Методы планирования процессов: задачи и инструменты

Зачем нужны? Методы планирования процессов позволяют компании рационально использовать материальные и человеческие ресурсы для достижения поставленных бизнес-целей.

На что обратить внимание? Для планирования процессов чаще всего используются графики и диаграммы, а также другой инструментарий. Как правило, для этих целей применяются три методики, каждая из которых имеет свои особенности.

Суть проектного управления в бизнесе

Проектное управление – это метод руководства стратегическими задачами, имеющими определенную цель, ограниченные сроки и заданный объем ресурсов для достижения этой цели. Данный подход дает возможность систематизировать постоянные (линейные) процессы и целевые (разовые) инициативы.

Проектное управление становится актуальным в условиях активного научно-технического прогресса, интеграции техники и науки, усложнения бизнес-процессов и роста конкуренции. Такой подход имеет ряд важных преимуществ:

• Возможность достижения стратегических целей посредством внедрения инициатив, способных принести компании пользу в краткосрочной или долгосрочной перспективе.
• Возможность разработки продукта, который имеет заранее опреленные характеристики.
• Соблюдение сроков выполнения тех или иных задач, реализуемых параллельно с другими направлениями деятельности.
• Эффективное распределение и использование ограниченных трудовых, материальных, технических, финансовых и иных ресурсов.

• Разработка и внедрение в производство нового продукта с использованием современных технологий, способных обеспечить компании конкурентное преимущество.
• Использование эффективных методов управления, которые позволяют повысить качество менеджмента на каждом его уровне (оперативном, стратегическом, тактическом).
• Оптимизация расходов на управленческие кадры путем повышения эффективности их работы и сокращения сроков выполнения определенных задач.
• Материальное поощрение персонала за достижение высоких показателей работы.
• Привлечение инвестиций за счет использования современных технологий и передовых идей.
• Концентрация научно-технических, кадровых, материальных ресурсов с целью оптимизации деятельности, снижения затрат времени и средств на разработку и запуск в производство продукта, снижение его себестоимости.

Сферы планирования процессов

Основным инструментом проектного управления является сетевое планирование процессов. Оно позволяет с максимальной пользой использовать возможности персонала, внедрить передовые технологии и вывести на рынок новый бренд.

Также данный инструмент позволяет точно определять и контролировать сроки выполнения отдельных задач и завершения проекта в целом. В основе сетевого планирования находится метод математического моделирования, которое может использоваться как для комплексных мероприятий, так и для отдельных операций, выполняемых для решения определенной задачи. Применяются расчетные, организационные, графические методы, позволяющие не только сформировать перспективный проект, но и вносить в него изменения в ходе реализации.

Для оптимального распределения задач необходимо учитывать ряд факторов:

• ограниченность ресурсов (как материальных, так и нематериальных);
• актуальность используемой информации;
• ограниченные сроки выполнения задач.

Данный подход дает возможность свести к минимуму риски, избежать срывов по срокам. Сетевое планирование отличается системным подходом: обычно для запуска какого-либо проекта требуется синхронная работа нескольких департаментов компании, участие профессионалов, привлеченных на условиях аутсорсинга. Поэтому для достижения результата все действия должны выполняться во взаимосвязи и с соблюдением дедлайнов.

Главная задача, которая ставится при использовании сетевого метода планирования процессов, заключается в сокращении сроков завершения проекта без ущерба для качества и объема продукта.

Сетевое планирование широко используется в самых различных сферах деятельности. Наиболее востребован данный инструмент при разработке нового продукта, который только готовится к выходу на рынок.

Основные сферы использования:

• тестирование серийных образцов;
• автоматизация бизнес-процессов;
• управление персоналом;
• опытное производство;
• инновации;
• технологическое проектирование.

Задачи и инструменты планирования процессов

Использование сетевого планирования при управлении компанией дает возможность выполнить целый ряд важнейших задач:

• оценить сроки реализации проекта;
• оценить временные резервы;
• определить проблемы, возникающие при реализации проекта;
• определить способы решения возникающих проблем;
• оценить имеющиеся ресурсы и графики их использования;
• построить модели проекта;
• составить конкретный перечень работ и установить взаимозависимости между ними;
• разработать иерархическую структуру бизнес-процессов;
• выявить и учесть интересы ключевых участников проекта;
• распределить ограниченные ресурсы;
• повысить доход с учетом потребностей каждого участника;
• свести к минимуму сроки и объемы используемых ресурсов в одном направлении и при необходимости увеличить их для решения других задач.

Конкретное содержание планирования и процессов управления в каждой сфере различается. В отдельных отраслях наиболее важен кадровый ресурс, который помимо расходов на обучение и повышение квалификации характеризуется и личным потенциалом каждого сотрудника, его трудоспособностью, поэтому измерить такой ресурс сложно.

Основными способами ресурсного планирования являются графики и диаграммы. С их помощью можно наглядно представить зависимость между различными процессами, рассчитать сроки, контролировать своевременность их исполнения. Обычно различают две разновидности диаграмм:

• Разработка модели проекта через совокупность вершин, соединенных прямыми, которые отражают связи между отельными процессами.
• Метод «вершина-событие», при котором работы отражаются в виде линий между событиями.

В большинстве случаев находит применение первый способ, так как он позволяет в рамках сетевого планирования полнее учитывать выполняемые работы и необходимые для этого ресурсы, несколько абстрагируясь от сроков реализации.

Принципы планирования процессов

В теории принятия решений планирование рассматривается как ключевой этап принятия управленческих решений в компании, который включает в себя различные стадии и процедуры их реализации, взаимно влияющие друг на друга и выполняемые в повторяющейся последовательности, образуя плановый цикл.

Процесс планирования протекает по своим специфическим закономерностям. Его основой являются методы планирования бизнес-процессов, отобранные качественные и количественные показатели, мероприятия, которые требуются для выполнения плана, его контроля и именуются в совокупности методологией планирования.

Методология планирования, будучи его основой, в настоящее время активно развивается как наука, активно заимствует для изучения своего предмета знания из сферы экономики, информатики, теории планирования. Это оказывает влияние на принципы, лежащие в основе методологии:

• Принцип целостности. В любой компании в рамках одного уровня планирование всех процессов должно осуществляться в одно время и во взаимосвязи друг с другом. В противном случае конечный план не может быть эффективным, он не обеспечит получение качественного продукта и соблюдение сроков реализации проекта.
• Принцип обоснованности. В ходе планирования должны использоваться апробированные научные методы (экономико-математический, опытно-статистический, балансовый, нормативный), положения теории менеджмента, разработки в сфере информационных технологий.
• Принцип направленности. Разрабатываемые проекты должны соответствовать общей стратегии развития компании, быть направленными на достижение промежуточных целей, которые позволяют реализовать эту стратегию.
• Принцип комплексности. Комплексность предполагает учет финансовых, социальных, клиентских и иных аспектов планирования и их структурирование в сбалансированную систему показателей и целей.
• Принцип сбалансированности. В ходе планирования должны учитываться интересы всех участников, а также соблюдаться баланс между издержками и достигнутыми за их счет результатами.
• Принцип гибкости. В ходе реализации любого плана выявляются недочеты и ошибки, требующие исправления. Цели должны ставиться таким образом, чтобы при необходимости они могли быть скорректированы без ущерба для проекта. Реагирующее (интерактивное) планирование подразумевает формирование систем быстро реагирования.
• Принцип непрерывности. Любая компания ведет свою деятельность в меняющихся объективных условиях и трансформируется сама, поэтому план должен подвергаться непрерывному анализу и перестраиваться при необходимости. О принципе непрерывности позволяет получить более полное представление цикл PDCA.
• Принцип участия. В рамках новой парадигмы управленцы среднего уровня и специалисты по планированию выполняют вспомогательную роль в работе линейных специалистов.

Методы планирования процессов

В ходе управления применяются различные методы сетевого планирования процессов. Использование тех или иных инструментов обусловлено постоянством или изменчивостью показателей выполняемых работ.

Детерминированные сетевые модели

Детерминированные модели – это проекты, сохраняющие неизменность порядка и сроков работ вне зависимости от нестабильных внешних условий. Такие модели являются идеальными, а реальные проекты должны быть к ним приближены настолько, насколько это возможно.

Для разработки детерминированных моделей может использоваться несколько методов:

• двухмерная циклограмма, в которой одна ось отражает время, а другая – объем работ;
• диаграмма Ганта, изображающая проект в виде графика или таблицы;
• метод сетевого графика, который дает возможность достичь поставленные задачи при оптимальном использовании ограниченных ресурсов и минимальном расходе времени.

Вероятностные модели

Метод применяется в случаях, когда определить точную последовательность работ и сроки их выполнения не представляется возможным, а также в ситуациях, когда внешние условия значительно влияют на реализацию проекта, но являются неустойчивыми, например:

• погода;
• исполнение обязательств поставщиками;
• политическая ситуация;
• незавершенность опытов и экспериментов и, соответственно, отсутствие их результатов.

Читайте также

Процессный подход к управлению: цели и задачи, преимущества и особенности внедрения

Подробнее

Вероятностные модели классифицируют на альтернативные и безальтернативные. Они разрабатываются на основе следующих методов:

• PERT (для оценки и анализа программ);
• «Монте-Карло» (имитационное моделирование стадий проекта);
• GERT (программный анализ и оценка посредством графики).

Дополнительные методы

Для графического моделирования проекта применяются и иные методы:

• матричный метод диагональной таблицы (учитывает наступление тех или иных событий);
• секторный метод (круг, который означает ограниченную по времени операцию, делится на несколько секторов, каждый из которых соответствует определенному сроку завершения задачи);
• четырехсекторный метод.

Те или иные методы выбираются с учетом целей и задач планирования. Кроме того, любая компания может разработать свою собственную сетевую модель и использовать ее для разработки проекта.

Необходим помнить, что сетевое планирование направленно, прежде всего, на сокращение сроков реализации проекта. В этой связи на практике должны использоваться только те методы планирования процессов, которые понятны персоналу.

Автор статьи

Галина Кочеткова

Понравилась статья? Поделитесь: