Адаптация новых сотрудников: методы, этапы, чек-лист

О чем речь? Адаптация новых сотрудников помогает настроить продуктивную работу персонала в организации без текучки кадров и в короткие сроки. Не всегда работодатели правильно представляют себе этот процесс и способны его умело наладить.

Что от этого зависит? Применяемые организацией методы влияют на срок интеграции, настрой сотрудника, прибыль компании и в целом устанавливают атмосферу в коллективе. Уже этого достаточно, чтобы наладить адаптацию новых сотрудников по правилам.

Цели адаптации

Под адаптацией новых сотрудников в организации следует понимать процесс получения новых знаний, навыков, моделей поведения, которые помогают специалисту освоиться в коллективе и начать приносить работодателю максимальную пользу.

Каждый работодатель заинтересован в том, чтобы новый специалист максимально быстро освоился в коллективе, ведь от этого напрямую зависит его продуктивность. В то же время, согласно исследованиям, лишь 27 % работодателей уделяют внимание пребордингу – мероприятиям по адаптации новых сотрудников до того, как они приступят к труду. Еще один любопытный факт.

Среди работников, которые уволились не позднее 6 месяцев после трудоустройства, большинство было готово это сделать гораздо раньше – уже после двух недель на новом месте. В результате в штате компании возникает пробел, приходится искать следующего сотрудника и тратить время на его обучение.

Приступая к составлению программы адаптации персонала, необходимо ясно определить цель. Чаще всего выбираются следующие:

• Оптимизация издержек. Сразу после выхода на работу новичок может испытывать проблемы в отношениях с коллегами, что напрямую снижает его эффективность. Скорейшая интеграция в коллектив позволяет сэкономить время и расходы работодателя.
• Уменьшение текучки кадров. Если сотруднику некомфортно, он с большой долей вероятности начнет искать другое место. Это заставит работодателя не только тратить время на поиск замены, но и вкладываться в обучение нового специалиста.
• Экономия времени. При грамотно выстроенной и эффективной программе адаптации расходуется меньше времени на объяснение сотрудникам особенностей работы организации, разграничения обязанностей, требований руководства и т. п.
• Уменьшение стресса у новых членов коллектива.
• Повышение ценности работы для сотрудника. Это позволяет получить максимальную отдачу от специалиста, поскольку он тратит силы на выполнение трудовых обязанностей, а не на поиск нового места.

• Численность сотрудников и масштаб компании. В малых организациях реже встречаются программы по адаптации персонала.
• Корпоративная культура, наличие готовых алгоритмов приспособления на новом месте работы.
• Психологический климат — в лояльном штате адаптация протекает быстрее и безболезненнее.
• Руководящие навыки начальников, директора компании
• Должность сотрудника — функциональные обязанности, нагрузка, степень ответственности.
• Наличие у специалиста необходимых компетенций — если он не обладает нужными знаниями и навыками, освоиться в коллективе ему будет намного сложнее, чем опытному профессионалу.
• Мотивация сотрудника — сюда входят ожидания от новой работы, его планы на построение карьеры в данной компании либо отсутствие таковых.
• Профессиональные и личностные качества специалиста — уровень эмоциональной зрелости, общительность, образование и опыт.

Виды адаптации новых сотрудников

Различают первичную и вторичную адаптацию новых сотрудников на рабочем месте (в зависимости от опыта). Первая форма подразумевает подготовку лиц, которые впервые выходят на место труда или утратили навыки коммуникации в коллективе. Это относится главным образом к выпускникам учебных заведений и женщинам при выходе из декретного отпуска. В обоих случаях адаптация может протекать достаточно тяжело.

Вторичная адаптация – мероприятия по интеграции в коллектив сотрудника, который ранее работал в другом месте и обладает определёнными коммуникативными навыками. Однако в новой организации свои требования, структура, обязанности по должности, поэтому подготовка все равно нужна.

Различают несколько видов адаптации в коллективе:

• Социальная. Знакомство с коллегами, усвоение принятых норм и правил поведения. Это помогает побороть чувство дискомфорта и стать в коллективе своим.
• Производственная. Сотрудник должен изучить должностной регламент, технологию производства, свои обязанности в бизнес-цикле.
• Профессиональная. Новый работник осваивает навыки и знания, необходимые для выполнения задач по должности, понять, каковы перспективы построения карьеры в данной компании.
• Физиологическая. Работник привыкает к новому режиму труда, нагрузке, для этого нередко приходится вносить изменения в собственный распорядок дня, отдыха, приема пищи и т. д.
• Психологическая. Включает формирование доброжелательных отношений с коллегами и руководством компании.
• Организационная. Включает усвоение новым сотрудником требований должностного регламента, своего места в структуре компании, субординации в коллективе.

Программа адаптации новых сотрудников может быть составлена как по каждому из указанных видов отдельно, так и составлять единую систему.

Классические методы адаптации

Как правило, используются следующие средства адаптации нового сотрудника:

• Адаптационная беседа.
• Составление плана развития.
• Корпоративные мероприятия, встречи с руководством компании.
• Обучение.
• Поддержание обратной связи.
• Аттестация в течение и в конце испытательного срока.

Такие мероприятия составляют содержание традиционного подхода к адаптации, однако он имеет ряд минусов. Так, в российских реалиях часто используется наставничество, при котором опытный сотрудник берет на себя поддержку новичка, вводит его в должность, рассказывает о порядках в компании и т. д.

В этом случае пришедший в коллектив заведомо чувствует себя в несколько ущемленном положении, поскольку над ним довлеет статус более опытного коллеги, к которому необходимо прислушиваться. Представляется более эффективной поддержка профильного специалиста по кадрам, который может оказывать помощь новичку в сложных ситуациях.

Современные методы адаптации

Современные инструменты профессиональной адаптации новых сотрудников в коллективе позволяют в значительной мере автоматизировать данный процесс в сочетании с индивидуальным подходом к каждому работнику. Рассмотрим три наиболее популярные методики интеграции, которые показали эффективность.

Инструменты персональной адаптации

Раньше. В компаниях существовала строгая иерархия, в которой новичок часто ощущал себя школьником. Более опытные коллеги постоянно старались научить, указывали на ошибки и некомпетентность.

Теперь:

• Бадинг (Buddying). Нового работника сопровождает buddy — приятель. Он пришел на работу не так давно, но успел получить некоторый опыт, может рассказать о нем более неформально и доступно.
• Коучинг. Коуч (тренер) не всегда специалист по работе, которую выполняет новичок. Это больше психолог; он поможет наладить отношения с коллегами, даст совет при трудностях в коммуникации. Коучинг может использоваться на протяжении всего времени работы человека в данной компании.
• Шедоуинг (Shadowing). Новичок прикрепляется к опытному сотруднику, следуя за ним, словно тень (shadow), наблюдая за тем, как тот выполняет работу. Это позволяет быстро освоить должностные особенности, а ментору не приходиться тратить время на теорию, можно всё показать на практике.

Геймификация

Раньше. Отсутствовали игровые методики вовлечения специалиста в деятельность компании. Сотрудник не всегда мог соотнести свою работу с общей целью компании.

Сейчас: руководители осознали: продуктивность специалиста повышается, его психологическая интеграция в коллектив идет быстрее, если использовать игровые механики, стимулировать интерес новичка к ним. Всевозможные квесты, бизнес-игры, бонусы за выполненные задания позволят разнообразить и ускорить адаптацию, познакомиться с коллегами, изучить особенности бизнес-процессов, стать своим в коллективе.

Автоматизация для HR

Раньше. Процессы, от которых зависит нормальная деятельность компании, проводились в полуручном режиме. При наличии формальных признаков автоматизации (таблицы, диаграммы, базы данных и т. п.) на это уходит много времени. Исследования показывают: специалист по кадрам еженедельно тратит на такое управление до 8 часов. Наличие четких алгоритмов действий позволило бы работникам решить многие из этих вопросов самостоятельно, без участия сотрудника HR-службы.

Теперь. Многие адаптационные процессы автоматизированы. При большом штате сотрудников (свыше 100 человек), при максимальном объеме удаленно трудящихся автоматизация оказывает значительную помощь в интеграции новичков. Руководители компании и HR-специалисты благодаря этому получают больше времени для решения задач, требующих нестандартного подхода, не отвлекаясь на рутинные операции.

В числе инструментов автоматизации следует отметить следующие:

• Имейл-рассылки.

При адаптации новых сотрудников на предприятии информацию им нужно подавать дозированно, иначе они просто не будут успевать ее усвоить. Для этого хорошо подходят цепочки писем по электронной почте. Специалист по кадрам должен разработать контент-стратегию, выбрать правильную периодичность, объем материалов для рассылки, поддерживать обратную связь и контролировать процесс интеграции новичка.

• Корпоративная обучающая платформа.

Подобная площадка позволит проводить обучение новичка без непосредственного участия коллег, на ней можно опубликовать все материалы, корыте могут понадобиться этому сотруднику:

• Информацию о компании: её структура, история, миссия.
• Перечень специалистов, к которым можно обратиться за помощью, с указанием должностей, контактных данных, фотографий.
• Материалы, касающиеся должностных обязанностей работника.
• Интерактивное тестирование.
• Инструменты контроля прогресса изучения полученной информации.

Автоматизация – эффективный инструмент интеграции новичков, но она не может решить все задачи, поэтому необходимо сочетать интерактивные средства с другими способами адаптации.

Часто новички стараются изучить все и сразу. Это – не самый продуктивный подход. Во-первых, возникает путаница, во-вторых, значительный объем информации не усваивается. Рекомендуется рассказывать сотруднику об особенностях работы дозированно. Для этого можно использовать чат-бот. Он в корпоративном мессенджере (Slack, Telegram и т.д.) позволяет автоматизировать большинство мероприятий по адаптации и обучению новых сотрудников. Принцип следующий:

1. В первый рабочий день чат-бот «знакомится» с новичком и кратко вводит его в курс дела.
2. С определённой периодичностью он направляет этому сотруднику материалы со ссылками на ресурсы, для подробного изучения, интегрируется с обучающей платформой и корпоративным порталом.
3. Чат-бот обрабатывает данные о результатах прохождения адаптационных мероприятий несколько раз в течение испытательного срока. Периодичность выбирается в каждом случае индивидуально: еженедельно, ежемесячно, в середине и т.д.
4. Если работник обращается к чат-боту, он получит ответ в режиме 24/7. Можно повторно задавать одни и те же вопросы, автомат не станет раздражаться, что он сообщал уже ранее то же самое.
5. Бот в середине, в конце испытательного срока проводит аттестацию. Удобен тест в формате диалога.

Программа выполняет функцию приятеля – buddy, который всегда готов помочь и общается дружелюбно. Это помогает человеку быстрее освоиться в должности, погрузиться в работу, что способствует успешному прохождению испытательного срока и последующей деятельности.

Исследования показывают, что грамотная адаптация новых сотрудников в коллективе позволяет на 58 % повысить вероятность продолжения труда в этой компании в течение 3 лет и более. Также эффективность выполнения им должностных обязанностей в этом случае возрастает на 50 %.

Этапы адаптации новых сотрудников

Ознакомление

Чаще всего оно проводится в период испытательного срока. Сотрудник усваивает цели компании, ее идеи, узнает о корпоративной культуре, знакомится с коллегами. Это позволяет понять, соответствует ли работа ожиданиям новичка, помогая ему принять решение о целесообразности продолжения труд в компании.

И руководитель получает возможность всесторонне оценить человека: компетенции, коммуникабельность, соответствие занимаемой должности. По результатам испытательного срока кадровый департамент принимает решение о заключении полноценного трудового договора или об увольнении работника.

Приспособление

Данный этап занимает в среднем от одного месяца до года. Всё зависит от сложности работы, степени ответственности сотрудника, его поддержки коллегами и руководством, отношений с подчиненными. Если рассматривать конкретные должности, то быстрее остальных адаптируются кладовщики (в среднем на это у них уходит 27 дней).

Офис-менеджеры и секретари приспосабливаются 46–47 дней. Менеджерам по продажам, бухгалтерам, юристам, руководителям требуется 80–82 дня. Специалистам кадрового отдела, программистам для интеграции может требоваться до 100 дней.

Ассимиляция

Сотрудник полностью осваивается в коллективе, понимает свое место в нем, способен определить, какие направления работы являются ключевыми, а какие – второстепенными.

Проблемы, которые возникают у новых сотрудников

Обычно новый сотрудник испытывает на работе дискомфорт, который вызван требованиями даже лояльного руководства. И дело здесь не в самих правилах как таковых, а в их новизне, непривычности. Иногда возникают проблемы в коммуникации с коллегами. Недоброжелательное отношение к новичку может заставить его дистанцироваться от команды и лишить желания проявлять личную инициативу. Часто это приводит к мыслям об увольнении уже в ходе испытательного срока.

Отметим проблемы, которые наиболее характерны для новых сотрудников:

• Не хватает навыков самоорганизации.
• Трудности при интеграции в новую среду.
• Сложности при общении с коллективом.
• Стеснение в общении с руководителями, боязнь обнаружить свою некомпетентность.
• Дефицит навыков практической и самостоятельной работы.

Негативное влияние на адаптацию новых сотрудников в компании оказывают субъективные переживания:

• Сомнения в собственных силах.
• Страх совершения ошибки.
• Опасения попасть в опалу у руководства или оказаться чужим для коллектива.
• Страх потери работы.
• Опасения нарушить требования компании, если они могут вызвать негативные последствия для сотрудника.
• Отсутствие стремления наладить диалог с коллективом, эмоциональная отстранённость.

На адаптацию новых сотрудников влияет множество условий, этот процесс в равной мере зависит и от самого специалиста, и от работодателя.

Со стороны компании на интеграцию нового сотрудника оказывают влияние следующие факторы:

• Штат сотрудников, масштаб компании, отлаженность организационно-управленческих процессов.
• Особенности корпоративной культуры, используемые инструменты адаптации, программы обучения, наличие института наставничества.
• Готовность команды принимать в свой состав новых членов.
• Заинтересованность руководства компании в интеграции сотрудников в коллектив.
• Режим работы, оклад, комфорт на рабочем месте.
• Отношения между коллегами.
• Управленческие способности руководителей среднего и высшего звена.

Условия, которые зависят от самого работника:

• Наличие опыта труда на аналогичной должности в другом месте.
• Способности и желание к обучению.
• Стремление построить карьеру в компании, расти в ней, либо отсутствие такового.
• Функциональные обязанности, степень ответственности, нагрузка.
• Компетентность работника, соответствие навыков и знаний занимаемой должности.
• Образование и опыт.
• Стрессоустойчивость, эмоциональная зрелость.
• Общительность.

Чек-лист адаптации новых сотрудников

Построить эффективную систему адаптации новых сотрудников поможет четкий чек-лист мероприятий. Перед тем как человек приступит к работе, желательно предоставить ему следующие сведения:

• Перечень документов, которые требуются для оформления на вакансию.
• Информация о времени и месте прибытия.
• Данные сотрудника, который встретит новичка в первый рабочий день.

Дальнейшие мероприятия могут быть следующие:

Первый день

Новичку нужно помочь освоиться, чтобы он не чувствовал себя одиноким и брошенным на рабочем месте. Даже если сотрудник – опытный профессионал, не следует требовать от него результата в первый же день. Ему необходимо освоиться, понять организационную структуру, изучить внутренние порядки. Выход на новую работу – это практически всегда стресс, причем даже для руководителя. Рабочее место должно быть оснащено всем необходимым: компьютер, канцелярия, документы и т. д.

Рекомендуется провести приветственную встречу с сотрудником, в ходе которой сделать следующее:

• Провести инструктаж и экскурсию по офису.
• Познакомить новичка с коллективом, в первую очередь с теми, с кем придётся взаимодействовать.
• Рассказать о руководителях, ключевых сотрудниках.
• Дать информацию об организации, ее структуре.
• Рассказать об истории компании, целях, идеях, положении на рынке, основных результатах работы, параметрах и т. д.
• Сообщить о правилах внутреннего распорядка, корпоративной культуре, традициях.
• Проинформировать о порядке взаимодействия с коллегами: какие проблемы решаются лично, что – по телефону, по электронной почте или через мессенджер и т. п. Также нужно рассказать о порядке отчётности о проделанной работе.

Коллеги также должны поприветствовать нового сотрудника и рассказать немного о себе. Освоиться будет легче, если найти в коллективе близких по интересам, ценностям и т. д. людей.

В средних и больших компаниях хорошо работает приветственная рассылка по электронной почте. Сотрудникам направляется письмо, в котором сообщается о выходе новичка на работу, его должности, опыте работы, сфере ответственности. Также прикладываются фотография, ссылки на личные ресурсы в интернете (страницы в социальных сетях, блоги и т. п.).

С самого первого дня работы необходимо грамотно выстроить процесс интеграции новичка в коллектив. Даже если он долго работал на той же должности, в иной компании может отличаться оргструктура, ПО для работы, формы отчетности и т. д., не говоря уже о множестве незнакомых коллег вокруг. Приступив к работе, сотрудник должен понять цели и задачи, стоящие перед ним, каких результатов работы надо добиться, что за знания и навыки необходимо приобрести, как найти источники их получения.

Первый и последующие месяцы должны протекать логично и последовательно

В этом помогут всевозможные памятки, инструкции, ссылки на статьи на корпоративном сайте, из которых можно почерпнуть информацию о бизнес-процессах. Это будет способствовать инициативности работника, а также избавит руководителя от лишней траты времени и сил. Желательно подготовить график встреч с начальником либо наставником. Нужно дать время сотруднику, чтобы прояснить непонятные моменты, попросить о помощи и получить ее, если возникают затруднения.

Читайте также

Контроль работы сотрудников: принципы, правила, этапы

Подробнее

В первый месяц встречи с руководителем нужно проводить чаще, например, еженедельно по полчаса. В дальнейшем их периодичность может стать не такой частой, однако оставлять новичка совсем без внимания нельзя. Специалист по кадрам также наблюдает за новичком, проводит с ним встречи, узнает о впечатлениях, мотивации сотрудника. Можно использовать при этом анкеты, опросные листы, которые помогут получить объективную картину.

Периодически в течение испытательного срока проводятся промежуточные встречи новичка с руководителем и специалистом по кадрам. Сотрудник должен давать и получать обратную связь, чтобы своевременно можно было устранить возникающие проблемы и получить ответы на вопросы, высказать предложения.

Освоиться на новом месте будет проще, если руководитель при встрече будет отмечать успехи, достижения новичка. Вместе с этим, сотрудник должен получать объективную оценку, при наличии пробелов в знаниях и навыках необходимо указать, над чем именно нужно дополнительно поработать.

Часто задаваемые вопросы об адаптации новых сотрудников

Сколько времени уходит у новичка на подстройку?

Обычно программа адаптации охватывает весь испытательный срок, который, в свою очередь, должен соответствовать по времени положениям трудового законодательства. Согласно Трудовому кодексу РФ уставлена следующая продолжительность испытательного срока:

• Шесть месяцев — для руководителей компании, главных бухгалтеров и их заместителей (включая работу в филиалах).
• Три месяца — для остальных должностей.

Кто несет ответственность за адаптацию сотрудников?

На этапе приема на работу с новичком в основном взаимодействует специалист по кадрам. После вступления в должность назначается лицо из действующих сотрудников организации. Им может быть:

• Специалист по кадрам. Руководит процессом обучения, контролирует ход адаптации, обеспечивает благоприятный психологический климат и вовлечение новичка в работу, следит за соблюдением сроков выполнения всех запланированных для него мероприятий, фиксирует результаты прохождения испытательного срока.
• Руководитель отдела или организации. Он отвечает за получение новичком навыков, необходимых для работы, проверяет качество выполнения профессиональных задач, устраняет ошибки и дает указания, обязательные для выполнения.
• Наставник или коуч. Оказывает поддержку человеку в течение всего испытательного срока, в том числе психологическую. Тренер в ходе адаптации новых сотрудников может высказывать собственные идеи, как быстрее интегрироваться в коллектив.

Читайте также

Учет рабочего времени сотрудников: методики, документация, способы организации

Подробнее

Почему не дает результатов «армейский» подход к адаптации?

Во многих организациях используется принцип «выплывет – значит, будет работать». Специалисту дают сложные поручения без каких-то объяснений, максимально загружают и наблюдают, справится ли он. Тест на выживание – плохой способ адаптации новых сотрудников.

Вероятно, это и позволяет выявить самых стойких и целеустремлённых специалистов, но в перспективе этом может обернуться расслабленностью после успешного прохождения испытательного срока, конфликтами с коллегами, потерей мотивации.

С помощью новых технологичных методов ускоряется процесс адаптации, становится непринужденным и приятным. Таким образом экономится время как начальства, так и нового сотрудника.

Автор статьи

Галина Кочеткова

Понравилась статья? Поделитесь: