1 769 
Сохранить статью:
Почему это важно? Тщательная подготовка к переговорам значительно увеличивает шансы на успешное их завершение. И наоборот: если отнестись к этой задаче спустя рукава, велика вероятность, что оппоненты продавят собственную позицию в ущерб вашим интересам.
Что делать? Дело не ограничивается лишь сбором полезной информации о будущих участниках встречи. Не менее важными этапами являются психологическая подготовка к предстоящему разговору, а также примерный выбор планируемых к использованию тактических приемов.
В этой статье:
3 компонента подготовки к переговорам
Чтобы создать грамотный план переговоров и провести их правильно, нужно как следует подготовиться. Этот процесс состоит из целого перечня вопросов, которые разбиваются на 3 этапа: психологический, тактический и информационный. Именно они являются основными элементами в схеме подготовки к любым переговорам. Главная их особенность – в предопределении поведения всех участников, что помогает выбрать правильную тактику и набор приемов, помогающих в ее исполнении. Поговорим о каждой составляющей отдельно.
- Психологическая часть подготовки деловых переговоров делится на личную и коллективную. Общая необходима для создания располагающей к конструктивному диалогу атмосферы.
- Информационная подготовка – важнейший этап, помогающий как можно быстрее и детальнее узнать о слабых и сильных сторонах оппонента. Сведения условно разделяют на определяющие ваши цели, условия и планы, и те, которые иллюстрируют тактику поведения визави.
- В тактическую часть подготовки к ведению переговоров входит ознакомление с такими способами построения фраз и доводов, которые дадут отличную возможность убедить противника в собственной правоте без особого ущерба.
Психологическая подготовка к переговорам
Настало время поговорить о ряде правил подготовки процесса переговоров, которые помогут вам организовать их, что называется, по высшему разряду. Для ведения успешной беседы требуется:
Конкретизация целей
Главное для вас – не любыми путями добиться принятия своей точки зрения. Здесь основное – сделать переговоры максимально эффективными, помня их цель, применять техники ораторского искусства, которыми овладели ранее. Это и будет выполнением поставленной задачи. Ставить для себя цель закончить переговоры в статусе победителя не надо.
Нужно четко осознавать: конечный итог зависит не только от ваших дипломатических навыков, но и от компетентности оппонента в обсуждаемом вопросе. Если интересы обеих сторон в процессе переговоров не проигнорированы, шансы на их удачный исход возрастают в разы. Иначе вы и ваш партнер попросту не найдете общего языка. Соответственно, смысл вести переговоры сводится к нулю.
Помните, что в процессе подготовки к переговорам нужно быть готовым ко всему. Помня о правиле «Плохой погоды», заранее создайте для них и другой сценарий.
Зависимость времени дня от уровня работоспособности
Какое время лучше выбрать для переговоров? Для кого-то пик работоспособности и подъем жизненной энергии наступает утром и занимает всю первую половину дня. Но после обеда идет плавный спад активности, к вечеру же тяга к умственной деятельности и вовсе пропадает. Для кого-то, напротив, пик желания действовать приходится на ночь. Как утверждает статистика, пользуясь примером маклеров-сов, утро этих людей – не лучшее время для серьезных сделок, так как вероятность совершить ошибку повышается в несколько раз.
Есть люди, чей уровень активности на протяжении всего дня практически неизменен. Принимая это во внимание, выбирайте для переговоров время, оптимально подходящее под ваш ритм.
Закономерности работоспособности в зависимости от продолжительности встречи
Условно функциональность рядового бизнесмена можно разделить на несколько периодов:
- Фаза адаптации к новому виду работы продолжается 20–30 минут. По мере расходования сил работоспособность повышается, как говорят в народе, доходит практически до автоматизма. Включаются механизмы стереотипного выполнения требований.
- Активная стадия, во время которой производительность остается высокой при минимальном усилии воли. Длительность этой стадии – 3–4 часа.
- Компенсация. Отрезок, который характеризуется высоким КПД, но работник тратит на рутинный труд намного больше времени. Длится эта фаза от 1 до 2 часов.
- Устойчивая тенденция к компенсации. Наблюдаются перепады способности к работе, но активного снижения не прослеживается. Наступает переутомление. По времени это занимает приблизительно от 1 часа до 2.
- Во время снижения работоспособности, которое наблюдается от 1 до 2 часов, производительность работника может снизиться на 20–25 %.
Чтобы правильно провести и организовать переговоры, непременно нужно учитывать уровень работоспособности всех их участников.
Отслеживание организационных вопросов
Чтобы подготовка к переговорам прошла успешно, договоритесь со всеми их участниками о том, где и когда они состоятся. Тем, кто не имеет четко выраженной позиции, чаще всего приходится соглашаться с предлагаемыми обстоятельствами.
К примеру, оппонент спрашивает: какое время будет для вас наиболее удобным? Тот участник дискуссии, который имеет меньшее влияние, говорит, что ему удобнее после обеда в любой день следующей недели и просит назвать подходящую дату.
Не отвечайте на заданный вопрос таким образом. Не говорите о свободных периодах и готовности менять свой график. Напротив, диктуйте свои правила: предложите конкретное время и поинтересуйтесь, удобно ли оно для партнера. Даже если заявленные вами сроки не подойдут для проведения переговоров и будет решено перенести их, психологи говорят, что озвученная позиция о рабочем графике сделает вас более значимой персоной в глазах другой стороны, а это значит, что шансы на успех заметно вырастут.
Взяв контроль над временем и прочими организационными вопросами, вы даете визави понять, что условия здесь устанавливать можете только вы.
Информационная подготовка к переговорам
Как уже говорилось ранее, она бывает двух видов: сведения о себе и о противоположной стороне.
Ваши планы
Необходимо четко определить то, чего вы хотите добиться в процессе переговоров. Запишите, что нужно получить в результате диалога. Делать это лучше в порядке приоритетов, от самого важного к наименее значимому. Далее нужно понять, в каких вопросах достижение компромисса возможно, а в каких нет.
В большинстве случаев переговоры проводят с целью урегулирования сугубо материальных вопросов: цен, процентов, условий, сроков и прочих пунктов. Но бывают и нематериальные, такие, как отстаивание своего мнения либо принципа или же создание прецедента. Выбор либо формирование варианта, который будет хотя бы минимально доступен для всех. Иногда его определение не сложно. Для примера: в процессе закупки и розничной продажи того или иного товара будет уместно сделать прогноз относительно реализации и всех вытекающих затрат.
Основное здесь – опыт и умение интуитивно чувствовать положение на торговых площадках и рынке. Чтобы выбрать минимально допустимый сценарий, надо рассмотреть максимальное количество возможных и оценить каждый из них. Проводя сравнение всех вариантов, определяя уровень их жизнеспособности, уточните минимальную планку своих требований.
Далее наступает время создания максимального сценария развития событий. Речь не о ваших амбициозных планах, а о том, какой бы была ситуация, развивающаяся согласно вашей задумке.
Следующий шаг в данной схеме – выявление недочетов в работе вашей организации и их устранение. Возможно, коллега по переговорам начнет неприкрыто выражать недовольство нюансами вашего бизнеса, надеясь на уступки.
Информация об оппоненте и фирме
Огромное количество людей отличаются предсказуемостью характера. Темперамент, к примеру, виден невооруженным глазом. Чтобы узнать как можно больше о партнере и его стиле руководства бизнесом, для начала выясните, с кем он общается, чем живет и интересуется. Так у вас в распоряжении будет намного больше болевых точек, на которые можно будет воздействовать в процессе ведения переговоров.
Надо нащупать боли партнера по переговорам или, попросту говоря, то, что его больше всего волнует. Проведя небольшой анализ сведений из биографии партнера и его потребностях, вы легко сможете правильно и четко сформулировать задаваемые ему вопросы. Это окажет намного больший эффект, чем ведение переговоров по шаблону. Наиболее значимым является то, что позволит узнать о стиле участия человека в переговорах: его умение отстаивать точку зрения, уровень стремления к компромиссу, о его целях и так далее.
Очень важно как можно больше узнать о том, какое прошлое имеет оппонент, провести анализ нескольких сделок, особенно неуспешных. Неудачи в бизнесе говорят о предпринимателе намного больше, чем те случаи, когда все разрешилось хорошо. Очень часто провалы говорят о людях больше, чем победы. Тщательно рассмотрев их причины, вы лучше поймете образ мыслей оппонента, порядок его действий и общее настроение.
Сведения о работе фирмы. Очень часто информация о личности оппонента и о конторе, которую он представляет, взаимосвязаны. И все же о состоянии фирмы имеет смысл говорить отдельно. Чтобы провести глубокий анализ работы предприятия, имеет смысл изучить то, что опубликовано на официальных ресурсах: финансовые сметы, отчеты, выступления на публике, рекламные материалы и так далее.
Почти всем тем, что, как вы считаете, проблематично узнать в открытой беседе, вполне реально завладеть при помощи смартфона. Таким образом, постройте переговоры так, чтобы задать вопросы, которые разъяснят психологический портрет вербального противника и расставят по полочкам сложившееся впечатление о нем.
Самый действенный и достоверный из вариантов узнать о тонкостях рабочего процесса той или иной фирмы — прямой визит в офис. Ожидая очереди в приемной директора, можно изучить печатную продукцию.
Важно все: реклама, журналы для персонала, бюллетени и так далее. Это может показать специфику и нюансы взаимодействия сотрудников, что будет вам полезно. Производственные извещения, разнообразная документация, план мероприятий и различных встреч – изучение нюансов способно существенно облегчить подготовку к будущим переговорам.
При малейшей возможности попытайтесь остаться в офисе будущего оппонента в одиночестве и изучить внутреннюю обстановку. Побывайте в корпоративном кафе, зоне для курения и там, где обычно находится коллектив. Прочувствовав внутренний настрой сотрудников, вы сможете еще быстрее спланировать проведение переговоров.
Тактическая подготовка к переговорам
Стратегия ведения — это именно то, из чего, словно из кусочков мозаики, можно сложить монолитную картину переговоров. Выбирать сценарий нужно, обращая внимание на свои цели и на то, что удалось узнать из неформальных контактов.
В процессе подбора подходящей тактики нелишним будет принять во внимание, что все, что решается путем переговоров, непременно должно иметь под собой жесткий фундамент. Поведение обеих сторон должно изменяться в зависимости от логики диалога. Цели должны выдерживаться достаточно жестко.
Тактические приемы могут и должны изменяться при необходимости в соответствии с логикой проведения переговоров. Какие-то пункты могут быть сохранены, какие-то – отредактированы, а от чего-то и вовсе придется отказаться. Главное здесь – оригинальность, четкость донесения мысли и ее свобода.
Существуют различные способы ведения переговоров. Рассказывать о каждом из них подробно не имеет никакого смысла. Но приведем примеры нескольких самых результативных методик.
Уступите
Перед тем, как начать переговоры, подумайте о том, не хотите ли вы устроить для визави некую неожиданность. В качестве такого сюрприза может быть использовано согласие на компромисс. Но помните, что все то, что вы предлагаете, не должно быть ценным для вас. Преподносить такой подарок лучше либо в решающий момент, либо в конце. Если оппонент находится в замешательстве и ему трудно определиться с выбором, то этот сюрприз, поставленный на чашу весов, изменит все с положительным для вас исходом.
Медленно и верно идите к своей цели
В том случае, если вы не можете представить себе достижение консенсуса во всех вопросах, раздробите договоренность на несколько пунктов. Двигаясь мелкими шагами, вы делаете возможным для себя то, что раньше считалось чем-то космическим. Каждый заключенный договор позволяет сделать то, о чем раньше вы и мечтать не могли.
Стартом тяжелых переговоров сделайте тот пункт, который считаете проще остальных. Наращивайте темп, переходите от простого к сложному. И постепенно все стороны привыкнут соглашаться и будут понимать, что компромисс – лучший выход из спорных инцидентов.
Не принимайте решения под чьим-то прессингом
Как правило, оружием участников дискуссии со слабой позицией является принуждение к согласию любыми путями. При этом чаще всего возникает тяжелая атмосфера, а оппонент торопит вас с подписанием нужных документов. Житейская истина гласит: ничего нельзя делать на горячую голову, тем более, если это не ваш выбор. Соблюдая это правило, можно легко избежать многих эксцессов.
Вывод прост: перед тем как приступить к проведению переговоров, нужно как можно тщательнее изучить всю информационную составляющую.
4 ошибки при подготовке к переговорам
Самая распространенная причина срыва любых переговоров, встречающаяся в 80 % случаев, заключается в отсутствии должной подготовки. Наиболее часто встречающиеся ошибки:
Абсолютное безразличие к этапу подготовки к переговорам
Зачастую многие бизнесмены не проявляют должного внимания к вопросу подготовки даже к важным для них переговорам, так как видят в этом процессе одностороннюю выгоду. Такой подход, мягко говоря, мало эффективен, если не сказать бесполезен. Чтобы одержать верх в крупной сделке, нужна серьезная подготовка, обеспечивающая 80 % успеха.
При намеренном пропуске этого этапа бизнесмен рискует существенно снизить долю продаж предприятия. Итак, чтобы переговоры были успешными, для начала нужно определить их установку.
Отсутствие цели проведения переговоров
Бывает и такое, что организатор встречи просто-напросто надеется на всеми любимый русский авось. Думает, что ничего серьезного от него не ждут, предлагает бредовые идеи и так далее. Используя такой подход к серьезным вопросам, вы навряд ли добьетесь чего-то существенного, с вами не заключат весомую сделку.
Особенно важно четко аргументировать сказанное во время серьезных дискуссий, так как все слова принимаются за идеал при принятии любого решения.
Неверная цель
Яркий пример этому – попытка работников контактных центров продать тот или иной товар либо записать человека на встречу при совершении холодного звонка клиенту из базы. Результат этого очевиден: массовые отказы людей, значительное падение мотивации работников и, как следствие, отток заинтересованных лиц.
Чтобы этого не произошло, ставьте правильные цели и доводите дела до конца. Задача здесь не в том, чтобы быстрее продать продукт, а в рассказе возможному клиенту о плюсах товара. Чтобы этого достичь, описывайте его не с точки зрения достоинств, а с точки зрения выгоды, получаемой при его приобретении.
Нарочитое внимание к мелочам
Не только отсутствие подготовки вредит переговорам, но и ее избыток. Пример – сильная уверенность в правильном коммерческом предложении, которая может помешать реально оценить нужды другой стороны. Встреча будет выглядеть так: Возможный клиент говорит, что он хочет получить, а также какие достоинства продукта для него принципиально важны.
После маркетолог убеждает его в ошибочности такого мнения, для подкрепления своих слов показывая презентацию. Здесь процент благоприятного финала крайне мал. Единственный выход для продавца – искать новых потребителей.
Ясно и то, что подготовить правильную презентацию любого продукта не будет лишним. Тем не менее, не нужно надеяться только на представление и в разговоре упоминать только его. В первую очередь старайтесь ориентироваться на потребности клиента, а уже после – на выгоду.
Алгоритм подготовки к переговорам включает в себя постепенный сбор и детальный анализ необходимых средств, определение конечной цели, определение наиболее подходящих методов общения. Практика демонстрирует зависимость эффективности переговоров от подготовки в 80 % случаев.
