Организация совещаний: правила и этапы

Зачем нужна? Организация совещаний — то, без чего встречи проходят скомканно. Ответственные лица определяют задачи, продолжительность и количество участников. Все это позволяет не тратить время впустую, а решать проблемы компании.

Как нужно? Совещание не должно быть самоцелью, поэтому важно фиксировать договоренности и контролировать их выполнение. Для этого ведут протокол встречи, в котором ставят подписи участники, а также предусматривают другие важные моменты.

Суть и задачи совещаний

Совещания являются важным инструментом бизнеса, поскольку большая часть задач решается только совместными усилиями ответственных лиц. Подобные встречи требуется назначать уже тогда, когда рабочие вопросы затрагивают хотя бы двух специалистов.

Организация и проведение совещаний необходимы для достижения следующих целей:

• Сообщение новостей, изменений в правилах, любых нововведений членам команды. Встречу проводит руководитель, HR, либо один из сотрудников. Важно избежать дальнейшего недопонимания, поэтому все присутствующие задают вопросы. Именно в таком формате может проходить собрание, посвященное, например, новой системе премирования.
• Синхронизация. Речь идет о регулярных деловых встречах с управленцем или без его участия, благодаря которым все работники получают представление о происходящем в организации. Так, могут обсуждаться статусы по задачам, итоги рабочей недели.
• Решение проблем, выбор вектора развития. С этой целью проводятся ситуативные совещания, предполагающие обсуждение отдельного вопроса. На них присутствуют все заинтересованные стороны, представители разных отделов. Допустим, маркетологи и аналитики представляют проект, а стейкхолдеры решают, будет ли он реализовываться. Или организация совещания возможна, если маркетологи предлагают нарастить бюджет на следующий квартал, а финансовый отдел с ними не согласен. Тогда собрание позволяет прийти к единому решению, согласовать план действий, способный удовлетворить всех участников.
• Мотивация, обучение. Руководство может организовывать тимбилдинги, воркшопы, встречи с коучами, мероприятия в неформальной атмосфере для дистанционных команд. Так, можно провести воркшоп, посвященный бережной обратной связи.

При организации совещаний рекомендуется исходить из основных ценностей совместных решений:

• Возможность полноценного участия в процессе. Все присутствующие имеют право озвучить свою позицию и будут услышаны.
• Обеспечение взаимопонимания. Благодаря собраниям сотрудники видят, что у каждого из них свои цели и потребности.
• Генерация решений, удовлетворяющих все стороны. По итогам встречи должны быть учтены цели и потребности всех присутствующих.
• Наличие общей ответственности. Члены команды понимают, как могут воздействовать на результат и готовы прилагать усилия для его достижения.

Благодаря перечисленным принципам в команде формируется здоровая атмосфера, поскольку каждый ощущает, насколько важен его вклад. Иными словами, удается избежать формата работы, при котором сотрудники просто выполняют решения начальства.

Взять на себя организацию рабочего совещания может любой из членов коллектива. Однако руководитель должен присутствовать на большинстве подобных собраний, чтобы иметь возможность отслеживать динамику и видеть потенциальные трудности.

Говорят, лучшее совещание — это то, которого не было. Совсем точной эта ироничная фраза станет, если продолжить ее словами: «…но при этом цель достигнута».

Нет смысла в организации совещания при следующих условиях:

• Отсутствует конкретная цель. Сформулируйте, что именно хотите обсудить, и лишь после этого приглашайте коллег.
• Существует более привычный вариант сообщения новостей. Допустим, работники привыкли смотреть статусы задач в таск-менеджере. Значит, нет смысла тратить время на встречу, посвященную именно статусам.
• Решение успели принять. Вместо имитации мозгового штурма разумнее обсудить план действий либо рассказать, в чем суть вносимых изменений.
• Участники встречи не могут принимать решения, так как у них нет необходимой квалификации, полномочий. Например, предполагается, что руководители отделов обсудят проблему, но присутствуют только исполнители. Тогда совещание стоит перенести на более удобное для менеджеров время.
• Между участниками собрания есть противостояние. В подобной ситуации разумнее прибегнуть к предварительным встречам для каждой из сторон, чтобы понять их позиции и придумать способы сближения. Далее можно приступать к организации общего совещания.
• Проведение встречи оказывается сложнее, чем обсуждение вопроса в переписке. В таком случае рациональнее все упростить и избежать лишних затрат сил.

Виды совещаний

Существуют разные деловые встречи с точки зрения формы проведения, тематики, приглашенных лиц.

При организации совещаний стоит придерживаться классификации по следующим признакам:

• Принадлежность к одной из областей. Совещания могут быть административными, призванными помочь в решении проблем, научными — сюда относятся конференции, симпозиумы, семинары для обсуждения актуальных исследовательских или академических вопросов. Кроме того, совещания бывают политическими и смешанных типов. К первым относятся съезды и собрания членов политических движений.
• Масштаб и число участников. Речь идет о международных собраниях, на которых присутствуют иностранные партнеры, эксперты, а также национальных, региональных и городских совещаниях.
• Место проведения мероприятия. Встречи могут быть выездными и местными.
• Регулярность. Собрания делятся на периодические и постоянно действующие.

В процессе организации совещаний возможно выделение следующих типов:

• Проблемный — необходим для поиска наиболее быстрого и грамотного способа решения задачи.
• Оперативный или диспетчерский — позволяет ознакомиться с актуальным положением дел в компании. Руководители отделов собирают сведения, чтобы передать их главе бизнеса. Так начальство узнает, насколько выполняются планы, достигаются ли цели, удается ли справиться с текущими задачами. Подобные собрания проводятся регулярно, имеют неизменный список участников и могут проходить даже без повестки или плана — этим они отличаются от других видов встреч.
• Инструктивный. Данный тип похож на оперативный, но предполагает обратный порядок передачи информации. То есть она поступает от управленца к главам подразделений и дальше в соответствии с принятой в компании иерархией. Таким образом передаются распоряжения руководства, влияющие на текущий ход работы, измененные правила, нормы поведения, сроки решения некоторых вопросов.

Этапы организации совещаний

Качество подготовки к организации влияет на результаты совещания, вне зависимости от того, будет ли оно деловым, выездным, производственным или иного типа.

В первую очередь, важно заранее составить представление о вопросах, которые будут обсуждаться. Также нужно определить еще ряд важных условий. Можно значительно упростить подготовку, если сразу разработать регламент встречи.

При организации совещаний и конференций выполняют следующие ключевые этапы:

Работа над повесткой собрания

Сформулируйте и зафиксируйте действительно значимые темы, которые предстоит поднять участникам встречи. Если некоторые вопросы можно решить в другое время, нет смысла уделять им внимание в этот раз. Рациональнее разобрать не так много проблем, зато сделать это более детально.

Доказано, что люди более внимательны и лучше воспринимают информацию в начале собрания. Значит, ключевые вопросы стоит проговорить в первой половине мероприятия. Оставшееся время лучше отвести на обсуждение организационных моментов, новостей компании, локальных задач.

В некоторых фирмах повестка встречи формируется в соответствии с жестким регламентом — ему обычно посвящен отдельный документ. Если штат небольшой, такие сложности при организации совещания ни к чему.

Определение участников встречи

Обязательно присутствуют члены команды, имеющие непосредственное отношение к темам, которые включены в повестку.

От того, сколько человек будет на совещании, зависит его эффективность. На важные встречи рекомендуется приглашать в пределах 5–10 специалистов, чтобы каждый из них активно участвовал в дискуссии и имел возможность озвучить свою позицию.

Если готовится крупное совещания, секретарь за несколько дней до него отправляет приглашения, где указаны:

• темы, которые планируется поднять;
• дата, время, место проведения собрания;
• просьба подтвердить участие в мероприятии.

Материалы, которые потребуются участникам во время обсуждения, должны быть переданы дополнительно.

Сбор и составление документов

Качество документации влияет на продуктивность переговоров, поэтому при ее подготовке и организации совещания стоит следовать таким принципам:

• Используйте при оформлении единый стиль и деловой шрифт. Хорошими вариантами станут Times New Roman, Arial.
• Облегчите участникам собрания восприятие информации при помощи рисунков, диаграмм, таблиц.
• Всю информацию разбивайте на абзацы, не забывайте про заголовки.
• Применяйте инфостиль, избегайте усложнения подачи сведений.
• Наиболее важные пункты выделяйте курсивом либо цветом — так вы сократите время, которое потребуется сотрудникам на поиск данных.

Можно задействовать презентацию для более наглядной иллюстрации вопросов, но тогда она готовится в том же стиле, что и документация.

Выбор помещения для проведения собрания

Важно, чтобы в помещении спокойно расположились все приглашенные. Выбранный кабинет нужно предварительно проветрить, либо использовать сплит-систему.

При организации совещания заранее подготовьте рабочее пространство, места для членов команды, убедитесь, что в помещении достаточно стульев, есть питьевая вода. Позаботьтесь, чтобы у всех были ручки и бумага для фиксации важных моментов.

Если в кабинете висит доска, проверьте, что есть маркеры нескольких цветов и ластик. При необходимости высохшие маркеры нужно заменить на новые.

Убедитесь, что вся требуемая техника исправна. Если проводится выездное совещание, позаботьтесь о дополнительном оборудовании.

Перечисленные нюансы в организации совещания позволяют обеспечить комфортные условия участникам встречи. Им не придется отвлекаться на мелочи, а значит, они смогут полностью посвятить себя рабочим вопросам.

Также стоит учесть следующие условия организации совещаний:

• На подобное мероприятие обычно уходит 20–30 % рабочего времени участников. Поэтому важно продумать структуру, план собрания и обосновать его необходимость.
• Совещание должно быть посвящено определенному вопросу. Если задачу можно решить в индивидуальном порядке, она обсуждаться не должна.
• Количество участников встречи влияет на ее эффективность: чем больше людей присутствует, тем хуже результаты.
• Важно, чтобы у всех приглашенных на собрание была возможность представить остальным свое мнение по вопросу.
• Проект может обсуждаться лишь тогда, когда присутствует ответственный за его исполнение специалист.
• В начале совещания говорят об итогах прошлых встреч, оценивают их результаты.

Правила организации совещаний

• Руководитель знакомится с идеями всех спикеров, анализирует услышанное и формулирует решение обсуждаемого вопроса.

Дискуссия позволяет совместными усилиями разработать оптимальный способ достижения цели. Однако к консенсусу прийти не удастся, если управленец изначально озвучит свою позицию по вопросу.

Дело в том, что присутствующие могут по-разному отреагировать на точку зрения начальства, если она сразу будет представлена аудитории. Часть сотрудников быстро откажется от своих предложений, согласившись с руководителем. Другие, будучи даже согласными с шефом, решат высказаться в противоположном ключе. Также точно найдутся те, кто предпочтут оставить свое мнение при себе.

Допустив ошибку при организации совещания и озвучив свои мысли, руководитель ставит себя в непростое положение. Не задумываясь об этом, он будет отстаивать свою позицию, ведь редкий управленец готов сказать, что ошибся. А значит, сама встреча утрачивает всякий смысл.

• Начальник должен уметь слушать присутствующих.

Не стоит спорить, когда один из членов команды озвучивает свое видение ситуации. Подобное корректное поведение позволяет управленцу показать, насколько для него важно мнение сотрудников при решении вопросов.

Начальнику ни в коем случае нельзя прерывать, одергивать, оскорблять человека, с суждениями которого он не согласен. Если руководитель сомневается в идеях спикера, стоит вынести их на открытое обсуждение. Недопустима и похвала специалиста при коллегах, поскольку она может вызвать разногласия в коллективе. Кроме того, вскоре остальные поймут, что с руководителем нужно просто всегда соглашаться. Управленцу рекомендуется поощрять самостоятельное мышление сотрудников вне зависимости от того, насколько сильно их мнения отличаются от позиции шефа.

Если очевидно, что человек ошибается, не видит разницы между ключевыми для компании вопросами и второстепенными, лучше после общего собрания это обсудить лично, в спокойной обстановке.

• Чем больше аргументированных высказываний, тем легче прийти к верному решению.

Руководитель может отклонить некоторые доводы своих специалистов, когда обдумает все «за» и «против».

Есть вероятность, что не все присутствующие выскажутся во время встречи. Если человек молчит, нельзя требовать от него идей, осуждать за отсутствие активности. Проблема может быть связана с ошибками при организации совещания и всего хода обсуждения. Например, управленец неверно сформулировал вопрос, не продумал речь, из-за чего участники осознанно отказываются проявлять себя.

• Руководителю следует прислушиваться к команде, систематизировать озвучиваемые аргументы и поддерживать интересные, предлагая более подробно обсудить их в дальнейшем.

Он обязательно отвечает на все вопросы, появляющиеся у присутствующих, и должен быть готов к неожиданностям. Управленец следит за соблюдением плана вне зависимости от реакций участников, ведь именно он отвечает за успешное завершение встречи.

• После того как все актуальные темы рассмотрены, задача руководителя — закончить совещание.

Начальник сам делает выводы, опираясь на озвученную информацию, не используя метод голосования. Не важно, какое количество лиц согласно с конкретным доводом — возможно, руководитель посчитает разумным предложение одного из работников, и именно оно ляжет в основу решения.

Расчет времени на совещание

Количество времени зависит от вида совещания, организация которого планируется. На утреннюю планерку отводится около тридцати минут, тогда как межрегиональное совещание, призванное найти решение конкретной проблемы, длится весь день.

Время начала, окончания встречи, а значит, и ее продолжительность устанавливаются заранее и озвучиваются всем приглашенным. Это позволяет работать быстро, эффективно, а не растягивать собрание до самого вечера.

Перерывы в работе

Когда совещание длится больше, чем один астрономический час или 60 минут, перерывы устраивают через один академический час, то есть через 45 минут.

Для долгих мероприятий стоит продумать паузы, во время которых присутствующие смогут попить и перекусить. Если совещание проводится не на высоком уровне, сервировка угощений не требуется — участники могут сами воспользоваться кулером или кофемашиной.

Стоит заранее поставить бутылки с водой и стаканы на столах, за которыми проходит встреча, чтобы люди утолили жажду, не дожидаясь паузы. В случае с едой такой подход не подойдет, ведь всегда есть риск, что на важные бумаги попадет кофе, будет уронен бутерброд.

Стол с закусками и напитками секретарь накрывает в отдельном помещении. Если он/она ведет протокол совещания в организации, эту же задачу может выполнить другой сотрудник. Еще один вариант: секретарь заранее подготавливает все для кофе-брейков. На расширенных совещаниях обычно присутствует дополнительный персонал.

Продолжительность собрания

Время на все мероприятие, выступление каждого участника, обсуждение конкретного вопроса всегда устанавливается заранее, и задача председателя совещания — следить за соблюдением регламента.

Определить продолжительность при организации совещания проще всего, если:

• узнать у председателя регламент каждого выступления;
• продумать время перерывов, если планируется долгое собрание;
• при помощи калькулятора сложить полученные временные отрезки и добавить еще 20 %.

Председателю важно дать знать, как долго будет длиться встреча. Если его устраивает установленная продолжительность, с регламентом знакомят приглашенных лиц. В противном случае придется изменить план совещания и снова предоставить его председателю на согласование.

Протоколирование совещания

Итак, совещание успешно завершено, актуальные вопросы решены. Далее необходимо закрепить все, чего удалось достичь. Если идеи останутся только на словах, немалая доля поручений так и не будет выполнена, поскольку ее упустят из виду. В подобном случае организация и проведение совещания оказываются неэффективными.

После встречи на руках у руководителя и членов команды должен быть протокол, содержащий в себе все запланированные действия. А именно, в нем фиксируют:

• Дату проведения встречи, чтобы сотрудникам было проще проверить сроки, отведенные на решение вопросов. В идеале, у всех членов команды должны быть отдельные папки для хранения протоколов — они могут быть материальными или электронными.
• Список задач — это ключевая составляющая протокола. Поручения формулируют предельно понятно, не допуская двоякой трактовки. Практика показывает, что, если приказ может быть неверно понят, так и произойдет.
• Перечень ответственных. Удобнее всего оформить протокол как таблицу и у каждого задания зафиксировать фамилии специалистов, которые будут заниматься конкретным вопросом.
• Время, отведенное на задачу, также указывается в описанной выше таблице. Не допускается устанавливать крайний срок: если у человека есть месяц на работу, запишите три недели. Данный ход позитивно сказывается на уровне дисциплины, а все участники процесса получают запас времени на непредвиденный случай.
• Подписи присутствующих и ответственных лиц — таким образом вы фиксируете, что сотрудник имеет представление о содержащейся в протоколе информации.

Ведением протокола при организации продолжительного совещания, на котором дается много заданий, занимается помощник или секретарь. Он фиксирует задачи, фамилии сотрудников, которым поручена конкретная работа, а также все, о чем говорится на встрече. Для короткого собрания нескольких специалистов это правило не действует — руководитель может записать все сам на листе бумаги, в блокноте или в таблице «Excel».

Присутствовавшие получают копии протоколов в бумажном виде. Далее важно отслеживать выполнение задач: спрашивать у сотрудников, как идет процесс, нет ли проблем. Дело в том, что не все специалисты готовы сами признаться, что столкнулись с трудностями.

Полезные сервисы для организации совещания

• Trello

Позволяет создавать отдельные доски для каждой задачи, добавлять исполнителей, устанавливать сроки. При желании готовые карточки задач маркируют по категориям, используют функцию «старения». Последняя предполагает, что цвет карточки меняется, если ей давно не уделяли внимания. Сервис хорошо показал себя в качестве диспетчера задач. Единственная проблема в том, что бывают сбои при отправке уведомлений участникам проекта на e-mail.

• Google Календарь

Позволяет без труда составить расписание, внести в него встречи, поездки, переговоры по телефону. Эта система для организации совещаний может применяться одним или несколькими людьми сразу, если у них есть доступ к «Календарю». Благодаря данному сервису удобно соотносить свое расписание с расписанием коллег и выбирать оптимальное время для важных мероприятий.

• Slack

Данный популярный по всему миру корпоративный мессенджер без труда интегрируется с другими сервисами, таким как Trello. Сообщения остаются в архиве, поэтому их потом легко восстановить. Для каждой беседы выделен отдельный канал, чтобы пользователь мог найти нужный ему чат или проект. Slack удобен для общения с клиентами и партнерами.

• HubStaff

Предназначен для тайм-трекинга, то есть позволяет следить, насколько продуктивно специалист распределяет свое рабочее время. С помощью данного инструмента можно понять, как долго будет идти конкретный проект, замерить эффективность членов команды. Данные функции наиболее полезны, если группа работает удаленно. В целом, HubStaff упрощает организацию совещаний и работы, собирает аналитику, упрощая последующее планирование.

• Google Документы

Относятся к наиболее простым и популярным инструментам. Сотрудникам компании не требуется особое программное обеспечение, чтобы вместе работать над одним документом. Можно ограничивать доступ, включая только просмотр, комментирование или редактирование документов. Любые правки сохраняются в истории, поэтому в случае ошибки можно восстановить нужную версию.

• GoToMeeting

Является удобным современным инструментом, созданным для организации совещаний с персоналом, партнерами, клиентами и инвесторами в онлайн-формате. Одним из важных достоинств является достаточно высокое качество звонков и видеосвязи. Позволяет не только использовать голосовое и видеообщение, но и предоставлять доступ к экрану компьютера другим участникам встречи, а также записывать беседу. Сервис может играть роль вебинарной площадки во время обучения команды.

Проблемы при организации и проведении совещаний

Недостаточная продуктивность подобных встреч может быть связана со следующими факторами:

• Отсутствует ведущий.

Многие вопросы в компании не могут быть решены без участия управленца. Именно ему задают вопросы, он определяет, кому выступать, чья позиция более верная. Без ведущего совещание не имеет смысла, так как требует временных и энергетических затрат, а приводит лишь к суете. Должно быть лицо, способное спланировать действия и сделать выводы по итогам общей работы.

• Не продуман регламент.

Бывает, что специалисты опаздывают и даже просто не появляются на встрече. Тогда мероприятие приходится задерживать или выбирать для его проведения новую дату. Подобный расклад негативно отражается на эффективности работы. Чтобы не допустить этого, важно устанавливать четкий регламент и требовать его выполнения при организации и проведении совещаний.

• Участники не готовы.

Когда не прописаны задачи, некому выступать, работники получают дополнительные задания — результаты их выполнения будут рассмотрены на планерке. А само совещание превращается просто в подготовку к другому совещанию.

Читайте также

Методы разрешения конфликтов в организации

Подробнее

• Приглашены не те специалисты.

Начальство легкомысленно подошло к составлению списка участников собрания. Необходимо, чтобы пришли те, кто разбираются в ситуации, имеют право принимать решения. Иными словами, должны присутствовать не исполнители, а руководители подразделений.

• Отсутствует план, цель.

В таком случае велик риск упустить ключевые вопросы, а собравшиеся будут говорить на темы, не имеющие ничего общего с проблемами компании.

• Неясен результат совместной работы.

Важно, чтобы после собрания каждый знал, что делать, какие сроки ему отведены на работу, кто будет принимать результаты. Если у специалистов нет подобной сложившейся картины, до очередной общей встречи ничего сделано не будет.

Часто задаваемые вопросы об организации совещаний

• Как организовать совещание в дистанционном формате?

При удаленной работе нужно позаботиться о том, чтобы экран ведущего или выступающего отображался перед остальными участниками. Пока спикер не закончит свою мысль, остальные отключают свои микрофоны, если присутствует более двух–трех человек. Это позволит избежать посторонних звуков в эфире. Важно предварительно убедиться, что микрофоны, веб-камеры, программы записи экрана исправно работают.

• Что делать с конфликтом во время собрания?

Выделите тезисы, с которыми согласны все присутствующие, сформулируйте положения, вызвавшие взаимное недопонимание, после чего определите, каким образом справиться с возникшими противоречиями. При организации совещания будьте готовы к тому, что решение может быть не принято сразу, либо придется собрать больше данных, прибегнуть к помощи стороннего эксперта.

• Как обеспечить дисциплину?

Нередко люди опаздывают на 10–15 минут. Справиться с нерадивыми сотрудниками помогают штрафы. При этом важно учитывать сумму и наглядность наказания. Допустим, приглашено восемь специалистов, у каждого из них ежемесячная зарплата в среднем составляет 200 тысяч рублей. Тогда задержка совещания на 10 мин стоит компании 1,5 тысячи рублей. Если среди участников есть те, кого штрафы не смущают, к концу года вы накопите средства на проведение корпоратива.

Выполняя все названные выше правила организации совещания, вы получаете эффективный инструмент коммуникации и работы с коллективом. А также вы наладите продуктивное общение между членами команды.

Автор статьи

Галина Кочеткова

Понравилась статья? Поделитесь: