Перевод сотрудника на удаленную работу: условия и порядок действий

О чем речь? В 2021 году вступили в силу поправки в Трудовой кодекс, регламентирующие перевод сотрудника на удаленную работу. Напомним, что на удаленку можно как переводить персонал, так и сразу нанимать, не выделяя полноценного рабочего места в офисе.

На что обратить внимание? Законодательно удаленная работа приравнена к дистанционной. И перевод на нее может быть осуществлен по инициативе как работодателя, так и самого сотрудника. Обо всех тонкостях такого «перехода» расскажем далее.

Условия для перевода сотрудника на удаленную работу в 2023 году

Существует 3 варианта перевода сотрудника на удаленную работу по инициативе работника или работодателя:

• временно;
• на постоянной основе;
• комбинированный вариант, когда сотрудник чередует офисную и удаленную работу (ст. 312.1 ТК РФ).

Во всех перечисленных случаях с сотрудником заключается дополнительное соглашение. Менять условия договора возможно только по соглашению сторон.

Также работодатель обязан заключить со своим подчиненным дистанционный трудовой договор.

Заключить такой договор можно не только в офисе. Если у работодателя есть усиленная квалифицированная электронная подпись, пакет документов можно подписать дистанционно. У наемного работника при этом может быть как квалифицированная, так и неквалифицированная электронная подпись. По желанию сотрудника организация обязана предоставить ему бумажный вариант трудового договора или дополнительного соглашения. Оригинал направляется в течение трех дней с момента принятия заявления от работника.

В случае массового перевода сотрудников на удаленную работу допускается общие положения прописать в локальном акте, а индивидуальные обязанности — в дополнительном соглашении к трудовому договору. В локальном акте необходимо прописать условия и порядок перехода работника на удаленку, какое имущество выдается сотруднику на дом, какие расходы возмещаются компанией.

Также здесь можно уточнить порядок дистанционного взаимодействия работника с руководством, а также сроки, в течение которых должна быть выполнена работа и подписаны соответствующие документы. В локальном акте можно не отображать положения, которые зафиксированы в Трудовом кодексе, к примеру, правила ухода в отпуск на удаленной работе.

Запрещено прописывать положения, которые противоречат Трудового кодекса. Организация не имеет права указывать в договоре, что уволит сотрудника, если от него нет обратной связи в течение дня, так как по действующему законодательству уволить сотрудника можно, если с ним нет связи в течение двух дней (ст. 312.8 ТК). Работодатель может увеличить сроки реагирования, например, до трех дней, но это условие обязательно надо прописать во внутреннем акте организации.

Для скачивания есть образец приказа о переводе сотрудника на удаленную работу

Как оформить перевод сотрудника на постоянную, временную и комбинированную удаленную работу

• Постоянная удаленка

Веские причины для перевода сотрудника на постоянную удаленную работу могут отсутствовать. Здесь достаточно взаимного согласия сторон. Но работодатель должен понимать, что если он заключил с работником соглашение о переводе его на постоянную удаленку, возврат к офисной работе будет происходить только по инициативе подчиненного.

Бухгалтерия оформляет перевод сотрудника на дистанционный режим работы приказом или дополнительным соглашением. При наличии локального акта можно не указывать все условия в дополнительном соглашении, а сослаться на первоисточник. В соглашении фиксируются только лишь индивидуальные условия труда и требования к сотруднику. Например, персональный график работы, если он отличается от графика основного штата.

Для скачивания есть образец соглашения и приказа о переводе

После того, как дополнительное соглашение между работником и работодателем подписано, бухгалтерия издает приказ. В приказе прописывается факт перевода сотрудника на удаленную работу, дата начала работы в данном режиме и персональные данные работника. В пункте «Основание» необходимо сослаться на дополнительное соглашение, заявление сотрудника или инициативу работодателя. Специалист отдела кадров или бухгалтерии должен лично ознакомить работника с приказом под роспись, либо отправить документ по электронной почте, если тот уже приступил к дистанционной работе. В ответ работник высылает подписанную скан-копию с отметкой «Ознакомлен» (ответ Роструда на вопрос № 146076 от 17.03.2021).

• Временная удаленка

В Трудовом кодексе до 1 января 2021 года не было положений о временном удаленном режиме работы. Но теперь этот формат организации труда закреплен на законодательном уровне (Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ).

Временный формат предусматривает перевод сотрудника на удаленную работу сроком не более 6 месяцев. Количество периодов дистанционной работы в пределах этого времени не ограничено (ответ Роструда на вопрос № 146323 от 21.03.2021).

При подписании дополнительного соглашения максимально распишите условия выхода на удаленку и возврата в офис. Это поможет избежать спорных моментов.

Издайте приказ о временной удалённой работе сотрудника. Основаниями к документу в этом случае будут дополнительное соглашение или заявление о временном переходе на дистанционный формат работы.

Для скачивания есть образец заявления о переводе на временную дистанционную работу

• Комбинированная удаленка

Комбинированный режим подразумевает под собой чередование работы в офисе и дома. До 2021 года комбинированный формат считался неофициальным, то есть со специалистом заключали трудовой договор на работу в офисе, и по устной договорённости с руководителем он мог работать дома. Сейчас комбинированная удаленная работа закреплена официально (ст. 312.1 ТК). Условия труда прописываются в договоре найма или в допсоглашении с уже действующим специалистом.

В дополнительном соглашении обязательно укажите дату перевода сотрудника на комбинированную удаленную работу и режим, когда он выходи в офис, а когда может работать из дома.

Допустим, в понедельник организация проводит плановые совещания, и присутствие данного специалиста на них обязательно. Укажите этот момент в договоре: в понедельник сотрудник выходит в офис, со вторника по пятницу работает дома. Пропишите, как компания организует работу подчиненного вне офиса: оплачиваются ли затраты на интернет и электричество, выдается ли корпоративный компьютер, телефон и тд. Ряд работодателей обязуют удаленных сотрудников присылать каждый месяц отчет о проделанной работе.

Работодателю необязательно издавать приказ согласно Трудовому кодексу. Но для внутренней отчетности и во избежание лишних вопросов от вышестоящих проверяющих органов все-таки будет лучше создать учетный документ о переводе сотрудника на комбинированную удаленную работу (Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Перевод сотрудника на удаленную работу по инициативе работодателя в исключительных случаях

По действующему законодательству документ-основание для перевода сотрудника на удаленку — это заключённый с ним трудовой договор, где прописан данный режим работы, либо дополнительное соглашение к имеющемуся договору с измененными условиями режима труда. Другими словами, перевести работника на дистанционный формат можно только с его согласия.

В соответствие с новой редакцией ст. 312.9 ТК РФ работодатель может оформить перевод своего сотрудника на удаленную работу без его согласия, если произошло:

• землетрясение;
• наводнение;
• пожар;
• техногенный или природный катаклизм;
• эпидемия;
• производственная авария;
• любые иные ситуации непреодолимой силы, которые могут быть опасны для жизни и здоровья человека.

Также основанием для перехода работника на дистанционный формат считается принятие органами местной или государственной власти решения о крайней необходимости осуществления данной манипуляции.

Чтобы перевести работника на удаленку, нужен локальный нормативный акт (ЛНА), причем он обязательно должен быть согласован с первичной профсоюзной организацией. В акте необходимо прописать:

1. Обстоятельства, которые стали основанием для перевода.
2. Список работников, временно уходящих на дистанционный формат.
3. Сроки перевода сотрудников на удаленку либо обозначенные временные причинные рамки, например, на время устранения неполадок производственного процесса.
4. Порядок организации рабочего места вне офиса (какая техника, программное обеспечение, средства защиты информации передаются сотруднику в пользование); а также порядок и сроки выплат компенсации, если работник использует личное оборудование и программы.
5. Условия труда удаленных сотрудников, а именно режим рабочего времени, сроки предоставления отчетности о проделанной работе, время выхода на связь с непосредственным руководителем и т.д.
6. Другие моменты, относящиеся к удаленной работе.

Если необходимость в удаленном варианте работы теряет актуальность, руководство организации обязано предоставить сотруднику все условия прежней занятости в рамках офиса.

В случаях, когда исполнитель не может выполнять свои трудовые обязанности в домашних условиях или работодатель не может предоставить сотруднику необходимую технику, программное обеспечение, средства защиты информации, бухгалтерия или отдел кадров оформляет простой, не зависящий от работника или его руководителя. Оплата простоя оформляется согласно ч. 2 ст. 157 ТК РФ и равна 2/3 от должностного оклада, рассчитанного пропорционально времени простоя. Иные выплаты могут быть прописаны во внутреннем акте организации или коллективном трудовом договоре.

Оплата труда и взаимодействия сотрудников на удаленке

Обновлённая версия ст. 312.5 ТК РФ дополнена пунктом о том, что удаленный формат работы не является основанием для снижения сотруднику заработной платы. Поэтому работодатель должен помнить, что, отправляя подчиненного на удаленку,  он обязан обеспечить ему равную оплату за труд равной ценности (абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Это означает, что изменить тарифную ставку можно для конкретной должности, а не для определенного человека. Соответствующие действия должны быть оформлены внесением корректировок в штатное расписание.

В случае заключения договора в электронном формате, работодатель обязуется направить сотруднику оригиналы документов не позднее 3-х календарных дней с момента их подписания. Согласно новым правилам это необходимо сделать только в случае письменного обращения работника (обновлённая редакция ст. 312.2 ТК РФ).

Работодатель использует усиленную квалифицированную электронную подпись, а исполнитель квалифицированную или неквалифицированную электронную подпись для заключения, расторжения или внесения изменений в:

• трудовой договор или дополнительное соглашение к нему;
• договор материальной ответственности;
• ученический договор с отрывом от производства (либо без отрыва от производства).

Для подписания и пересылки иных видов документов стороны могут использовать альтернативные электронные подписи, либо производить обмен без использования подписей через электронную почту или мессенджеры Telegram, WhatsApp и другие.

Условия обмена документами между сторонами закрепляются в коллективном договоре или ином внутреннем акте организации, который в обязательном порядке согласовывается с профсоюзом (новая редакция ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ).

Пересылая электронные документы, и работодатель, и работник обязаны уведомить друг друга об их получении. Если обмен происходит не в электронном формате, а иным способом, в этом случае стороны также ставят друг друга в известность о получении подписанного документа.

Порядок подтверждения также согласовывается с профсоюзной организацией и письменно закрепляется в трудовом или коллективном договоре, соглашении или локальном правовом акте.

Работник подтверждает, что он ознакомлен с приказом, требованием, уведомлением и другими внутренними нормативными актами организации путем проставления подписи на оригинале документа, через электронный документооборот или через другие способы обмена, согласованные с профсоюзной организацией и закрепленные в коллективном договоре, внутреннем нормативном акте или иных правовых документах.

Читайте также

Образец характеристики с места работы – производственная характеристика на сотрудника

Подробнее

Организация берет на себя обязательство снабдить сотрудника необходимым для комфортной работы техническим оборудованием, программным обеспечением, комплексом средств по защите информации. Работник может использовать и свою технику. Но в этом случае организация выплачивает ему компенсацию за пользование личным оборудованием, а также покрывает другие расходы, связанные с удаленной работой (электричество, интернет, мобильная связь).

Автор статьи

Галина Кочеткова

Понравилась статья? Поделитесь: