Функции руководителя проекта: навыки, умения, контроль

Какую роль играет? Функции руководителя проекта отображают его роль в команде и зоны ответственности. Данный человек вовлечен в разработку на всех стадиях, и от него зависит качество готового продукта.

Что делает? В общем понимании руководитель проекта занимается оперативным управлением: составляет план работ, корректирует его и т. д. Однако в зависимости от стадии проекта функции РП могут изменяться.

Суть и задачи проектной команды

Проектная команда — единомышленники, которые стремятся гарантировать, что проект будет завершен в соответствии с первоначальным планом. Они могут принимать участие в планировании, реализации и поддержании проекта. Команда может быть временной, если задача разовая, или постоянной, если начата работа над регулярными задачами.

При реализации масштабных проектов может потребоваться участие нескольких команд для достижения поставленных целей. Для решения конкретных задач, предоставления консультаций или проведения аудита можно привлекать сторонних специалистов. Оценка их работы основывается на завершении предоставляемых ими услуг, а не на успехе проекта в целом.

Как правило, роли, обязанности в командах четко распределены и могут быть разграничены так, что каждый отвечает только за свою сферу деятельности и задачи.

Типовая команда состоит из следующих людей:

• Менеджер проекта (наиболее опытный и авторитетный член, отвечающий за организацию и организацию).
• Для помощи менеджеру в организации может быть включен администратор проекта.
• Рядовые исполнители.
• Для обеспечения непрерывного цикла контроля и коммуникации обычно привлекается представитель заказчика.
• В качестве сторонних экспертов часто привлекаются люди, не входящие в основную команду.
• Представители подрядчики и их партнеры.

Общие функции руководителя проекта

Руководитель (менеджер) проекта лично отвечает за оперативное управление командой и проектом. Он отвечают за контроль таких областей, как управление рисками, коммуникации, бюджет и сроки, чтобы гарантировать успех. Для того чтобы это произошло, руководитель проекта должен:

• следить за тем, чтобы риски управлялись надлежащим образом;
• держать всех в курсе коммуникаций;
• следить за бюджетом;
• следить за соблюдением сроков;
• достигать желаемых результатов и целей;
• контролировать ход выполнения работ;
• составлять прогнозы и коррекцию планов;
• распределять ресурсы для выполнения проекта;
• завершать проект.

Менеджер проекта — это не просто профессия, а обязанность, которую берет на себя внутренний или внешний сотрудник, которому поручена уникальная задача. Важно отметить, что роль менеджера проекта может выполнять и обычный сотрудник, и не один. В таком случае возрастает и потребность в профессиональном персонале проекта. Соответственно, появляются отдельные кадровые единицы, которые обладают всем необходимым: специализированным профилем, должностной инструкцией, системой компенсации и т. д. Конкретные возможности и обязанности оговариваются в соответствующих документах.

Для того чтобы качественно выполнять свои обязанности, менеджер проекта должен обладать способностью:

• Быстро менять фокус внимания между аспектами проекта: деньгами, экономикой, техникой и функциями;

• Легко переходить от деталей задачи к стратегическому уровню, проявляя при этом недюжинные знания и интеллектуальную гибкость.
• Проявлять эмоциональный интеллект, чтобы сохранить команду и не поддаться тактике манипулирования.
• Быть готовым к высоким ожиданиям и смириться с тем, что иногда фактический результат может оказаться не таким, как хотелось изначально.
• Быстро восстанавливаться после стресса и достигать успеха.

Работа менеджера проекта содержит значительный объем документации и конференц-звонков. Высокий уровень контроля процессов в компании приводит к появлению большого количества бумаг и правил.

Менеджер проекта находится в затруднительном положении: трудно справляться с рутинными обязанностями по работе с документами и одновременно участвовать в продвижении проекта. Чтобы избежать этой проблемы, менеджер должен осознать свой уровень концентрации на задачах и принять необходимые меры. В этот момент менеджеру следует подумать о назначении на роль администратора проекта.

Функции РП в зависимости от стадии проекта

Начальная стадия проекта

В начале проекта руководитель должен составить четкий план действий и привлечь к работе команду, которая согласна с целями проекта и готова взять на себя ответственность за выполнение поставленных задач. Кроме того, руководитель проекта должен:

• определить цели и задачи;
• собрать команду проекта;
• распределить задачи между членами команды.

Стадия планирования

На этапе планирования менеджер проекта должен определить:

• временные рамки проекта;
• бюджет и источники финансирования;
• необходимые материальные, трудовые, финансовые и информационные ресурсы;
• перечень работ.

Затем составляется график, в котором отображается состав взаимозависимых задач и сроки их выполнения. В этом плане также указываются подотчетный персонал и расходы, которые соотносятся с отдельными задачами.

Стадия реализации

Пришло время действовать, а не просто разрабатывать планы. Для обеспечения успеха проекта крайне важно скоординировать усилия всех участников, установить протоколы общения и выстроить систему поощрений, чтобы мотивировать сотрудников выполнять свои задачи с усердием и точностью.

Для предотвращения проблем во время реализации проекта важно придумать способы снижения рисков и распознать факторы, которые их вызывают.

На этапе выполнения проекта основная задача менеджера проекта — управлять работой внешних подрядчиков в соответствии с задачами, а также контролировать ход работ.

Когда возникают трудности или нестандартные обстоятельства, руководитель проекта должен сделать разумный выбор. Результаты решений могут потребовать изменения плана, ресурсов и даже промежуточных целей проекта.

Основными параметрами контроля являются:

• качество работы;
• сроки;
• бюджет;
• стратегии снижения рисков.

Менеджеры проектов обычно имеют дело с:

• неясными и часто меняющимися условиями;
• плохой работой и низкой производительностью;
• несоответствия в деятельности отдельных членов команды;
• неэффективным распределением ресурсов;
• повторение деятельности.

Следовательно, управление ориентировано на достижение желаемого эффекта в установленные сроки с ограниченными средствами в условиях непредсказуемости.

Стадия завершения

На заключительном этапе проекта менеджер подводит итоги, исследует достижения, а также составляет финансовые документы для заказчика проекта.

Необходимо сформировать базу данных и базу знаний по проектной деятельности. Эта информация помогает повысить качество и эффективность будущих проектов.

Необходимые качества руководителя проекта

Личность руководителя может оказать серьезное влияние на судьбу проекта. Как правило, риски и обязанности, которыми приходится управлять этому человеку, гораздо значительнее, чем у других линейных руководителей. Многие решения принимаются без наличия всех фактов, за которые менеджер несет индивидуальную ответственность. В результате на эту должность обычно берут человека с большим опытом работы и уверенного лидера, а не человека со специальным образованием.

Каждый кандидат, претендующий на должность руководителя проекта, должен обладать определенными качествами:

• Умение решать проблемы. Он должен уметь замечать трудности в процессе достижения целей и генерировать жизнеспособные альтернативы для их преодоления.
• Логическая мышление. Он должен уметь визуализировать общую ситуацию, воспринимать потенциальные препятствия на пути развития проекта и придумывать практические стратегии для их преодоления.
• Менеджеру необходима уверенность в себе, чтобы мотивировать и вести за собой свою команду. Тот, кто уверен в своих навыках и талантах, является отличным примером для коллег.
• Инициатива также имеет ключевое значение. Без умения убеждать менеджеру проекта будет трудно убедить свою команду предпринять определенные действия.
• Менеджер проекта должен быть инициативными и побуждать свою команду к действиям.
• Стрессоустойчивостью. Квалифицированный работник способен рационально оценить любые проблемы и не растеряться. Они должны уметь быстро думать и реагировать на неожиданные события без паники.
• Гибкостью в управлении. Способный менеджер не боится вносить изменения в свой план в зависимости от ситуации. Он должен уметь адаптировать свою стратегию при появлении новой информации.
• Руководитель проекта несет ответственность за принятые или не принятые решения и работу команды. Он не пытается уйти от ответственности за ошибки и не указывает пальцем на своих подчиненных.
• Пунктуальностью. Кроме того, успешный руководитель проекта знает, как эффективно использовать свое собственное время и время своей команды. Он соблюдает сроки выполнения задания и следит за тем, чтобы его коллеги своевременно выполняли свои обязанности.
• Чтобы в команде царила приятная атмосфера, необходимо быть чутким, понимающим и внимательным к их качествам и чертам характера. Это поможет предотвратить возникновение разногласий и склок. Сострадание к коллегам и чуткое отношение к их потребностям — залог успеха.

Следовательно, успешное управление проектом требует квалифицированного контроля каждого соответствующего процесса с использованием вышеупомянутых функций управления.