Структура управления проектом и ее задачи

О чем речь? Структура управления проектом определяет наиболее подходящий способ организации взаимодействия всех его участников и путей достижения целей. Для этого используются современные технологии, навыки и средства.

Для чего? Разработка структуры не только позволяет координировать все текущие процессы, но и объединяет значительное количество людей внутри проекта и вне его. Как результат, все элементы системы слаженно функционируют для достижения намеченного результата.

Понятие структуры управления проектом

Организационная структура управления проектом представляет собой временную схему, разработанную с целью улучшения управления и взаимодействия в рамках проекта. Она определяет и визуализирует процессы взаимодействия как внутри, так и с внешними участниками.

Управление проектами — это комплексное и систематическое управление совокупностью взаимосвязанных мероприятий, объединенных в проект.

Целью организации структуры управления проектом является разработка и реализация инициатив, направленных на достижение поставленных задач путем эффективного планирования, распределения времени и ресурсов, составления бюджета, определения рисков, формирования команды проекта, установления проверенных каналов связи и организации исполнения.

Одним из ключевых отличий управления проектами от общего менеджмента является акцент на системе и комплексности в целом.

Кроме того, это высококвалифицированная и инновационная практика, основанная на применении передовых научных знаний, опыта, методологий, инструментов и различных технологических систем.

Необходимо заметить, что в управлении проектом уже заложено профессиональное руководство изменениями. В различных областях могут использоваться разные стратегии и инструменты, которые обладают значительной эффективностью в условиях постоянно меняющейся социально-экономической среды и, в том числе, при переходе к рыночным отношениям.

Структура управления проектами имеет огромное значение по нескольким причинам:

• Она позволяет эффективно решать множество разноплановых задач, которые не под силу одному человеку. Это требует разделения функций между множеством специалистов разного профессионального уровня. Поэтому система управления проектом обязательна.
• Для достижения конкретных целей очень важно обеспечить, скоординировать и применить разные ресурсы.
• Наконец, действия, направленные на достижение поставленных целей, требуют двух ключевых составляющих: создания четко выстроенной системы управления и надлежащей формализации рабочих, коммуникационных процессов и принятия оперативных решений.

Суть управления проектами

Проект — это ограниченная по времени инициатива, направленная на создание определенного продукта, услуги или результата. В отличие от операции, проект имеет определенные цели, сроки начала и окончания, а также ограниченные ресурсы.

Суть управления проектами заключается в организации и контроле выполнения задач, направленных на достижение целей. Успешный процесс предполагает принятие обоснованных решений на протяжении всего процесса, соблюдение сроков и бюджетных ограничений, а также эффективное применение технических и административных знаний.

Организация управления проектом — создание структурированной и целостной системы, в которой все элементы органично взаимодействуют, обеспечивая эффективность процесса управления. Это обеспечивает эффективный режим работы и позволяет поддерживать процесс в оптимальном состоянии.

Другими словами, под организацией управления проектом подразумевается объединение отдельных частей системы управления проектом для обеспечения ее нормальной работы.

Цель проекта — это движущая сила, определяющая желаемые результаты по итогу реализации проекта. Поэтому эффективное управление проектом предполагает постановку четких целей, составление комплексного плана действий, распределение функций и ресурсов, координацию действий членов команды и контроль за ходом достижения поставленных целей. Кроме того, грамотное управление предполагает принятие взвешенных решений по изменению масштабов проекта и оперативное реагирование на непредвиденные обстоятельства.

Менеджер играет важную роль в руководстве проектами и должен иметь четкое понимание и навыки в планировании, управлении рисками, оценке ресурсов и графическом представлении работ. Кроме того, он обязан эффективно координировать работу различных сторон, вовлеченных в проект, включая исполнителей, заказчиков и других участников.

Как выглядит структура управления проектами

Сегодня практика в области проектных структур управления в различных отраслях, в том числе и в международном сотрудничестве, достигла такого уровня, когда необходимо интегрировать накопленные знания по управлению ресурсами в единую системную модель. Она будет призвана объединять практику и знания, накопленные в различных областях для повышения эффективности управления проектами. Цель — создание комплексной структуры, обеспечивающей принятие эффективных управленческих решений и успешное выполнение проекта.

Структура управления проектами

• субъекты руководства;
• объекты администрирования;
• процессы управления проектами.

Каждый из этих элементов имеет свою иерархическую структуру.

Ключевые объекты управления проектами включают в себя программы, разные проекты, многочисленные организации и системы.

Важно понимать, что каждый из них имеет свои цели, стратегии, структуры, стадии жизненного цикла и среду.

Субъекты управления проектами играют непосредственную роль в качестве активных участников проекта, внося свой вклад в процессы принятия решений и влияя на конечные результаты.

Субъекты, занимающиеся созданием структуры управления реализацией проектов, включают в себя следующие категории участников:

Основные участники проекта

• инвесторы;
• заказчики;
• подрядчики;
• исполнители и другие.

 Команда управления проектом

• руководитель проекта;
• члены проектной группы;
• другие лица проекта.

Как происходит управление проектом

Процесс управления проектами реализуется через прямые и обратные связи между ключевыми участниками и элементами управления. Этот процесс, как и другие, имеет иерархическую структуру, построенную на различных видах деятельности и протоколах управления проектами. Каждая задача здесь соответствует определенной фазе общего процесса.

В иерархической структуре крупной корпорации человек, курирующий подразделение, как правило, выполняет множество обязанностей. В их число входит и контроль за подчиненными. Иногда это приводит к тому, что даже опытные менеджеры упускают из виду важные детали. Невозможно проконтролировать все особенности проекта, и это может иметь негативные последствия для результатов.

Для эффективной координации усилий сотрудников в рамках сложного проекта администрация использует специализированную организационную структуру управления проектами. Примером может служить внедрение новых продуктов, услуг или технологий, проходящих полный цикл разработки.

При создании организационной структуры проекта выполняется несколько этапов:

• описание компонентов, входящих в состав системы;
• определение их взаимозависимости;
• распределение задач на основе иерархической структуры.

Для сотрудников очень важно понимать, какими методами они должны руководствоваться для достижения успеха в работе в рамках данной структуры.

Успешное управление проектом во многом зависит от умения эффективно декомпозировать задачи и работы. Это предполагает разбиение всего объема работ на управляемые иерархические блоки и другие компоненты.

Задача организационной структуры управления проектами — определить желаемый конечный продукт, наметить необходимые шаги для его достижения и органично объединить все элементы деятельности в целостную систему, соответствующую конечной цели.

Реализация структурированного подхода позволяет достичь следующих ключевых аспектов:

• оценка и анализ различных затрат, связанных с проектом, включая финансовые и временные;
• разбивка общей концепции на управляемые элементы, которые можно эффективно контролировать;
• четкое определение ответственности за каждый блок проекта с учетом индивидуальных возможностей и общей системы;
• создание единой основы для планирования, документооборота и контроля затрат;
• увязка проектной деятельности с системой экономического анализа компании для обеспечения ее согласованности;
• постановка конкретных целей для каждого подразделения компании;
• определение подходящих подрядчиков для сотрудничества.

Организационная структура управления проектом — это временная организационная система управления, позволяющая сотрудникам выполнять задачи на ключевых этапах проекта, таких как планирование или реализация. Ее основное назначение — объединить усилия специалистов и эффективно выполнить сложный проект в рамках заданных ресурсов (финансовых, трудовых и других) и сроков.

Базовые типы структур управления проектами

Типы структур управления проектами могут быть разделены в зависимости от уровней воздействия руководителей на ресурсы и по степени взаимодействия между функциональными блоками и проектной командой. Ниже приведены некоторые из них:

Функциональная

Выполнение проекта осуществляется в рамках одного из необходимых подразделений компании, таких как отдел маркетинга, финансов или разработки. В этом случае управленческий авторитет и ответственность низкие или средние, а контроль над ресурсами осуществляется функциональными менеджерами.

Взаимодействие проектной команды с другими отделами ограничено. Примером функциональной структуры управления проектами может стать создание нового продукта в отделе разработки компании, где менеджер по ресурсам контролирует распределение и координацию ресурсов.

Проектная

Реализация проекта осуществляется в специально созданной организации, обладающей своей структурой, ресурсами и штатом сотрудников. Управляющий проектом обладает высоким уровнем власти и ответственности, ресурсы также у него в полном подчинении.

Внутреннее взаимодействие в проектной группе и коммуникация со стейкхолдерами находятся на высоком уровне. Примером такой организационной структуры управления может быть строительство нового здания или запуск космического аппарата.

Матричная

Выполнение проекта идет в рамках матрицы, объединяющей функциональные и проектные структуры. Управляющий в этой матрице обладает средним или высоким уровнем авторитета и ответственности, а ресурсы соотносятся между ним и функциональными менеджерами.

Читайте также

Продакт-менеджер: кто это и чем занимается

Подробнее

Команда проекта активно взаимодействует как внутри, так и с другими подразделениями. Примером такого вида структуры управления проектами может стать создание системы обеспечения безопасности, способной эффективно охранять несколько отделов внутри корпорации.

Преимущества и недостатки структуры управления проектом

Необходимо отметить положительные аспекты организационной структуры работ управления проектом:

• большое внимание уделяется изучению объекта управления, что включает набор профессионального персонала, привлечение ресурсов, планирование задач и определение результатов проекта;
• полное вовлечение специалистов в рабочий процесс, что обеспечивает соблюдение всех требований, существенное снижение рисков неудач и выполнение функций сотрудниками;
• наличие устойчивых взаимосвязей в команде, что позволяет вносить изменения в проект оперативно, без потери времени и ресурсов. Проектный менеджер быстро реагирует и справляется с актуальными трудностями;
• личная ответственность каждого сотрудника за конечный результат, включая исполнителей. От этого фактора во многом зависит результат выполненной работы.

Однако важно признать и негативные моменты, присущие любой проектной структуре управления проектом.

В ситуации, когда компания одновременно выполняет несколько проектов, сотрудникам становится сложно обеспечить качественное выполнение всех проектов в установленные сроки. Разделение ресурсов часто приводит к нехватке персонала, в результате чего один сотрудник отвечает за несколько проектов. Как следствие, нагрузка на сотрудников возрастает, что ставит под угрозу их способность эффективно выполнять свои обязанности. Это может негативно сказаться на конечном результате проекта.

Для достижения успеха очень важно иметь полное представление о своей роли и месте в иерархии компании. В условиях разнообразия задач и многочисленных обязанностей сотрудники могут испытывать растерянность, что приводит к отсутствию мотивации к достижению общей цели.

Часто задаваемые вопросы о структуре управления проектом

• Что подразумевается под планом управления проектом?

План управления проектом представляет собой документ, детально определяющий процесс выполнения проекта и критерии его успешного завершения, описывающий этапы, необходимые для достижения поставленных целей. В нем отображаются пять ключевых этапов жизненного цикла проекта:

1. начало работы;
2. разработка стратегии и плана;
3. реализация;
4. контроль выполнения;
5. достижение завершения.

• Каков состав команды управления проектом?

Участники команды — это высококвалифицированные специалисты, играющие важную роль в проекте на разных его этапах. Они могут быть штатными и внештатными сотрудниками, внешними консультантами и работать как на постоянной, так и на частичной основе. Конкретные роли и обязанности членов команды определяются целым рядом факторов.

• Кто отвечает за руководство проектом?

Менеджер или руководитель проекта отвечает за успешное достижение целей проекта при соблюдении выделенного бюджета, сроков и поддержании требуемого уровня качества.

Эффективно выстроенная система управления проектами значительно упрощает выполнение конкретной задачи для компании или предприятия. Нанимая квалифицированных менеджеров и распределяя между ними соответствующие функции и обязанности, вы сможете ощутить спокойствие. Главная цель — достижение желаемого результата, отвечающего всем исходным требованиям.

Однако разработка эффективной организационной структуры управления — дело непростое. Оно предполагает не только выделение многочисленных элементов всей системы, но и установление взаимосвязи между ними, а также планирование задач в зависимости от уровня квалификации.

Автор статьи

Галина Кочеткова

Понравилась статья? Поделитесь: