764 
Сохранить статью:
Для чего? Управление командой проекта необходимо, чтобы координировать ее участников, распределять между ними роли, решать иные задачи. Даже лучшие специалисты не всегда способны работать эффективно в группе. Именно для этого и нужен тот, кто сможет направлять их действия.
Как действовать? Есть различные типы, техники и инструменты для управления. Их выбор зависит от вида проекта и специфики команды. Если он был сделан правильно, то команда сплотится и проект завершится успехом.
В этой статье:
Цели управления командой проекта
Управление командой проекта – это не только формирование и развитие коллектива, но и организация взаимодействия между его участниками для достижения общей цели. Ключевая роль руководителя заключается в подборе квалифицированных специалистов и создании благоприятной атмосферы для эффективной работы.
Один из важнейших аспектов управления развитием команды проекта – умение урегулировать конфликты, которые неизбежно возникают из-за различий во взглядах, личностных особенностей или методов работы.
Успешное управление командой – это искусство создания эффективной и сплоченной группы единомышленников, способной достигать поставленных целей. Ключевыми этапами являются:
- создание благоприятной атмосферы и разрешение конфликтов;
- вдохновение команды на достижение максимальных результатов;
- постоянное общение с сотрудниками;
- разделение целей и ресурсов;
- постановка задач и поэтапное планирование.
Для успешной работы управления командами проектов требуется повышенное внимание к деталям. Чтобы избежать недоразумений и неэффективных усилий, менеджер должен грамотно организовать процессы внутри команды. Необходимо регулярно участвовать в работе коллектива, следить за выполнением задач, уделять внимание мотивации сотрудников и немедленно разрешать конфликты.
Залог успеха любого процветающего предприятия заключается в том, чтобы иметь команду, где каждый не только выполняет свои должностные обязанности, но и вкладывает в проект частичку себя. Для этого нужно учитывать:
- Необходимость обучения. К примеру, опытные сотрудники могут делиться знаниями с коллегами. Таким образом, к концу проекта у вас будет не один, а два опытных сотрудника, готовых к эффективной работе над следующим делом.
- Удовлетворенность деятельностью. Довольные сотрудники работают с энтузиазмом и не стремятся искать другое место занятости. Это экономит затраты на обучение новых людей и работу HR-отдела.
- Сплоченность команды. Понимание плана, должностных обязанностей и прозрачность работы дают членам команды возможность оценивать ситуацию и помогать друг другу.
- Продуктивность. Сбалансированная нагрузка предотвращает выгорание работников. Мотивация и отсутствие конфликтов способствуют творческому решению задач, что приводит к лучшим результатам.
Как показывает статистика, участники команды управления проектом с высокой степенью вовлеченности демонстрируют значительный рост бизнеса. Мотивированные сотрудники чувствуют себя более связанными с целями компании и готовы приложить дополнительные усилия для достижения успеха, а их работа на 23 % прибыльнее работы прочих групп.
Такие команды обладают и другими преимуществами:
- у них на 10 % выше уровень лояльности клиентов;
- производительность в таких командах выше на 14 %, что влияет на общую эффективность бизнеса;
- продажи в командах с высокой вовлеченностью сотрудников увеличиваются на 18 %.
Состав команды проекта
При создании проекта ключевым моментом является формирование рабочей группы, которая будет обеспечивать слаженную деятельность и успешную реализацию задач. Каждый член команды управления проектом играет важную роль.
Обычно выделяют три ключевые группы сотрудников:
- Основная команда. В нее входят те, кто участвует в реализации проекта. Они постоянно на связи друг с другом, поскольку обеспечивают эффективное выполнение задач. Это стержень проекта, на чьи плечи возлагается ответственность за результат.
- Расширенная команда. Это те, кто оказывают содействие основной команде, хотя и не участвуют напрямую в проекте. Их вклад заключается в обеспечении основной команды ресурсами и информацией.
- Заинтересованные лица. Это люди, которые влияют на ход проекта своими решениями или рекомендациями, но не входят в команду. Их мнение также имеет значение и влияет на успешное завершение проекта.
Важным аспектом управления командой проекта является план и правильное распределение ролей среди участников. Выделяют заказчика, инициатора проекта, куратора, инвесторов, контракторов, субконтракторов, поставщиков, органы власти и конечных потребителей. Наибольшее внимание заслуживает проект-менеджер – ключевая фигура, отвечающая за планирование и координацию всего процесса.
Важно учитывать состав участников. Следует избегать деструктивных персонажей, негативно влияющих на работу и результативность группы:
- «Охотники за славой» — сотрудники, преследующие исключительно личные интересы.
- Доминирующие — служащие, агрессивно продвигающие свои взгляды.
- Непостоянные — подчиненные, которые все время меняют темы и мешают решению вопросов.
- Отрешенные — члены команды, которые избегают участия и предпочитают оставаться в стороне.
- Блокаторы — участники, которые мешают команде проводить мозговые штурмы и обсуждать идеи.
- Агрессоры — сотрудники, которые враждебно настроены к проекту и активно выступают против него.
При формировании структуры команды управления проектом целесообразно стремиться к привлечению активных инициаторов. Такие участники способны мотивировать коллег, собирать информацию и делиться ею, поднимать настроение в коллективе и вдохновлять других членов команды.
Эффективная команда проекта должна обладать хорошей коммуникацией, умением работать в коллективе, гибкостью и способностью к решению проблем. Важно также поддерживать позитивную атмосферу и стимулировать творческое мышление участников.
Признаки команды проекта
Рабочая группа, собирающаяся на ограниченный срок, играет ключевую роль в успешной реализации проектов. Несмотря на временный характер существования таких команд, они должны быть организованы и управляемы профессионально.
Организация управления проектом включает создание структуры команды проекта. Как правило, это руководитель и исполнители-специалисты. Руководитель, или проект-менеджер, несет ответственность за определение состава команды, отбор квалифицированных участников и обеспечение соответствия их навыков и знаний целям и задачам проекта. Процесс отбора участников должен учитывать не только профессиональные навыки, но и психологические особенности каждого члена команды.
Одним из ключевых аспектов планирования управления командой проекта является создание благоприятной внутренней культуры, которая стимулирует сотрудников к активной деятельности и достижению высоких результатов. Структуризация команды, определение общих целей и задач, а также поддержка единства и сотрудничества среди участников играют важную роль.
Руководитель, или проект-менеджер, должен самостоятельно определить количество членов рабочей группы, отобрать участников с квалификацией, которые бы отвечали ряду требований. Состав коллектива должен верно соотноситься с целями, задачами, требованиями проекта. Внутренняя культура проекта должна поощрять персонал.
Ключевыми признаками эффективной проектной команды считаются:
- стремление к стабильности;
- взаимное влияние участников на общие действия (давление коллектива);
- отличие одной проектной группы от другой (обособление);
- общие цели, задачи и высшие ценности;
- наличие внутренней структуры (органы управления, санкции и контроль).
Типы управления командой проекта
Каждый менеджер сталкивается с такой задачей, как выработка стиля управления командой проекта. Организационная культура играет ключевую роль в определении того, какой тип управления будет наиболее эффективным для достижения поставленных целей. Рассмотрим основные типы управления:
- Диалоговый стиль основан на использовании знаний команды. Он подразумевает равноправие и гибкую структуру.
- Демократический стиль предполагает совместную разработку правил и рассматривает коллектив как профессиональное сообщество. Этот подход способствует достижению результатов и личному развитию работников.
- Бюрократический стиль основан на регламентах. Он подходит для проектов, где необходима четкая структура и контроль.
- Предпринимательский стиль управления ориентирован на мотивацию сотрудников денежными вознаграждениями. Это подход для творческих проектов и инноваций.
- Авторитарный стиль управления предполагает единоличное принятие решений руководителем. Этот подход эффективен в случаях, когда необходимо быстро принимать решения и управлять проектами с невысокой квалификацией участников.
Каждый стиль имеет свои преимущества и недостатки, и проектный менеджер должен уметь выбирать подходящий для конкретной задачи. Успешность выбора зависит от конкретной цели управления командой проекта.
Принципы эффективного управления командой проекта
В современном мире успешное управление становится все более важным. Компания Gallup выделяет 13 ключевых потребностей, удовлетворение которых способствует повышению производительности. Расскажем о них более детально:
- Использование таких методов, как четкое делегирование задач, построение доверительных отношений и развитие лидерских качеств, помогает удовлетворить потребности сотрудников.
- Сотрудники должны понимать, что их работа является важной частью общей миссии компании или проекта. Это дает осознание значимости и важности их вклада.
- Уважение мнения сотрудников как со стороны коллектива, так и со стороны руководства создает атмосферу взаимного доверия.
- Предоставление возможностей для обучения и профессионального роста способствует развитию сотрудников и совершенствованию их навыков.
- Наличие в коллективе дружеской атмосферы и коллег, готовых поддержать друг друга в трудные моменты, важно для каждого сотрудника.
- Регулярные поощрения и позитивные оценки мотивируют сотрудников на достижение лучших результатов.
- Поддержка личных потребностей работников создает благоприятную атмосферу в коллективе.
- Работа по специализации повышает производительность и удовлетворенность.
- Регулярные обсуждения прогресса помогают выявить сильные и слабые стороны сотрудников, определить области для улучшения.
- Наличие в команде лидера, поощряющего развитие и самосовершенствование, способствует росту всей команды.
- Поддержка со стороны коллег и партнеров служит качественному выполнению задач, а сплоченность и доверие в коллективе играют ключевую роль.
- Обеспечение сотрудников необходимыми ресурсами для эффективной работы, включая материалы, оборудование, доступ к обучающим курсам и инструментам способствует саморазвитию.
- Ясные ожидания и четкое понимание каждым сотрудником своих задач. Для этого рекомендуется устанавливать SMART-цели – конкретные, измеримые, достижимые, значимые и ограниченные по времени.
Методы и инструменты управления командой проекта
Кроме основных задач и обязанностей, руководителю необходимо уметь эффективно использовать дополнительные инструменты для управления проектами и формирования команды.
Пять основных тактик, улучшающих взаимодействие и результативность команды:
Журнал регистрации проблем
В случае, если проблему нельзя решить немедленно, ее вносят в специальный журнал. Указывайте ответственных сотрудников и крайний срок выполнения задачи.
Оценка эффективности
Совещания с рабочей группой позволяют получить обратную связь от исполнителей, оценить их деятельность, а также определить цели на будущее. Этот метод способствует улучшению коммуникации внутри команды.
Наблюдение
Этот неформальный метод позволяет поддерживать связь с подчиненными, узнавать о прогрессе, достижениях и настроении персонала. Регулярные обсуждения помогают выявить проблемы на ранней стадии или вовсе предотвратить их.
Общение
Межличностное общение играет ключевую роль в управлении командой проекта. Создать доверительные отношения, мотивировать коллектив и выполнять задачи позволяют следующие навыки:
- эффективное принятие решений — основывается на развитой интуиции или точной информации;
- влияние — способствует установлению доверительных отношений и умению слушать;
- лидерство — мастерство убеждения людей следовать за собой, вдохновлять и мотивировать.
Устранение недопонимания
Конфликты в проектных командах – неизбежная часть рабочего процесса. Руководителю проекта важно уметь их регулировать, чтобы сохранять общий дух и эффективность коллектива.
Основные методы урегулирования конфликтов:
- Решение возникшей проблемы без вступления в конфронтацию с сотрудниками. Наиболее предпочтительный вариант.
- Сотрудничество и активное участие в процессе принятия решения, помощь команде в поиске наилучшего выхода из ситуации.
- Компромисс. Иногда необходимо идти на уступки и договариваться ради общей цели.
- Принуждение. Хоть это не самый предпочтительный способ урегулирования конфликтов, он эффективен в случае необходимости принятия решения быстро и без долгих дискуссий.
- Сглаживание. Этот подход направлен на минимизацию конфликта, но не всегда способен его полностью урегулировать. Сглаживание полезно на начальном этапе, чтобы предотвратить эскалацию конфликта.
- Уклонение. Этот подход следует избегать, поскольку он не устраняет конфликт и лишь откладывает его разрешение. Уклонение приводит к накоплению недовольства и усугублению проблемы.
Для эффективного управления командой проекта необходимо также использовать специализированные онлайн-платформы. Эти инструменты улучшают коммуникацию в команде, отслеживают прогресс проекта и эффективно управляют ресурсами.
Часто задаваемые вопросы об управлении командой проекта
Какие основные функции команды проекта?
Во-первых, команда нацелена на решение задачи проекта, что включает в себя поиск информации, разработку стратегий и другие необходимые действия. Во-вторых, команда поддерживает руководителя проекта и других участников, что подразумевает умение слушать и мотивировать друг друга.
Каковы основные принципы работы команды проекта?
Установление четких целей, создание мотивации, прозрачная коммуникация, определение ролей, принятие решений на основе имеющейся информации, учет необходимых ресурсов и управление рисками. Гибкость и умение строить отношения на доверии и уважении также играют важную роль в системе управления командой проекта.
Что важно в работе с командой?
Четкое определение целей и задач, правильный подбор работников, наличие системы поддержки, а также способность участников к коллективной работе. Коллаборация в команде – это основа достижения результата.
Определение команды управления проектом – важный этап на пути к реализации поставленных целей. Первым шагом к успеху является подготовка. Каждый член команды должен не только обладать необходимыми навыками и опытом, но и быть готовым к сотрудничеству и взаимодействию.
Для эффективного управления необходимо уметь применять разные стили руководства. Важно грамотно распределять задачи и ресурсы внутри команды. Лидер должен поощрять и поддерживать процесс непрерывного обучения и развития участников группы. Как правило, чем лучше управляется команда, тем более эффективно реализуются проекты.
