Процессный подход к управлению: цели и задачи, преимущества и особенности внедрения

Зачем это нужно? Грамотно организованная система управления способствует эффективному конечному результату деятельности любой организации. Существует три подхода к руководству, каждый из которых отличается спецификой и применяется в компании в зависимости от прогнозируемых результатов. Самым эффективных из них считается процессный подход, сформировавшийся в конце прошлого столетия.

Почему это важно? Основная причина появления процессного подхода – превышение предложения над спросом, в результате которого покупатели стали более требовательными в выборе товаров и услуг. Таким образом, процессный подход к управлению – это один из методов, базирующийся на наборе процессов (взаимосвязанных видов деятельности), в основе которого лежит контроль за их выполнением. О других его особенностях и преимуществах расскажем далее.

3 основных подхода к управлению

Подход к управлению – это метод распределения обязанностей и ответственности. Различают процессный, системный, ситуационный подходы к управлению.

Системный подход

Этот подход к управлению определяет любую компанию как сложную систему, состоящую из разных элементов со своими задачами, но выполняющих одну общую цель в условиях взаимодействия с внешней средой.

• людей;
• технологии;
• задачи;
• структуру.

Руководитель должен воспринимать свою организацию как единое целое, понимая, что все подсистемы работают на решение общих задач. От него будет зависеть, насколько эффективно он сможет скоординировать работу всех элементов системы, наладить их взаимодействие. Так достигаются общие результаты деятельности компании. В то же время каждая подсистема стремится выполнять свои задачи, но эффективность решения этих задач – необязательное условие для достижения общей цели.

Системный подход в управлении можно рассмотреть в двух контекстах. Во-первых, руководитель обеспечивает эффективность выполнения общих целей организации, при этом не допускает доминирования любой из подсистем. Интересам компании не должны мешать проблемы и амбиции внутри конкретного элемента системы. Во-вторых, цели разных подсистем могут противоречить друг другу, смысл управления в том, чтобы обозначать приоритеты.

Ситуационный подход

Этот подход предполагает, что эффективность управления организацией зависит от конкретной ситуации. Выбор способа руководства будет зависеть от внутренних и внешних факторов, универсального решения при ситуационном подходе быть не может. Именно текущая ситуация определяет уместность использования определенных управленческих методов.

Так же как и системный, ситуационный подход – это не просто руководство к действию в тех или иных условиях. Он помогает руководителю ориентироваться среди организационных проблем и находить эффективные пути их решения. Несмотря на общие принципы управленческого процесса, для каждой ситуации характерен уникальный набор приемов.

При ситуационном подходе управления достижения науки используются в реальных обстоятельствах. Менеджмент рассматривает конкретную ситуацию как центральный момент при выборе управленческих решений. Другими словами, это условия, возникшие под влиянием внешних и внутренних факторов, в которых оказывается организация в определенный промежуток времени.

Для этого подхода управления характерно ситуационное мышление. Руководителю важно понимать, на какие методы стоит делать ставку, чтобы получить максимальный результат. Причем выбрать оптимальное решение для конкретной ситуации – это непросто определиться с переменными. Все текущие процессы находятся во взаимодействии друг с другом и не могут рассматриваться по отдельности. Оценить их совокупность, определить влияние окружающих факторов и принять верное решение порой представляет сложность для руководителя.

Процессный подход

При процессном подходе к управлению деятельность компании рассматривается как взаимосвязь бизнес-процессов, направленных на выполнение поставленных целей. Управление организацией основывается на процессе – совокупности повторяющихся действий, так называемых управленческих функций. Единство этих функций и есть управленческий процесс.

Как определяет процессный подход к управлению организацией менеджмент?

Он имеет 4 отличительные характеристики:

• • Выделенный бизнес-процесс преобразует входы в выходы, где вход – это требования, заказ потребителя, а выход – это ожидаемый результат, например, решение проблемы клиента. Кроме того, сюда входит и схема, по которой осуществляется этот процесс, и его участники.
  • KPI (ключевые показатели эффективности) – величины, отражающие эффективность решения бизнес-целей, в том числе и главной из них – удовлетворенности клиентов. Этот показатель отражает не только время и усилия, затраченные на решение задачи, но оценку, которую выставляет потребитель в результате работы.

Читайте также

Бизнес-планирование: как сделать его эффективным?

Подробнее

• Процессный подход к управлению бизнесом зависит от владельца или сотрудника, который отвечает за все процессы одного направления на предприятии. Например, все обращения клиентов складываются в единый процесс, за который отвечает начальник службы поддержки.
• Соблюдение регламента – порядка выполнения управленческих действий и правил для участников процесса.

Цели процессного подхода к управлению

Грамотно выстроенные и понятные процессы внутри компании гарантируют их эффективность. Другими словами, при экономии ресурсов (финансы, время и т. д.) повышается ценность продукта для клиента. BPM-подход обеспечивает полный контроль руководства над работой сотрудников.

Все процессы должны быть очевидны. Это поможет избежать ситуаций, когда временной ресурс тратится нецелесообразно, качество продукта оставляет желать лучшего, клиенты не получают обратную связь и, как следствие, организация теряет прибыль. Процессный подход к управлению предприятием успешно решает эти проблемы.

Цели процессного подхода к управлению можно определить так:

1. Выстроить связи в горизонтальной плоскости, вертикальные – свести к минимуму. Если, например, классическая функциональная модель предполагает движение задач от начальника к подчиненному сверху вниз по иерархической лестнице, то при процессном управлении эти задачи решаются посредством взаимодействия сотрудников без распоряжения руководства. Так укорачивается цепочка, и экономится время.
2. Четко определить зоны ответственности. BPM-модель предполагает, что за каждый процесс отвечает конкретный сотрудник, несмотря на то что решают задачу несколько человек. Это позволяет избежать снижения качества, претензий со стороны потребителей, невыполнения сроков.
3. Не допускать соперничества между разными отделами компании. Все подразделения нацелены на одно – сделать процесс эффективным. Так исчезает конкуренция между подразделениями.

Функции процессного подхода

1. Соблюдение регламента. Эта функция представляет собой процесс преобразования входов в выходы, где вход – это, например, поступление заявки, а выход – отправка заказа клиенту. Чтобы определенный бизнес-процесс проходил отдельно от остальной работы организации, и создается регламент. Определяются участники, намечается схема движения, выстраиваются правила.
2. Контроль. Эта функция позволяет на любом этапе процесса знать, что происходит в данный момент: какой сотрудник занимается решением задач сейчас, каких результатов добились предыдущие участники процесса.
3. Мотивация. Данные о KPI сотрудников помогают выполнить эту функцию процессного подхода к управлению. Сущность заключается в том, что личные интересы людей неотделимы от интересов организации. Чем выше степень активности сотрудников, тем больше их шансы на повышение в должности или увеличение зарплаты, и в то же время тем быстрее и гибче осуществляются бизнес-процессы. От этого зависит положение компании на рынке, в том числе и за счет усиления ценности продукта для потребителей.

Преимущества и недостатки процессного подхода к управлению

В процессном подходе к управлению можно выделить и недостатки. Основной из них – это сложность внедрения этой модели управления. Тут требуется выполнять поэтапные действия. Во-первых, определение и структурирование бизнес-процессов. Во-вторых, процессный подход к управлению предполагает моделирование бизнес-процессов. В-третьих, разработка ключевых показателей эффективности. А также вложения в обучение персонала и подготовка нормативной и регламентирующей документации.

Из плюсов процессного подхода можно выделить такие моменты:

• • Вся компания работает на общий результат, который заключается в повышении ценности продукта для клиентов.
  • Процессный подход к управлению качеством продукции означает непрерывную работу над бизнес-процессами.
  • Система управления понятна и прозрачна. Каждый из участников осознает, для чего он на своем месте и за что отвечает.
  • Сотрудников мотивируют не их профессиональные функции, а конечный результат их работы.

Читайте также

Стратегия развития компании: понятие, виды и их особенности

Подробнее

• Операционная эффективность компании – главный показатель успешной работы.
• Создание регламентов, инструкций для быстрого обучения новых работников.
• Автоматизация бизнес-процессов с помощью информационных систем и платформ, в том числе корпоративных.
• Сокращение времени согласования по важным вопросам.
• Недопустимость конкуренции и конфликтов внутри топ-менеджмента.

Внедрение процессного подхода к управлению

Внедрение процессного подхода к управлению в менеджменте возможно при соблюдении основных условий:

• Сотрудники компании должны быть готовы к переходу на процессный подход к управлению. Важно донести до людей, какие возможности и перспективы их ждут. Только в этом случае можно говорить об эффективности этой модели управления.
• Сама компания должна быть готова к преобразованию структуры управления. Схема «директор – заместитель директора – подчиненный» при процессном подходе неактуальна и подлежит изменению.
• Регламентирование бизнес-процессов. Это трудоемкая работа, поэтому начинать стоит с тех, которые повторяются наиболее часто. В ходе работы можно будет менять и дополнять регламент. Для компании это важно, чтобы понимать, кто несет ответственность за те или иные задачи, с помощью какого оборудования они решаются, как взаимодействие отделов помогает достичь нужного результата.

Внимание! Процессный подход как модель управления не подходит для небольших компаний. Нерационально постоянно обновлять регламент, если в организации трудится мало людей. Также процессный подход к управлению неактуален, если персонал минимально взаимодействует друг с другом. Например, в агентствах недвижимости.

Чтобы эта модель управления была эффективной, следует опираться на следующий чек-лист:

• Процессы должны быть автоматизированы. Каждый из них соответствует регламенту, так можно своевременно выявить слабые места и внести необходимые изменения в систему. Такие действия положительно сказываются на управлении компанией.
• Процессы должны быть структурированы, а именно иметь владельца, ответственного исполнителя, вход, выход, поставленную цель и ожидаемый результат.
• Процессы должны быть взаимосвязанны. Например, сбор информации о потребителях – процедура, на которой можно экономить время, если между процессами налажены связи. Такой подход делает процессную модель управления наиболее эффективной.
• Процессы управляются при помощи действенных инструментов: отчетов, воронок, диаграмм Ганта, планов и др.
• Постоянная работа над процессами в плане их совершенствования. Любую эффективную модель управления можно изменять и улучшать.

Итак, любые преобразования начинаются с осознания необходимости перемен. Перейти от функционального к процессному подходу – это возможность непросто сменить модель управления, но и измениться самим внутри компании. Осуществить этот переход можно не только силами своей организации, но и с привлечением сторонних специалистов.

Вариант самостоятельного внедрения вполне осуществим, но требует большего количества времени и вовлеченности от сотрудников. Однако в любом случае придется вникать во все аспекты и нюансы процессного подхода, чтобы в дальнейшем он приносил пользу вам и вашей компании.

Автор статьи

Галина Кочеткова

Понравилась статья? Поделитесь: