Бизнес-бюджет компании: определение, цели, задачи, виды и методы реализации

О чем речь? Бизнес-бюджет компании, или бюджетирование – процесс контроля, анализа и прогнозирования потоков денежных средств внутри организации. Необязательная практика, но очень полезная для развития компании.

На что обратить внимание? Существует два вида бюджетирования: операционное и финансовое. В первом случае это план работы на год, а во втором – документ с указанием всех поступающих денежных средств. Выделяют два метода организации бюджетного процесса: сверху вниз и снизу вверх. В любом случае при составлении бюджета часто допускают ошибки.

Что такое бизнес-бюджет

Бизнес-бюджет представляют собой деятельность, включающую процесс составления, исполнения, контроля и анализа бюджетов компаний. Бюджет является стратегическим планом, охватывающим доходы и расходы в денежном или натуральном выражении, разработанным для определенного периода.

Составление бюджета может быть организовано как на уровне всего предприятия, так и в рамках его конкретных подразделений, функций или продуктов. Примерами могут служить бюджеты доходов и расходов компаний, бюджеты производств и бюджеты продаж.

Структура и содержание бюджетов тесно связаны с особенностями того или иного бизнеса.

Процесс бюджетирования позволяет упростить управление компанией, предоставляя надежную основу для принятия решений и контроля финансового состояния.

Цели и задачи бизнес-бюджета

Бюджетирование является инструментом прогнозирования результатов деятельности компании, который помогает увеличить эффективность на всех уровнях организации.

Правильно составленный бюджет бизнес-плана имеет следующие преимущества:

• позволяет стратегически планировать и контролировать доходы и расходы предприятия, а также его отдельных направлений или продуктов;
• обеспечивает эффективное распределение и использование различных ресурсов, включая финансовые, материальные и трудовые;
• гарантирует своевременное исполнение обязательств предприятия (расчеты с поставщиками, платежи по кредитам, уплата налогов и зарплаты работникам);
• помогает прогнозировать ситуации, когда денежных средств на счетах компании будет недостаточно для погашения имеющихся расходов, особенно в случаях предоплаты или отсрочки платежей;
• способствует координации действий различных подразделений предприятия;
• обеспечивает контроль достижения поставленных целей, позволяя сопоставлять планы организации с фактическими показателями и выявляя причины проблем.

Управление доходами, расходами и денежными потоками предприятия может потребоваться уже на ранних этапах его функционирования. В самом начале, когда бизнес-операций еще немного, компании часто обходятся без специализированных бюджетов. К примеру, руководитель может запоминать или записывать в заметках предполагаемую прибыль по каждой сделке, график поступления платежей и оплаты счетов.

Однако с ростом предприятия, увеличением количества операций, расширением сети контрагентов и добавлением новых товаров и услуг повышается значимость систематизации сведений о бюджете.

Для успешного продвижения вперед компании необходимо предвидеть направление денежных средств, прогнозировать результаты своей деятельности и формировать долгосрочные цели. Составление бизнес-бюджета проекта помогает решить все эти задачи.

Два основных вида бизнес-бюджетов

Операционное бюджетирование

Представляет собой набор финансовых документов, используемых для разработки плана деятельности компании на текущий год.

Операционное бюджетирование включает следующие ключевые элементы:

• Бюджет продаж. Это данные о планируемом объеме реализации продукции на отчетный период (месяц, квартал, год). Подразумевает дифференциацию выпускаемой продукции по видам и группам.
• Бюджет производства. Помогает контролировать объемы реализации, производства и товарного запаса, исходя из плана продаж.
• Финансовый документ по затратам на оплату труда. Содержит фиксированную, сдельную и премиальную составляющие вознаграждения для сотрудников.
• Бюджет коммерческих расходов. Это расходы на маркетинговые услуги, выплаты партнерам, транспортные услуги и другие коммерческие издержки.
• Финансовый документ по управленческим расходам. Отражает издержки на уплату налогов, коммунальные услуги, кредитные платежи, содержание бухгалтерской службы и прочие затраты.

Финансовый бюджет

Это инструмент, который не только отражает источники поступления денежных средств, но также определяет, на что предприятие намеревается их направить. Он содержит инвестиционный и кассовый бюджеты:

• Инвестиционный бюджет бизнес-проекта включает в себя планируемые затраты на долгосрочное развитие и модернизацию производства. Речь идет о расходах на покупку нового оборудования, строительство цеха, открытие филиала в другом городе и прочее.
• Кассовый бюджет – это детальный план поступлений и расходов денежных средств за отчетный период.

Важно отметить, что все бизнес-бюджеты классифицируются на фиксированные, гибкие и комбинированные. Фиксированный бюджет в бизнес-планировании не подлежит изменениям после утверждения. Гибкий бюджет, напротив, позволяет корректировать планы с учетом обстоятельств. Комбинированный бюджет представляет собой сочетание вышеописанных подходов. Его разрабатывают в начале периода, после чего дополняют в зависимости от условий.

Базовые принципы бюджетирования

Любой бизнес-бюджет должен разрабатываться с учетом некоторых базовых принципов.

Перечислим эти принципы:

• Согласованность. Это гарантирует, что все подразделения предприятия применяют одинаковые формы бюджетов, классификацию и кодировку доходов и расходов, а также придерживаются одного подхода к разработке бюджетов.
• Полнота информации. Подразумевает детальное внесение данных о всех доходах и расходах. Такой подход обеспечивает отслеживание всех направлений денежных потоков и видов затрат компании.
• Сбалансированность и отсутствие дефицита. Обеспечивает соответствие доходов и расходов предприятия. При этом плановый объем расходов не должен быть выше, чем объем доходов.
• Контролируемость. Подразумевает постоянное отслеживание процесса расходования бюджетных средств, чтобы все затраты были санкционированы.
• Точность. Все показатели, вносимые в бюджет, должны быть реалистичными. Это минимизирует ошибки и расхождения с фактическими данными и обеспечивает точность финансовых прогнозов.

Особенности разработки бизнес-бюджета компании

Способ составления бизнес-бюджета зависит не только от размеров предприятия, но и от сферы деятельности.

Финансовая структура компании представляет собой совокупность центров ответственности (ЦО), играющих ключевую роль в распределении полномочий, ответственности и мотиваций в соответствии с результатами деятельности.

Каждый ЦО имеет свой собственный бюджет и определенные показатели финансово-экономической деятельности.

Перед тем как приступить к разработке проекта, необходимо провести анализ финансово-экономической документации, оценить взаимодействие различных отделов и подготовить сотрудников к внедрению системы бюджетирования. Затем можно переходить к созданию модели.

Формируются центры так называемой финансовой ответственности (ЦФО), которые подбираются исходя из сферы деятельности предприятия и типов операций. Руководители ЦФО ответственны за координирование работы, а также контроль доходов и расходов.

Бизнес-бюджет организации, помимо финансовых показателей, включает в себя и натуральные. В связи с этим в компании необходим ЦО, где принимаются стратегические решения.

Два метода организации бюджетного процесса

Существует два базовых метода организации бюджетного процесса: сверху вниз и снизу вверх. Подход подбирается в зависимости от того, кто внутри предприятия инициирует формирование плановых данных для бюджета.

Сверху вниз

При использовании данного метода процесс бюджетирования инициируется с верхнего уровня управления. Топ-менеджмент формирует общие бюджеты для всей организации. После этого информация передается руководителям на нижних уровнях. Эти сотрудники вносят различные детали в общие бюджеты, превращая их в операционные планы.

Подход «сверху вниз» позволяет с самого начала учитывать стратегические цели предприятия, что уменьшает время, требуемое для согласования бюджетов с высшим руководством. Данный метод чаще всего используется в крупных организациях и холдингах.

Снизу вверх

В методе «снизу вверх» бюджетирование инициируется руководителями на операционных уровнях. Они формируют подробные бюджеты для своих подразделений и направляют их выше. Эти бюджеты утверждаются руководством после нескольких итераций. На их основе формируются сводные стратегические бюджеты для предприятия.

Данный подход способствует более активному участию руководителей на нижних уровнях в процессе планирования и выполнения бюджетов.

Читайте также

Система бюджетирования: как внедрить и автоматизировать

Подробнее

Выбор метода бюджетирования зависит от того, какую базу организация использует для разработки бюджетов. Рассмотрим два основных метода: приростное бюджетирование и бюджетирование «с нуля».

• Приростное бюджетирование. Новые бюджеты формируются, исходя из бюджетных или фактических значений предыдущих периодов. Они подвергаются корректировке с учетом предполагаемых изменений на предприятии, таких как увеличение объемов производства, рост продаж, изменение цен и прочее. Этот метод используется чаще всего.
• Бюджетирование «с нуля». В этом методе бюджеты создаются без анализа предыдущих периодов. Главная цель такого подхода заключается в том, чтобы критически оценить все показатели предприятия и задействовать в бюджете только те, которые наиболее важны для успешного функционирования организации. При этом расходам уделяется больше всего внимания.

Три главные ошибки при составлении бизнес-бюджета

Для того чтобы бюджет бизнес-процесса не только соответствовал ожиданиям руководства, но и оправдал усилия, вложенные в его разработку, важно избегать нескольких ошибок:

Недооценка важности бюджетирования

Иногда возникают ситуации, когда компания не придает должного значения процессу бюджетирования. В таких случаях составленные документы так и остаются лишь на бумаге без последующей реализации.

Признаки формального отношения к бизнес-бюджету:

• При составлении плана компания опирается на организационную структуру, а не на финансовую.

Многие предприятия рассматривают свои подразделения (цеха, управления, филиалы) как отдельные ЦФО. Однако функции организационной и финансовой структур существенно отличаются. Допустим, что в компании есть несколько торговых точек, в которых продаются футболки и спортивные сумки. В финансовой структуре должны существовать два центра ответственности: по футболкам и сумкам. В то время как в организационной схеме предприятия такого разделения может не быть.

• Отсутствие продуманного механизма внутренних тарифов.

Это частая проблема крупных компаний, где функционирует целый ряд бизнес-единиц, взаимодействующих между собой. Как правило, эти взаимодействия регулируются положением о внутреннем хозрасчете, где формируется добавленная стоимость, представленная в бюджетировании. Это достижимо только с помощью внутриорганизационных расценок.

• Неэффективная система мотивации.

Продуманная система должна вдохновлять участников процесса финансового планирования. Высокие результаты, достигнутые при формировании бюджета, должны влиять на размер зарплаты сотрудников, участвующих в этом процессе.

Ресурсная расфокусированность

В некоторых сегментах рынка предприятия могут стремительно расширять свою деятельность, повышая долю продаж и уровень дохода. В таких случаях возникает опасность излишнего увеличения расходов. С течением времени компания может разориться из-за того, что доходы растут гораздо медленнее затрат. Поэтому крайне важно внедрять системы бюджетирования и финансового планирования.

Ответственный за эту задачу отдел должен составить прогнозы по доходам и расходам до начала отчетного периода. Руководство должно утвердить сумму, необходимую для поддержания производства и модернизации оборудования. После этого в план вносятся другие статьи бюджета.

В итоге финансовый отдел структурирует и автоматизирует свои процессы, что позволяет предприятию избежать угрозы банкротства, неплатежей и прочих негативных последствий.

Участие гендиректора в оперативном бюджетировании

Если руководитель организации собственноручно подписывает платежные документы и контролирует расходы на офисные нужды, это свидетельствует об отсутствии слаженной системы делегирования. Директор не должен заниматься подобными задачами. В противном случае ему придется жертвовать временем, которое необходимо для стратегического планирования.

Важно отметить, что в крупных компаниях оперативный контроль обычно осуществляется через казначейство, которое занимается отслеживанием финансового планирования, обработкой заявок и управлением затратами, принимая решения по запросам различных подразделений.

В бизнесе с маленьким бюджетом эти задачу может выполнять финансовый менеджер. Распределение ресурсов в этом случае осуществляется в соответствии с установленными лимитами.

Часто задаваемые вопросы о бизнес-бюджете

Какие из бюджетов обеспечивают самый точный прогноз?

Наивысшую точность прогноза демонстрируют комбинированные бюджеты. Однако следует отметить, что для их ведения необходимо больше трудозатрат по сравнению с фиксированными.

Читайте также

Как посчитать прибыль от продаж: основные формулы

Подробнее

Какие программы используются для создания и управления бизнес-бюджетом?

Существует множество программ для планирования и ведения бизнес-бюджета. Например, MS Excel, 1С, PlanDesigner, BPlan, Planior, Prophix и другие.

Каковы различия между долгосрочными и краткосрочными бюджетами?

Долгосрочные бюджеты охватывают период от полугода до 1 года, в то время как краткосрочные могут быть составлены на неделю, 10 дней, месяц или квартал. Долгосрочные бюджеты играют первостепенную роль, так как на их основе формируются краткосрочные.

Однако управление компанией обычно ведется через краткосрочные бюджеты, так как именно они предоставляют критерии для текущих решений, а анализ их исполнения служит основой для оптимизации долгосрочных бюджетов и целей организации.

Бизнес-бюджет предприятия – это эффективный инструмент для более точного управления финансами и достижения стратегических целей. Бюджетирование дает возможность существенно улучшить операционную эффективность организации, создавая основу для успешной реализации планов.

Автор статьи

Галина Кочеткова

Понравилась статья? Поделитесь: