«Босс Контроль»: система, принцип работы, преимущества

Что такое и зачем нужен? «БОСС Контроль» – это сервис по учету рабочего времени подчиненных. Применяется в тех организациях, где руководителям важно знать, во сколько сотрудники приходят на работу и во сколько уходят.

Какие преимущества? Простота подключения и использования, объективность и быстрая подача информации, решение проблемы с опозданием сотрудников, возможность отследить «злостных» нарушителей – вот лишь неполный список главных плюсов этой системы.

Нужен ли вообще контроль над подчинёнными

В последнее время всё большую популярность завоевывают альтернативные способы управления организацией труда, ориентированные на увеличение роли горизонтальных связей. Среди них можно назвать Scrumban, Kanban, Lean, AgilePM и др. Тем не менее, бездумное их внедрение порождает несколько принципиальных ошибок, совершаемых менеджментом.

Один из принципов Agile-манифеста, принятого в 2001 году, гласит: «Чтобы работа была сделана, создайте условия, обеспечьте поддержку и полностью доверьтесь мотивированным профессионалам». Многие работодатели, пытающиеся внедрять гибкие системы управления, расценивают это положение как призыв вообще отказаться от контроля сотрудников.

В действительности все обстоит иначе. На самом деле одной из главных задач руководителя является создание условий труда, при которых сотрудники могли бы реализовать самоконтроль. Помимо этого, в тех же принципах звучит призыв к повышению мотивации и непосредственному общению, обмену информацией между членами команды. А это не что иное, как подвиды косвенного контроля.

Что будет, если не контролировать подчинённых

Ничего хорошего не получится. Вы можете столкнуться с такими проблемами:

Работники будут не в полной мере исполнять свои функции

Это почти неизбежно, так как в самой природе человека заложено стремление не тратить понапрасну энергию, поэтому при малейшей возможности избежать усилий очень трудно от этого отказаться. Как только хватка руководителя ослабевает, так сразу в коллективе наступает анархия.

Внутри коллектива, возможно, и найдется несколько работников, которым не нужен контроль, и они будут отлично трудиться при любых обстоятельствах. Но основная масса поступит так, как описано выше. Здесь принцип такой: ослабление контроля – потеря эффективности.

Сотрудники, не справляющиеся с работой, станут незаметны для вас

Помимо известной всем прокрастинации при отсутствии контроля возникают и другие проблемы. Одна из них – потеря адекватной оценки способностей специалистов, работающих в вашей команде.

Распространенные сценарии:

• В вашу фирму устроился человек, хорошо зарекомендовавший себя на предварительном собеседовании. Но как только он столкнулся с реальными заданиями, выясняется, что на их выполнение не хватает компетенций.
• Подчиненный, получивший повышение в должности или более сложный проект для реализации, демонстрирует недостаточную квалификацию.
• Ответственный работник стал плохо справляться с обязанностями по причине личных неурядиц.

Если вы не осуществляли контроль в должной мере, то все изменения проявятся уже постфактум: не сданный вовремя проект, проваленная рекламная кампания и т.п.

Не справляющиеся с обязанностями руководители будут незаметны

Классическая иерархия в компании: руководитель – начальники структурных подразделений – подчинённые исполнители. Очень часто директор знаком со своими рядовыми работниками только по докладам и служебным запискам, которые ему предоставляет их непосредственный начальник.

В этом случае недобросовестный руководитель отдела может:

• искажать информацию о положении в подразделении и заниматься приписками в надежде получить премию;
• уволить ценные кадры по личным мотивам, лишая фирму труда отличных специалистов;
• допустить халатность из-за отсутствия контроля или недостаточной компетенции в управлении.

Всегда иметь объективную информацию о работниках, минуя посредников, поможет эффективная система наблюдения за персоналом.

11 причин внедрить контроль работы сотрудников

Важность контроля работы персонала трудно переоценить. Причем как для руководителя, так и для сотрудников. Выгода владельца компании очевидна – повышение финансовой эффективности, сплочённая команда, которой по плечу самые сложные проекты. Для сотрудников преимущества выражаются в полном понимании поставленных задач, стабильном заработке, зависящем от качества полученного результата деятельности.

Обоюдную выгодность контроля работы необходимо донести до понимания каждого специалиста. Выплата бонусов за успешную реализацию проекта, инсталляция следящего программного обеспечения на рабочие компьютеры являются путями достижения процветания фирмы и повышения эффективности труда работников.

При этом важно, чтобы персонал был в курсе осуществляющегося отслеживания перемещения при помощи GPS-маячков или системы видеонаблюдения. Кроме того, работники должны понимать необходимость этих мер для повышения эффективности функционирования компании, а не расценивать их в качестве репрессивных действий, направленных на взимание штрафных санкций.

Для наглядности приведем несколько примеров очевидной выгоды от внедрения системы контроля за исполнением персоналом рабочих функций.

1. Все действия специалистов будут прозрачными и поддающимися анализу, так как применяется внятная система ключевых показателей эффективности (KPI) и штрафных санкций. При отслеживании всех действий работника, вероятность допущения им ошибки значительно снижается.
2. Произойдет укрепление положительного имиджа в деловой среде, потому что всегда соблюдаются все сроки и договоренности.
3. Улучшатся позиции в конкурентной борьбе по причине слаженной работы всей команды. При этом выгоду извлекут и бизнесмен, и работники (повышение зарплаты, премии).
4. При эффективной организации контроля управления персоналом появляется возможность оперативной реакции на возникающие внешние и внутренние угрозы, риски с возможностью нивелировать их в короткие сроки.
5. Повышается стабильность работы, при которой вероятность выявления и исправления ошибок на ранних стадиях значительно возрастает.
6. Происходит максимизация лояльности работников, так как они адекватно воспринимают установленные правила, знают ответственность за их несоблюдение. Строгий, но справедливый начальник всегда пользуется высоким авторитетом.
7. Система контроля фокусирует внимание не только на нарушениях, но и на успехах, которые удалось достичь. За счет этого возрастает мотивация специалистов и стремление к повышению квалификации. Это своеобразный бесплатный практикум профессионального роста.
8. Руководитель своевременно может отследить понижение мотивации и принять меры по исправлению ситуации.
9. Контроль позволяет выявить нерадивых работников, недобросовестно исполняющих свои функциональные обязанности.
10. Значительно повышается качество планирования производственного процесса (сроки, состав и объём работы, равномерная нагрузка на специалистов).
11. Система «БОСС контроль» позволяет эффективно бороться с «несунами». Владелец бизнеса получит ясное представление, кто из работников нечист на руку, занимается мошенничеством, передает коммерческую тайну конкурентам и пр.

Принцип работы системы «БОСС Контроль»

«БОСС Контроль» является облачным сервисом, помогающим решить задачу учёта планирования рабочего времени и оптимизации бизнес-процессов. Система не требует сложных настроек, специальных знаний и навыков. Работает она посредством беспроводных устройств, снимающих биометрические данные сотрудников, за счет чего осуществляется контроль за их передвижением (время прибытия и ухода с рабочего места).

Читайте также

Дисциплинарный проступок: как оформить правильно

Подробнее

Предусмотрена эксплуатация как в режиме real-time, так и по принципу отложенных задач с формированием детального отчета, предоставляемого владельцу фирмы.

Для использования сервиса нет необходимости привлекать специалистов, разбирающихся в сложном оборудовании и настройках беспроводных каналов связи по различным протоколам. Не требуется никакого дополнительного программного обеспечения. Необязательно даже подключение к интернету. Питание осуществляется подключением к источникам электроэнергии с напряжением 220 В.

В состав системы «БОСС контроль», осуществляющей учет рабочего времени, входят два элемента: терминалы биометрического контроля и ПО обработки данных. Обычно оборудование монтируется на стену, подключается к источнику электропитания (розетке) и управляется посредством компьютера или другого устройства, имеющего подключение к интернету. Можно использовать любой веб-обозреватель. Сам процесс контроля осуществляется так:

1. Работник, появившись на работе, прикладывает к терминалу палец.
2. Сервис делает фотоснимок и идентифицирует сотрудника.
3. Фиксируется время прибытия.
4. Необходимые для отчета данные передаются в дата-центр для обработки.
5. Руководитель фирмы обеспечивается полной достоверной информацией о времени прихода и ухода с работы каждого сотрудника.

Возможна дополнительная опция, когда БОСС Контроль в автоматическом режиме создает отчет обо всех передвижениях персонала (при наличии в фирме нескольких объектов). По этому параметру ведется досье по каждому работнику, на основе которого возможно проводить мониторинг рабочей активности членов коллектива и их отношение к труду. Сделав анализ, руководитель будет иметь представление:

• как провести оптимизацию трудового процесса и настроить пропорциональность классической схемы «кнута» и «пряника»;
• как минимизировать количество опозданий;
• как исключить возможность сговора специалистов контролирующего отдела (вахтеров, охранников, учетчиков) с нерадивыми сотрудниками.

БОСС контроль удобен для руководства, находящегося за пределами производственной зоны предприятия.

Преимущества сервиса

Разумнее всего располагать систему на пропускном пункте компании. Перечислим основные преимущества сервиса:

• Формирование статистики передвижения персонала. С её помощью легко разработать комплекс мероприятий, направленных на повышение эффективности управления кадрами.
• Гибкая настройка правил учета времени компании, включая имеющиеся филиалы или удаленные объекты.
• Оперативность передачи информации. Руководству доступно время прихода/ухода сотрудника уже через минуту после отметки на терминале.
• Разные варианты эксплуатации. БОСС контроль можно купить или арендовать.
• Быстрая установка с минимумом настроек. Достаточно просто подключить к источнику электроэнергии.
• Использование каналов мобильной связи. По этой причине нет необходимости подключения к сети Интернет.
• Повышение дисциплины.
• Относительно невысокая цена. БОСС контроль дешевле и эффективнее любых систем видеонаблюдения, а тем более классического учета в журналах.

Читайте также

Директор по развитию бизнеса: когда все плохо или когда все хорошо

Подробнее

Кроме того, сервис исключает из процесса контроля человеческий фактор. Зачастую некоторые сотрудники вступают в сговор с контролерами, поэтому информация из журналов посещения и учета времени не всегда достоверна. Можно быть уверенным, что БОСС Контроль будет глух к уговорам и не даст себя обмануть.

Оплата, установка и начало работы

Для применения сервиса необходимо сделать запрос-заявку на сайте, на основании которой и будет заключен двухсторонний контракт. Кроме приобретения присутствует вариант аренды. Обычно после заключения договора оборудование доставляется в течение недели-двух в зависимости от логистики.

Перед приобретением или арендой сервис дает возможность бесплатно испытать оборудование. Срок тестирования обычно занимает 1-2 недели. При тест-драйве возможно заложить в опции системы принятые в компании правила учёта рабочего времени. В этом случае вы адаптируете сервис под режим работы компании, а не будете изменять внутренний распорядок в соответствии с предустановленными настройками, как это часто бывает. В итоге компания будет обеспечена надежной и эффективной системой БОСС Контроль, функционирующей в соответствии с действующими правилами учета времени, а также получит сервисное обслуживание и поддержку.

При этом монтаж терминала БОСС Контроль не вызовет затруднений даже у рядового работника компании. Подключенный к электропитанию терминал автоматически свяжется с сервером посредством каналов мобильных операторов без наличия сим-карты. Уполномоченный специалист произведет регистрацию всех сотрудников фирмы (на одного работника требуется около минуты). Процесс добавления сотрудников в систему БОСС контроль осуществляется в личном кабинете в сети Интернет, а регистрация – на любом из терминалов. Программа автоматически составит базу данных.

Когда сервис будет готов к работе по контролю рабочего времени, сотрудники начнут ежедневно делать отметки о своем прибытии/уходе на терминале. Сервис БОСС Контроль в автоматическом режиме составляет отчеты и предоставляет их лицам, осуществляющим учёт. Это помогает руководству компании проводить более эффективную кадровую политику.

Формирование системы управления персоналом является сложной комплексной задачей, решить которую должен каждый руководитель. Если в компании процветает вольница, то вряд ли фирма достигнет коммерческого успеха. Поэтому при организации системы контроля с учетом всех нюансов нужно применять комплексный подход.

Автор статьи

Галина Кочеткова

Понравилась статья? Поделитесь: