941 
Сохранить статью:
О чем статья? Тайм-менеджмент в организации помогает обеспечить слаженную работу всей команды. Достижение целей с ним станет реальностью, а не фантазией. Правильное использование времени и ресурсов – основа для роста и развития в конкурентном мире.
На что обратить внимание? Инструменты и методы тайм-менеджмента вроде таймеров, планеров, чек-листов помогают избежать перегрузок, сокращают время выполнения задач. В результате повышается качество работы, а также улучшается взаимодействие между сотрудниками и отделами, снижается уровень стресса.
8 принципов тайм-менеджмента в организации
Залогом успешного руководства и достижения коллективных целей является применение популярных методик управления временем. Тайм-менеджмент в организации основывается на определении приоритетных задач и их успешном выполнении. Ведущими принципами данного подхода считаются:
- Целенаправленность действий. Для более успешного выполнения заданий необходимы навыки корректной формулировки поставленных целей. Тайм-менеджмент в системе управления организацией во многом определяется четким пониманием конечных результатов.
- Планирование деятельности. Использование рационального подхода при управлении временем позволяет значительно увеличить производительность командной работы. Концентрация на приоритетных заданиях дает возможность значительно сократить время на их реализацию.
- Самоконтроль. Персонал с развитой системой самоорганизации способен действовать в рамках намеченного плана, не отвлекаясь на раздражители извне. Ничто не должно стоять на пути к достижению целей.
- Расстановка приоритетов. Тайм-менеджмент и организация работы компании зависят от концентрации на важных и срочных целях. Планирование предполагает распределение задач по степени значимости от самых главных к незначительным и несрочным.
- Качественный отдых. Для сохранения рабочей эффективности важно уметь грамотно распределить время между трудовой активностью и отдыхом. Постоянная занятость может привести к психоэмоциональному напряжению и ухудшению производительности. Поэтому необходимо приучать себя разумно распоряжаться собственным временем для восстановления.
- Письменное закрепление целей. Ведение записей представляет собой наиболее эффективный способ организации работы, который помогает глубже вникнуть в задачи, делая их реализацию более оперативной. Также это способствует совершенствованию мозговой активности благодаря разнообразию информации, что упрощает ее анализ.
- Иерархичная структура планирования. Планирование может быть использовано в различных формах: ежедневное, еженедельное, ежемесячное и годовое. Это позволяет составить расписание с учетом особенностей проекта и наличия необходимых ресурсов времени.
- Разделение задач. Этот принцип основывается на дроблении крупной работы на поэтапные действия, где каждое имеет меньший объем, чем предыдущее.
Плюсы тайм-менеджмента для руководителей
- Соблюдение установленных сроков.
Для эффективного управления необходимо определить точные временные границы для выполнения задач. Когда работники осознают важность соблюдения сроков, их подсознание настраивается на быстрое и качественное решение задач. Тайм-менеджмент как эффективная организация времени способствует достижению успеха в этом вопросе.
- Достойный уровень профессионализма.
Повышение качества работы сотрудников достигается с помощью руководителей, грамотно организующих рабочий процесс и устанавливающих приоритеты в командной работе. Работники концентрируются на решении ключевых вопросов, что благоприятно сказывается на производительности труда.
- Работа без напряжения и в установленном режиме.
Изучение методов управления временем дает возможность команде распределить его таким образом, чтобы избежать перенапряжения, скопления невыполненных заданий, что неизбежно приводит к стрессовому состоянию.
Руководители, нацеленные на оптимизацию деятельности компании, способны фокусироваться на ключевых задачах, тщательно анализировать ситуацию с разных сторон, формировать стратегии развития на перспективу и реализовывать их с высоким результатом. Это создает устойчивую основу для развития организации, позволяет избежать прокрастинации и мотивирует сотрудников к своевременному выполнению поручений.
Плюсы тайм-менеджмента для персонала
Рассмотрим основные преимущества эффективного управления временем для сотрудников. Навыки тайм-менеджмента в организации необходимы персоналу любого предприятия:
- Увеличение производительности. Достижение оптимального уровня производительности связано с тем, что работники настроены на решение ключевых задач без отвлечения на внешние факторы. Они с легкостью совершенствуют свой профессионализм, определив, какие из дел первоочередные.
- Продвижение по карьерной лестнице. Надежность сотрудника определяется оценкой того, насколько тот справляется со своими должностными обязанностями. Это способствует укреплению доверия к нему. Сотрудник в течение нескольких лет работает над репутацией профессионала. Трудовой опыт накапливается постепенно, определяя уровень его дохода и возможности в профессиональной сфере.
- Нахождение баланса между работой и личной жизнью. Когда вы свободны от работы, то с наслаждением проводите время. От этого зависит степень удовлетворенности человека своей жизнью. Благодаря тайм-менеджменту можно добиться правильных пропорций между занятостью на работе и личными отношениями.
Ключевые методы тайм-менеджмента в организации
Компании применяют различные методики тайм-менеджмента для организации времени.
Составление расписания
Тайм-менеджмент – это эффективная система организации времени, основанная на грамотном планировании и распределении ресурсов на выполнение поставленных задач.
Одним из наиболее распространенных методов является создание расписания, то есть списка дел с указанием сроков выполнения. Это дает возможность четко спланировать ежедневные и еженедельные дела.
Список дел
Один из методов, при котором задания записываются на бумажном носителе или в цифровом формате. В списке дел отмечаются завершенные задачи. Этот прием давно доказал свою эффективность при составлении планов на разные временные промежутки, включая годовое планирование.
«Метод помидора»
Предлагается использовать данный метод для решения проблем с сосредоточенностью внимания во время выполнения задач. Он заключается в эффективном использовании времени путем установления рабочих интервалов с последующими небольшими перерывами. К примеру, можно работать час, а затем на отдых отводится 10 минут. После повторения четырех таких циклов следует перерыв длительностью до полутора часов.
Матрица Эйзенхауэра
Это методика эффективного управления задачами, которая способствует уменьшению нагрузку и сохранению контроля. Задачи классифицируются на следующие категории:
- первостепенные, которые нужно решить срочно;
- важные и неотложные;
- неважные, однако требующие немедленного вмешательства;
- неважные и несрочные вопросы.
Приоритет отдается задачам первого разряда, однако не стоит игнорировать второстепенные и менее важные вопросы, которые можно делегировать. Задачи четвертой категории следует решать только при наличии лишнего времени.
Метод слона
Методика основывается на эффективном решении крупных проблем путем разбиения их на более мелкие фрагменты для последовательного выполнения. Такой подход делает процесс работы над глобальными задачами более спланированным и понятным.
Вышеописанные методики тайм-менеджмента можно использовать в любой организации и для личного обучения. Они нацелены на более эффективное распоряжение временем для достижения целей и высоких результатов в карьерном плане.
Инструменты тайм-менеджмента в организации
В настоящее время неэффективно полагаться исключительно на свою память при организации времени, поэтому разработаны специальные методы, которые во многом упрощают данный процесс. Тайм-менеджмент становится более удобной и продуктивной процедурой:
- Традиционный планер и ежедневник на бумажном носителе.
Руководители должны записывать важные задачи на бумажных носителях. Это должно стать не только полезной привычкой, но и обязательным правилом. К тому же бумажные записи имеют свои преимущества по сравнению с электронными, так как их нельзя случайно удалить неосторожным нажатием кнопки. Это особенно оценят управленцы, предпочитающие традиционный подход.
- Электронные устройства: планеры, приложения для планирования и менеджеры задач.
В современном мире человек все больше использует приложения, в основе которых принципы управления временем и автоматическая расстановка приоритетных целей и задач. Благодаря им гораздо проще достичь высокой эффективности планирования.
- Установка таймера.
Любой смартфон имеет функцию отсчета временных интервалов. Этот инструмент позволяет высокоэффективно распределить рабочий день на конкретные задачи и определить соотношение между рабочим процессом и отдыхом.
- Составление чек-листов.
Для более эффективного контроля за решением задач необходимо применять списки с заданиями. Чек-листы дают возможность управлять собственными делами, а также контролировать работу всего коллектива. Составление подобных списков приводит к более эффективному мониторингу задач и увеличивает производительность как в рабочих моментах, так и в сфере межличностных отношений.
- Канбан-доски.
Маркеры и стикеры визуально демонстрируют приоритетные задачи и обязанности: ежедневные, еженедельные и годовые. Эти инструменты призваны упростить процесс управления благодаря возможности отслеживать ключевые направления в деятельности организации.
6 ошибок в тайм-менеджменте
- Внедрение тайм-менеджмента в организации может быть сопряжено с разнообразными сложностями. Перед руководством стоит непростая задача – предусмотреть недопущение шести распространенных ошибок, что позволит увеличить эффективность затрат рабочего времени:
- Отсутствие планирования рабочего времени. Не стоит пренебрегать планированием рабочего времени, особенно руководителям, так как это один из основных недочетов в тайм-менеджменте. Для того чтобы не оставить без внимания приоритетные задачи, полезно использовать даже самый примитивный список дел или рабочее расписание.
- Приоритет срочных вопросов перед важными. Важно грамотно расставлять приоритеты между срочными и важными задачами. Когда все время уходит на немедленные дела и остается мало времени и энергии для работы над стратегическими проектами, можно воспользоваться эффективным методом матрицы Эйзенхауэра для планирования деятельности.
- Нерациональный подход к затратам времени. Отсутствие плана действий и грамотной организации на предприятии неизбежно ведет к потере времени на ненужные действия или на выполнение неважных задач. Для успешного контроля за временем отличным решением станет использование таймера. Необходимо составлять список задач на каждый день и придерживаться их выполнения.
- Нежелание делегировать полномочия. Отсутствие приоритетности в рабочем процессе не дает возможности определить наиболее важные и неотложные задачи, чтобы обратить на них особое внимание. Ситуация может привести к существенным потерям времени на выполнение незначительных дел, ответственность за которые можно возложить на коллег.
- Стремление к совершенству. Перфекционизм зачастую может привести к увеличению сроков выполнения задач и потере времени на лишние детали. Важно находить баланс между качеством и скоростью работы, чтобы не терять такой ценный ресурс, как время.
- Недостаток перерывов на отдых. Тайм-менеджмент в организации учебной деятельности предполагает наличие в образовательном процессе регулярных перерывов. Такие паузы позволяют эффективно снять стресс и уменьшить степень утомляемости. Данный подход направлен на увеличение эффективности работы.
Часто задаваемые вопросы о тайм-менеджменте в организации
Правда ли, что эффективное управление временем способствует увеличению производительности и объема работы?
Это мнение ошибочное. Необходимо осознать, что организация времени в рабочей среде необязательно связана с перегрузкой, изнуряющей работой или отсутствием перерывов на отдых. Не стоит с головой погружаться в рабочий процесс. Суть тайм-менеджмента заключается в ином.
Как организовать свое рабочее время с помощью тайм-менеджмента?
Для эффективной организации рабочего времени с помощью тайм-менеджмента важно определить свои цели, составить еженедельный план работ, использовать методы определения более важных вопросов, избегать отвлечений, устанавливать сроки выполнения задач. Тайм-менеджмент в организации – это понимание необходимости учитывать личные биоритмы и энергетические циклы персонала для эффективного распоряжения временем.
Отражается ли использование тайм-менеджмента на количестве свободного времени?
Применение тайм-менеджмента как раз освобождает время, вместо того, чтобы его ограничивать. Свобода, которую дарит умение управлять временем, дает возможность работать без строгого графика. Парадокс состоит в том, что те, кто позволяют себе поддаваться настроению и желаниям, замечают, что зависят от своих привычек и избегают решения важных задач.
Грамотное распоряжение ресурсами и хорошее планирование времени способны существенно облегчить выполнение служебных и личных обязанностей. Руководители, стремящиеся охватить множество задач, часто испытывают психологическое напряжение из-за непосильной нагрузки. Правильные принципы управления временем в профессиональной сфере обеспечивают достижение личного успеха и развитие бизнеса.
