Внедрение автоматизации процессов

О чем речь? Внедрение автоматизации процессов – оптимизация бизнеса. Позволяет ускорить решение задач, уменьшить затраты на их выполнение, улучшить качество продукции или услуг, клиентский опыт.

На что обратить внимание? Однако не все процессы можно автоматизировать и не всем компаниям это нужно. Если в бизнесе нет заметной динамики, стоит сначала решить, как ее добиться без автоматики.

Что такое автоматизация процессов

Механизм, с помощью которого устанавливаются новые правила стандартизации в обыденных рабочих операциях, называется автоматизацией бизнес-процессов. Результат этого – появление у сотрудников понятных алгоритмов действий.

Автоматизацию процессов можно считать одной из разновидностей оптимизации. С ее помощью бизнес может существенно экономить на выполнении рутинных задач. Повторяющиеся процессы алгоритмы выполняют значительно быстрее, соответственно, у сотрудников высвобождается определенное количество времени, которое они могут потратить на другие задачи.

К примеру, заявки на товар можно фиксировать в одной тетради, вести бухгалтерию в другой, прибыль, налоги и прочие вычисления производить на калькуляторе. Но можно и ускориться, подключив CRM и онлайн-систему бухгалтерского учета. Так, программы будут в автоматическом режиме обрабатывать заявки, подтягивать информацию об оплате, рассылать письма контрагентам, составлять и отправлять отчеты в налоговые органы.

Проще говоря, автоматизация направлена на сокращение финансовых и временных затрат, устранение ошибок в любой деятельности.

Преимущества автоматизации процессов

От внедрения автоматизации бизнес-процессов выигрывают все. Ниже перечислены основные достоинства от использования нового ПО:

• Экономится время.

Программное обеспечение с гораздо большей скоростью решает рутинные задачи, которые раньше выполнялись сотрудниками вручную. Освободившееся время персонал может посвятить решению других неотложных задач.

• Улучшается качество продукции и оказываемых услуг.

Для автоматизации характерна стандартизация процессов и минимизация риска ошибок, связанных с воздействием человеческого фактора. С помощью автоматизации можно отслеживать качество оказываемых услуг на всех этапах. Выявить проблемы и тенденции позволяют инструменты аналитики, вследствие чего руководители принимают более взвешенные решения управленческого характера.

• Ускоряются реакции на изменения.

Программа быстро и точно производит обработку информации, после чего выдает готовый результат. С помощью такого подхода появляется возможность оперативного реагирования на различные изменения, принятия решений и прогнозирования их последствий. Таким образом, с помощью автоматизации компании и организации адаптируются к стремительно меняющимся реалиям.

• Оптимизируются затраты.

Использование программного обеспечения существенно экономит финансы на управление складскими запасами, оперативную обработку информации. Такой подход оказывает положительный эффект на увеличение прибыли.

• Улучшаются результаты маркетинговой деятельности и клиентского опыта.

Автоматизация способствует улучшению воронок продаж. Специализированное программное обеспечение в автоматическом режиме генерирует персональные предложения и рекомендации, отправляет их потенциальным покупателям. При этом учитываются их интересы и поведенческий фактор.

Сервисы проводят отслеживание продаж, формируют аналитические отчеты о количестве, качестве лидов и этапов воронки. С помощью такого подхода выявляются проблемы, характерные для каждой стадии торговли, разрабатываются маркетинговые стратегии и т. д.

• Осуществляется управление проектами.

Программное обеспечение помогает сотрудникам и руководителям отслеживать задачи и этапы их реализации.

• Обеспечивается прозрачность бизнес-процессов.

Технические возможности способствуют:

1. отслеживанию бизнес-процессов в режиме реального времени;
2. контролю перемещений покупателя по воронке продаж;
3. анализу эффективности проводимых рекламных кампаний;
4. получению данных о результатах работы организации в реальном времени;
5. оценке выполнения KPI работниками фирмы.

Какие процессы можно автоматизировать

Алгоритмы способны автоматизировать любые бизнес-процессы. Легче всего автоматизировать массовые типовые операции, такие как:

• обработка сделок;
• СМС и имейл-рассылки;
• документооборот;
• бухгалтерский и складской учет;
• проведение платежей.

Лучше всего именно с них начинать процессы автоматизации в компании. На каждый такой процесс уже разработаны облачные решения, внедрить которые предприятие может либо своими силами, либо силами команды интеграторов. Для небольших компаний такой подход предпочтительнее.

Автоматизации подвергаются и более трудоемкие операции, такие как управление производством, качеством, персоналом и т. д. Следует понимать, что подобные решения являются прерогативой среднего и крупного бизнеса, поскольку в этом случае требуется серьезное финансирование, наличие сложных систем и большой команды разработчиков.

Кому нужна автоматизация процессов

По сути, во внедрении автоматизации процессов нуждаются все компании, количество работников которых более одного. Бизнес в формате микро является исключением из правил. Автоматизация бессмысленна в следующих случаях:

• если компания находится на стадии запуска;
• если финансовый оборот не превышает 100 тысяч рублей в месяц;
• при работе с постоянными заказчиками без привлечения новых;
• если в организации отсутствуют налаженные бизнес-процессы;
• если расходы на автоматизацию кратно превышают планируемые выгоды.

В остальных случаях автоматизация является инструментом улучшения и масштабирования бизнеса. С ее помощью ускоряются процессы избавления от ошибок, которые приводили к уменьшению прибыли и штрафным санкциям. Делегируя рутинные задачи алгоритмам, бизнес экономит два важных ресурса – время и деньги.

Для малого бизнеса идеальным вариантом будет применение готовых решений, так как это не требует серьезных финансовых затрат.

Системы для автоматизации бизнес-процессов

Для автоматизации процесса внедрения информационной системы существует большое количество групп программных решений. Они подразделяются в зависимости от назначения. В некоторых случаях можно встретить внутри одной программы элементы нескольких групп:

• CRM, или Customer Relationship Management.

Представляют собой системы для управления продажами клиентским сервисом. Они помогают автоматизировать сбор данных клиентской базы, обрабатывать заявки и общаться с клиентами организации. Система самостоятельно, в автоматическом режиме, собирает все заявки и заказы в единой воронке продаж, взаимодействует с клиентами путем отправки документов и автоматического обзвона. Программные действия можно настраивать на различных этапах воронки продаж.

• HRM, или Human Capital Management.

Данные системы предназначены для автоматизации работы управления персоналом и кадровых служб. Предпочтительнее их использовать в тех компаниях, штат которых превышает 50 сотрудников. С помощью HRM можно рассчитывать заработную плату в автоматическом режиме, а также вести документы кадрового назначения.

Помимо этого, она может быть задействована для ведения базы вакансий и действующих работников, составления графика отпусков, мониторинга актуальности медицинских осмотров и инструктажей по охране труда и промышленной безопасности.

• ECM, или Enterprise Content Management.

Данные системы предназначены для управления корпоративным цифровым контентом. Их ключевая функция заключается в обеспечении качественного электронного документооборота. ECM существенно упрощает работу со всей документацией компании.

Если раньше любая бумажка подписывалась вручную и лично передавалась из кабинета в кабинет, то после автоматизации все заверяется электронной подписью и автоматически передается дальше. Нет необходимости выходить из кабинета для передачи документа, даже вставать из-за стола не придется.

Читайте также

Увеличение объема продаж: что влияет и как организовать

Подробнее

• BPM, или Business Process Model.

Представляют собой системы для моделирования и управления бизнес-процессами в организации. Причем имеется в виду не какая-то одна операция, а все одновременно. BPM визуализируют процессы и находят способы их оптимизации. BPM незаменимы при планировании и выстраивании бизнес-процессов организации.

• WMS, или Warehouse Management System.

С помощью этой системы происходит управление запасами и складами, ведется складской учет с момента поступления сырья, материалов, полуфабрикатов, готовых товаров на склад и до тех пор, пока они не его не покинут. Автоматизации подвергаются такие процессы, как приемка, перемещение, хранение, комплектация и отгрузка.

• TMS, или Transportation Management System.

Данная группа систем помогает компании в управлении логистикой (задачи, связанные с планированием и отслеживанием перевозок, выбором подходящего вида транспорта, прокладкой оптимального маршрута, мониторингом местонахождения товара и т. д.).

• ERP, или Enterprise Resource Planning.

Представляет собой группу систем, в которой объединены другие инструменты автоматизации, такие как CRM, HRM, ECM, WMS. Такое решение характерно только для крупных компании, поскольку оно требует существенных финансовых затрат. Как правило, компании осуществляют подключение только тех модулей, которые им действительно необходимы.

Этапы внедрения автоматизации процессов

Системный подход к автоматизации бизнес-процессов подразумевает четыре этапа:

Анализ

Перед внедрением автоматизации процессов необходимо понимание, для чего это нужно, принесет ли это пользу. Непродуманная автоматизация зачастую приводит к снижению эффективности работы и уменьшению производительности. После того как будет проведен анализ, можно переходить к выбору технологий, которые будут соответствовать целям организации.

Автоматизация должна учитывать потребности конечных потребителей. Все заинтересованные лица должны быть удовлетворены происходящими изменениями. Бессмысленным будет применение метода только потому, что надо что-то автоматизировать. Необходима конкретная постановка задачи перед усовершенствованием используемых инструментов в компании.

Внедрение

Данный этап характеризуется настройкой технологии и состоит из следующих пунктов:

• разработка технического задания, которое должно быть корректным и понятным; в нем отражают все направления, которые нужно автоматизировать, описывают все этапы каждого процесса и конечный результат от автоматизации;
• выбор программного обеспечения, который основан на сравнении и оценке различных вариантов; благодаря такому подходу появляется понимание преимуществ и недостатков каждого решения;
• подбор специалистов; данные работники должны иметь опыт внедрения автоматизации процессов соответствующей сфере деятельности и узкую специализацию на конкретном направлении;
• составление инструкции для работников и обучение их основным рабочим операциям (чтобы сотрудники ясно понимали, что и как делать в программе); важно обращать их внимание на возможные ошибки, чтобы не приходилось каждый раз обращаться к разработчикам проекта (персонал должен уметь устранять возникающие проблемы).

Интеграция

Интеграция внедряемой технологии с имеющимися в организации системами и решениями сторонних компаний. Как правило, этот процесс происходит при помощи API. После интеграции технология подвергается всестороннему тестированию.

Сопровождение и техподдержка

Очень важно, чтобы был постоянный доступ к технической поддержке. На заключительном этапе происходит поиск узких мест и возможных проблем, после чего реализуются мероприятия по их устранению. Важно постоянно быть в курсе всех изменений, которые происходят в различных сервисах и программах.

Оценка эффективности внедрения автоматизации процессов

Для каждой компании и организации характерны свои количественные метрики и ключевые показатели, поэтому не существует универсальной формулы для оценки результатов внедрения автоматизации бизнес-процессов. Для анализа скорости происходящих изменений специалисты рекомендуют выставлять целевые показатели до внедрения нового программного обеспечения. Ниже перечислены усредненные показатели окупаемости автоматизации организаций:

• 1 год – оптимистичный прогноз;
• 2 года – реалистичный прогноз;
• от 3 лет – пессимистичный прогноз.

Надо понимать условность этих показателей, так как сроки окупаемости автоматизации зависят от того, в какую сумму обойдется этот процесс, какие цели преследует внедрение нового ПО и от оборота предприятия. К ключевым показателям эффективности автоматизации малого и среднего бизнеса относятся:

• снижение времени выполнения рутинных и типовых операций;
• ускорение сделки и продажи;
• улучшение показателя KPI, а при неудовлетворительном значении возможность коррекции использования автоматизированных систем управления;
• снижение количества жалоб и обращений в службу поддержки, которые возникают вследствие допущенных ошибок в работе с клиентами.

Для того чтобы оценить эффективность автоматизации, лучше всего определить привычные всем показатели, такие как отношение потраченных средств на новое ПО к обороту, выручке и чистой прибыли.

Часто задаваемые вопросы о внедрении автоматизации процессов

Какие процессы не подлежат автоматизации?

Существует несколько процессов, которые невозможно автоматизировать:

• разработка новых идей и иные действия творческой направленности;
• эмоциональное взаимодействие с клиентами;
• анализ форс-мажорных ситуаций.

Автоматизация и цифровизация – это одно и то же?

Нет, скорее, это следствие одного из другого. Цифровизация является следующим уровнем автоматизации, поскольку она глубже и сложнее. С ее помощью достигается полностью автоматическое выполнение работ, без участия в них человека.

Что такое бизнес-процесс?

Последовательность действий, направленных на выполнение поставленной цели, называется бизнес-процессом. В сочетании с автоматизацией он представляет собой повторяющуюся транзакцию, состоящую из ряда этапов с участием IT-систем, сервисов и программ.

Кто занимается автоматизацией процессов?

Как правило, процесс автоматизации осуществляет команда интеграторов – группа экспертов, ответственная за внедрение нового ПО в бизнес и его обкатку. Они должны сделать все, чтобы максимально полно выполнить техническое задание в соответствии с запросами организации.

Благодаря специальному программному обеспечению и сервисам компании могут автоматизировать выполнение рутинных задач. В результате происходит высвобождение такого ресурса, как время, и его можно направить на выполнение работ, которые невозможно автоматизировать.

Автор статьи

Галина Кочеткова

Понравилась статья? Поделитесь: