О чем речь? Матрица RACI представляет собой методику распределения ответственности между участниками проекта/команды. Осуществляется это путем построения таблицы, в которой дифференцируются роли: от ответственного за выполнение задачи до информируемого о ходе выполнения работ.
Как составить? Для составления матрицы RACI в первую очередь необходимо описать задачи проекта. Следующий шаг – составить список участников команды и лиц, заинтересованных в успешном завершении работ. Финальные этапы – распределение ролей и анализ ошибок.
В этой статье:
Что собой представляет матрица RACI
Матрица RACI используется для четкого распределения ролей и обязанностей между участниками проекта на различных этапах выполнения задач.
Матрицы распределения ролей RACI позволяют структурировать взаимодействие внутри команды, определяя ответственного в рамках конкретной задачи или этапа. Это особенно важно при управлении многоуровневым проектом с участием большого числа профессионалов, принимающих решения, и экспертов из различных сфер деятельности.
Использование матрицы RACI делает управление проектами более упорядоченным и предсказуемым, снижая вероятность задержек и повышая общую производительность команды.
shutterstock.com
В отличие от PERT-диаграмм, которые фокусируются на временном планировании и последовательности задач, матрица RACI акцентирует внимание на том, кто выполняет те или иные функции и какие у него полномочия.
Например, рассмотрим ситуацию, когда команда озадачена разработкой нового программного продукта. В этом случае PERT-диаграммы помогут спланировать этапы разработки, установить сроки выполнения каждого этапа и выявить критические пути, которые могут повлиять на общий срок завершения проекта. Матрица RACI, в свою очередь, определит, кто конкретно будет заниматься этими этапами и какую роль каждый член команды будет играть в процессе разработки.
Матрица RACI позволяет составить четкое описание всех функций работника, чтобы избежать путаницы и недопонимания относительно того, кто ответственный за ту или иную задачу.
Для каждой ячейки матрицы RACI используется одна из четырех букв аббревиатуры, которые соответствуют степени ответственности и определенной роли участника проекта:
- R (responsible) — исполнитель, который непосредственно выполняет задачу. Он занимается практической реализацией работы и несет ответственность за решение задачи в установленные сроки. Масштабную задачу следует разбить на более мелкие и назначить несколько исполнителей, чтобы каждый имел четко определенную зону ответственности.
- A (accountable) — подотчетный. Лицо, которое несет окончательную ответственность за результат выполнения задачи. Оно утверждает результат и имеет право принимать ключевые решения. Важно отметить, что в каждой строке матрицы должна быть только одна буква A.
- C (consult) — консультант. Участник, мнение которого запрашивается до принятия важных решений. Консультанты предоставляют экспертные знания и рекомендации, но не принимают окончательных решений.
- I (informed) — информируемый. Участники, которых необходимо держать в курсе хода работ. Они получают уведомления о прогрессе и результатах, но не участвуют активно в принятии решений или выполнении самой задачи.
В зависимости от специфики проекта и структуры организации, помимо стандартных ролей могут вводиться дополнительные. Тогда в матрице RACI можно добавить обозначения.
Пример:
- RACI-SV. Новые роли S (support) – поддержка, и V (verify) – проверяющий. Эти участники оказывают помощь ответственному лицу в выполнении задачи и проверяют результат.
- RACIQ. Новая роль Q (quality) отвечает за обеспечения качества результатов работы.
- RACIH. Новая роль H (helper) – помощник. Он помогает другим членам команды выполнять рутинную или техническую работу, необходимую для успешного завершения задачи.
Матрица RACI в управлении проектами благодаря своей гибкости позволяет адаптировать ее под нужды конкретной организации. Однако важно помнить, что любое дополнение должно быть тщательно продумано и обосновано, чтобы не утратить изначальную простоту и ясность этой системы.
Распределение ролей в матрице RACI оформляется в виде таблицы, где в столбцах указаны задачи проекта, а в строках – их исполнители. Для каждого пересечения задается роль участника в рамках конкретной задачи. Такая таблица помогает наглядно увидеть, кто и за что отвечает на каждом этапе проекта, что значительно упрощает координацию и контроль.
Рассмотрим структуру работы в компании, занимающейся производством продукции на заказ. В данном примере матрицы RACI отдел по работе с клиентами играет важную роль в организации взаимодействия между компанией и потребителями. Его ключевые функции:
- прием заявок – обработка запросов клиентов;
- уточнение деталей заказа – взаимодействие с производственным отделом для выяснения технической возможности выполнения заказа;
- передача заказа в работу;
- контроль сроков выполнения.
Отдел снабжения осуществляет закупку сырья и комплектующих по согласованию с производством. Производственный отдел отвечает за изготовление продукции. Логистический отдел следит за сроками производства для формирования графика отгрузок.
После завершения заказа отдел по работе с клиентами проверяет, соответствует ли конечный продукт требованиям клиента, после чего заказ отправляется заказчику.
Плюсы и минусы составления матрицы RACI
Ответ на вопрос, стоит ли составлять матрицу RACI, зависит от конкретных условий проекта. Это полезный инструмент для распределения обязанностей, но по мере роста и развития проекта, увеличения числа задач и участников матрица может превратиться в огромный документ, который сложно обновлять и контролировать.
shutterstock.com
Использование матрицы RACI имеет как преимущества, так и недостатки.
Плюсы:
- четкое распределение обязанностей (снижается риск недоразумений и конфликтов внутри команды);
- более организованная и продуктивная работа;
- эффективное взаимодействие участников друг с другом;
- точное планирование и предсказуемость результатов;
- благодаря ясной структуре руководители проектов могут легко делегировать задачи и контролировать их выполнение.
Минусы:
- разработка детальной матрицы – трудоемкий процесс, который может занять много времени;
- необходимость регулярного обновления по мере изменения состава команды или задач;
- строгие рамки матрицы могут мешать оперативным изменениям;
- при неверном составлении матрицы функции участников могут пересекаться, что приведет к неэффективным затратам ресурсов.
Поэтому, несмотря на преимущества, применение матрицы RACI требует внимательного подхода и адаптации к специфике проекта.
Алгоритм построения матрицы RACI
Алгоритм работы по методике матрицы ответственности RACI включает три шага:
- Определение ключевых задач и действий проекта.
- Определение участников и их ролей.
- Распределение зон ответственности.
Важно, чтобы для каждой задачи был выделен только один ответственный (R) и один подотчетный (A) человек, что позволит избежать путаницы. Консультируемые (C) должны предоставить экспертное мнение, а информируемые (I) – быть в курсе выполнения работы.
shutterstock.com
После завершения процесса важно провести обсуждение и согласовать результаты с командой, чтобы обеспечить единство трактовки ролей и снизить риск недопонимания.
Рассмотрим этапы построения матрицы по методике RACI на примере проекта по созданию лендинга.
Шаг 1. Определение задач проекта. Согласно методике RACI, на каждую задачу должен назначаться один ответственный. Поэтому проект следует разбить на более мелкие действия. Для сложных процессов это может быть выполнено в два этапа:
- выделить основные логические блоки или направления;
- составить для каждого направления перечень операций.
В качестве примера взят проект по созданию лендинга. Определим три ключевых направления:
- сбор информации о продукте, для которого разрабатывается лендинг;
- разработка технических заданий для специалистов, ответственных за создание сайта;
- создание и наполнение сайта.
Переходим ко второму этапу – формирование списка задач для каждого направления. В процессе подготовки информации о продукте необходимо:
- провести анализ конкурентов;
- изучить спрос и целевую аудиторию;
- выявить сильные и слабые стороны продукта и сформулировать уникальное торговое предложение.
Для разработки технического задания нужно:
- проработать структуру лендинга;
- составить ключевое предложение;
- определить целевое действие, которое требуется от пользователей;
- подготовить задания для различных специалистов, включая разработчиков, копирайтеров, дизайнеров, с учетом SEO, а также контента для лендинга.
shutterstock.com
Третье направление включает такие операции:
- разработка сайта;
- подготовка текстов;
- дизайн и оформление;
- размещение контента;
- запуск сайта на хостинге;
- подключение решений для продажи и повышения конверсии.
Список задач следует оформить в виде таблицы, где каждая строка в матрице RACI представляет собой отдельную задачу.
Шаг 2. Определение участников. В колонках матрицы необходимо указать участников проекта, используя их имена и должности.
В рассматриваемом примере участниками являются:
- менеджер проекта;
- маркетолог;
- аналитик;
- веб-разработчик;
- SEO-специалист;
- копирайтер;
- дизайнер.
Матрица RACI будет выглядеть следующим образом:
Задача/Участник | Менеджер | Маркетолог | Аналитик | Веб-разработчик | SEO-специалист | Копирайтер | Дизайнер |
Провести анализ конкурентов | |||||||
Провести анализ спроса и ЦА | |||||||
Составить УТП | |||||||
Составить структуру лендинга | |||||||
Составить оффер | |||||||
Подготовить ТЗ для разработчика | |||||||
Подготовить ТЗ для копирайтера | |||||||
Подготовить ТЗ для фото и видео |
Далее в соответствии с методикой нужно распределить роли R, A, C и I.
Шаг 3. Распределение ответственности. Ячейки можно заполнять в произвольном порядке. Начнем с роли Responsible:
- аналитик отвечает за выполнение задач, связанных с анализом;
- маркетолог отвечает за определение УТП, создание оффера и выбор целевого действия;
- менеджер проекта разрабатывает структуру сайта и ТЗ для разработчиков и дизайнеров;
- SEO-специалист составляет ТЗ для текстов;
- копирайтер отвечает за создание текстов;
- дизайнер выполняет работу по оформлению.
Определим исполнителей для всех задач, где в каждой строке должно быть по одной R. Затем назначим A-роли, которые берет на себя менеджер проекта по всем задачам. Исполнители Responsible будут отчитываться перед менеджером проекта о ходе выполнения своих задач, а также предоставлять информацию для принятий решений. В нашем примере по всем задачам в роли Accountable будет менеджер проекта.
shutterstock.com
Консультантами C становятся те, кто помогают исполнителям в их работе. Например, SEO-специалист может консультировать копирайтера, а маркетолог – аналитика. Наблюдатели I — это исполнители следующей задачи, которых нужно информировать о процессе выполнения.
Например, перед нами стоит задача разработки технического задания для дизайнера. В этом случае роль исполнителя R выполняет менеджер проекта, в то время как дизайнер выступает в роли наблюдателя I.
В контексте задач, связанных с созданием оффера и УТП, наблюдателями выступают проектный менеджер и специалист по SEO. Это связано с тем, что им необходима информация об оффере и УТП для последующей разработки технического задания.
Анализ матрицы RACI
Мало просто построить матрицу ответственности проекта RACI, важно грамотно ей пользоваться. Если правильно анализировать матрицу RACI, можно увидеть, как распределены задачи и ответственность среди членов команды. Например, она может выявить, что несколько человек назначены ответственными за одну задачу, что недопустимо. Или что один участник перегружен задачами, в то время как у другого их почти нет.
Распространенные ошибки при построении матрицы распределения ролей и ответственности RACI:
- Большое число исполнителей для одной задачи. Когда слишком много R, не ясно, кто что должен делать. Разделите задачи на более мелкие, чтобы у каждого ответственного была четкая инструкция.
- Наоборот, один R-исполнитель отвечает за несколько задач. Необходимо оценить масштаб этих задач и при необходимости привлечь дополнительных специалистов.
- У кого-то из команды отсутствуют роли R или A. Важно выяснить, нужен ли этот участник проекту, возможно, стоит пересмотреть состав команды.
- Много ответственных за задачу. Это вызывает трудности при согласовании: чем больше людей, тем больше мнений. Лучше поручить каждой задаче одного A.
- Несколько букв в одной ячейке. Обычно, когда один человек отвечает за все, это не приводит к положительному результату.
Если двойные буквы встречаются редко, это приемлемо, но частое появление таких случаев требует пересмотра задач.
- Большое число консультантов или информируемых создает лишнюю коммуникацию, отвлекающую от основной работы.
- Недостаток информируемых лиц указывает на отсутствие прозрачности в проекте. Заинтересованные стороны должны быть в курсе всех событий для обеспечения успешной реализации без задержек и перерасхода бюджета.
Часто задаваемые вопросы о матрице RACI
Подходит ли RACI-матрица для Scrum-команд и гибких проектов?
Матрица RACI может быть полезна для Scrum-команд и гибких проектов, особенно в случае сложных и масштабных инициатив, где требуется четкое распределение ролей и зон ответственности. Однако важно помнить, что Scrum-подход ориентирован на самоорганизацию и адаптацию, поэтому чрезмерная формализация может привести к снижению эффективности.
Когда матрица RACI менее эффективна для Scrum?
Матрица RACI может оказаться менее эффективной для Scrum в нескольких ситуациях:
- Маленькие команды. В небольших Scrum-командах каждый участник часто выполняет несколько ролей одновременно. В таких условиях строгое разделение ответственности может мешать гибкому сотрудничеству.
- Быстро меняющиеся условия. Если проект развивается в условиях постоянных изменений, фиксированное распределение ролей может затруднять оперативную реакцию на новые вызовы.
- Дублирование ролей. В Scrum каждая роль имеет свои четко определенные функции. Использование RACI иногда может приводить к дублированию этих ролей, что создает путаницу и снижает эффективность работы.
Как адаптировать RACI для гибких команд?
Чтобы успешно адаптировать RACI-матрицу под нужды гибкой команды, работающей по Scrum или другим Agile-методикам, стоит учесть следующие рекомендации:
- Упрощение структуры. Важно упростить матрицу до необходимого минимума, оставив только ключевые роли и обязанности.
- Акцент на самоорганизации. RACI должна предоставлять членам команды больше свободы в принятии решений и выполнении задач.
- Регулярная ревизия. На каждом этапе следует проводить анализ текущих ролей и обязанностей, чтобы убедиться, что они соответствуют текущим потребностям проекта.
- Использование гибких ролей. Участники команды могут выполнять несколько ролей в зависимости от потребностей проекта.
Матрица RACI является мощным инструментом управления проектами, который помогает четко определить роли и ответственность каждого участника. Она способствует улучшению коммуникаций, уменьшению конфликтов и повышению общей эффективности команды.