании и ее стратегических целей.

KPI финансового директора

В зоне его ответственности – все финансовые потоки организации. Оценка деятельности – по KPI:

• коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности, с помощью которого становится ясно, как быстро организация получает плату за свои услуги/товары;
• денежный цикл – время обращения финансовых средств от момента закупки сырья до получения сумм от реализации готовой продукции;
• рентабельность – результативность производственных, финансовых, иных ресурсов;
• коэффициент текущей ликвидности, с помощью которого появляется возможность оценки того, сможет ли организация справляться со своими обязательствами.

KPI для руководителя проекта

На неудовлетворительную работу этого начальника оказывают разные факторы, например, перерасход бюджета, просрочки, проблемы с поставкой оборудования/материалов, изменение проектных рамок и т. д. Риски провала значительно увеличатся, если не отслеживать его KPI.

С помощью грамотно подобранных ключевых показателей эффективности можно отслеживать состояние проекта и вовремя определять появляющиеся проблемы. Следует иметь в виду, что под различные задачи подбираются особые показатели.

В качестве KPI руководителя проекта можно использовать:

• Отклонение от бюджета. Данный показатель показывает разницу между фактически потраченными средствами на проект и плановыми. Отслеживание – каждый месяц.
• Планируемые затраты. Здесь подразумевается оценка запланированных расходов на текущую дату, а выражается данный показатель в денежных средствах либо в часах.
• Выполненный объем работ, расчет которого идет как произведение процента исполнения проекта и запланированного бюджета на весь замысел.
• Фактически потраченные средства, показывающие, сколько реальных расходов было произведено на выполнение работ на текущую дату.
• Отклонение по стоимости. С помощью этого показателя становится ясно, насколько выше или ниже получились фактические затраты в сравнении с плановыми значениями. Определяется как разница между освоенным объемом и реальными затратами.

KPI руководителя отдела закупок

Руководитель каждой организации стремится решить вопрос стимулирования и мотивации снабженцев, так как именно от них зависит работа всего предприятия. Важно, чтобы поставка сырья и материалов, готовых продуктов и полуфабрикатов осуществлялась в хорошем качестве и по минимальным ценам. Решение данного вопроса довольно просто – достаточно внедрить в систему мотивации KPI руководителя отдела закупок.

В качестве KPI руководителя отдела закупок применяют:

• наличие на складах компании полного ассортимента в соответствии с планом;
• коэффициент оборачиваемости продукции;
• прибыльность продаж или рентабельность по чистой прибыли;
• процент заполнения имеющихся площадей;
• процент непроданных или неиспользованных позиций;
• выполнение плана продаж.

Некоторая часть этих показателей вполне применима к KPI руководителя склада.

Пример расчета зарплаты руководителя с учетом KPI

Заработная плата руководителя прямо зависит от качества его деятельности. Это стимулирует трудиться на результат. Доход состоит из двух частей – стабильной и переменной:

• Постоянная – это гарантированное вознаграждение за выполнение обязанностей в соответствии с должностной инструкцией топ-менеджера. Ее среднее значение составляет 40 % от зарплаты руководителя, но могут быть установлены и другие значения.
• Величина переменной части имеет прямую зависимость от KPI. Чем результативнее будет работа руководителя, тем больше денег он получит.

Чтобы определить доход, необходимо знать плановые показатели, которые могут иметь одно значение или три – минимальное, оптимальное и желаемое.

Читайте также

Как найти директора: рекомендации по успешному поиску

Подробнее

Для наглядности рассмотрим пример расчета заработной платы на примере KPI руководителя. Предположим, что топ-менеджер получает зарплату в размере 500 000 руб., из которых 200 000 – оклад (постоянная доля), а 300 000 рублей – премия (переменная), зависящая от выполнения плана. Оценка работы руководителя осуществляется по двум KPI по 150 000 рублей каждый. Кроме этого, есть определенная методика расчета зарплаты:

• если отдел выполняет план менее чем на 85 %, то устанавливается коэффициент 0;
• если результат работы составляет 85–100 % сметы, то определен множитель 1;
• при выполнении плана на 100–130 %, коэффициент составляет 1,5;
• при KPI более 130 % множитель равен 2.

Предположим, что результат руководителя по первому KPI составляет 90 %, а по второму – 120 %. Данные значения получены делением плановых показателей на фактические с умножением полученного результата на 100 %.

Премиальная часть заработной платы рассчитывается по следующей формуле:

Премия = Х × (вес KPI 1 × С + вес KPI 2 × С),

где:

• Х – суммарное значение переменной части. В нашем примере она –300 000 рублей.
• С – коэффициент, на значение которого влияют достижения топ-менеджера. В нашем примере для одного KPI коэффициент равен 1, а для другого – 1,5.
• Вес ключевых показателей эффективности, который определяется путем деления 1 на общее количество показателей. В нашем примере он составляет 0,5. Компанией может быть установлен и другой способ определения веса KPI.

Подставляя исходные данные в формулу, рассчитаем итоговое значение:

300 000 × (0,5 × 1 + 0,5 × 1,5) = 375 000 руб.

Прибавляя к переменной части оклад, получаем итоговую заработную плату – 575 тысяч рублей.

Расчеты заработной платы производятся каждый месяц. Но для руководителя определяют квартальные, годовые показатели, достигнув которых он получает прибавку к доходу.

Распространенные ошибки при использовании KPI

Внедрение KPI является важным шагом в развитии организации, но наличие ошибок часто сводит все усилия к нулю. К появлению проблем могут привести следующие действия:

• Снижение уровня дохода руководителя после внедрения KPI. Предполагается, что применение новой системы позволит увеличить заработную плату топ-менеджера.
• Неправильный выбор KPI. Важно правильно определить то, контроль каких показателей максимально полезен для организации.
• Ошибки в расчетах. Использование слишком сложных формул может привести к неточностям. Расчет должны проводить только квалифицированные сотрудники, обладающие достаточным опытом.

Часто задаваемые вопросы о KPI руководителя

Какие цели ставить для разработки KPI?

К краткосрочным установкам относятся:

• увеличение объёма реализации продукции и валовой выручки;
• реальный процент выполнения плана продаж;
• эффективность трат выделенного бюджета, цена лида и клиента, скорость реакции на запросы потребителя;
• снижение задолженности со стороны контрагентов.

Такие ключевые показатели эффективности можно использовать для расчёта ежемесячного премирования директора.

К долгосрочным целям относятся:

• рост стоимости активов организации или её рыночной доли;
• увеличение суммы валовой прибыли за прошедший период по сравнению с предыдущим;
• повышение узнаваемости бренда за счет внедрения новых каналов рекламы и связи с потенциальными клиентами;
• расширение ассортимента выпускаемой продукции и освоение иных рынков сбыта;
• полная или частичная автоматизация производственных, других процессов.

Как донести выгоду внедрения KPI до руководителя?

Описание сотруднику любого инструмента управления следует доводить через определенную выгоду. Если человека принуждать использовать метрики, то он никогда не будет работать так, как планировалось, а станет функционировать только при условии жесткого контроля. Внедряя новые показатели, надо объяснять, что благодаря подходу решится проблема недооцененности.

Читайте также

KPI отдела продаж: задачи и правила внедрения

Подробнее

Нужно публично рассказать, что в некоторых ситуациях труд бывает недостаточно признан или результат деятельности конкретного человека может потеряться внутри подразделения. Если итоги работы в течение дня/недели фиксировать метриками, то итог станет очевидным и поспособствует росту удовлетворенности.

Почему многие разочаровываются в системе KPI?

Часто можно встретить организации, которые разуверяются в применении системы ключевых показателей эффективности, объясняя свое недовольство тем, что внедренные KPI вместо помощи в управлении только создают лишние проблемы. Для их расчета требуется время, а все решения приходится принимать интуитивно, не учитывая полученные данные.

Основной причиной возникновения такой ситуации являются завышенные ожидания. Топ-менеджмент видит в системе KPI средство универсального характера, с помощью которого можно решить большинство проблем, а слабые стороны методики по управлению персоналом до сих пор не изучены.

Внедрение KPI является хорошим способом повышения результативности организации. Такая методика применяется в разных отраслях. Используя систему KPI, необходимо придерживаться определенных правил, которые заключаются в соответствии показателей стратегическим целям организации и назначении работникам оптимального количества показателей. При грамотном подходе положительный эффект от внедрения гарантирован.

Автор статьи

Галина Кочеткова

Понравилась статья? Поделитесь: