Контроль персонала: виды, эффективные методы

О чем речь? Эффективное управление организацией – разработка комплекса управленческих мер, выбор оптимальной стратегии. Анализируя и принимая решения, необходимо учитывать состояние бизнес-процессов, готовность персонала к изменениям.

Как достичь? Чтобы эффективно управлять бизнесом, необходимо постоянно исследовать рыночную среду, конкурентов, планировать, заниматься административной работой и мотивацией персонала, контролировать выполнение поставленных задач и достижение целей.

Понятие контроля персонала

В современном бизнесе система контроля персонала становится неотъемлемой частью управления. В условиях высокой конкуренции и быстро меняющегося рынка важно не только ставить задачи, но и следить за их выполнением. Это связано с тем, что не все сотрудники обладают одинаковой мотивацией и ответственностью. К сожалению, некоторые стремятся схалтурить и завершить работу как можно быстрее, что в конечном итоге негативно сказывается на результате.

Чем сложнее иерархия и разветвленнее организационная структура, тем выше вероятность, что сотрудники на нижних уровнях будут выполнять задачи не так, как задумали их руководители. Поэтому важен не только контроль выполнения работ персоналом, но и процесса, который к нему приводит. Если игнорировать способы достижения результата, в дальнейшем будет сложно выявить причины провала.

Контроль действий персонала полезен не только для руководства, но и для самих сотрудников. Эффективность напрямую влияет на общие результаты компании:

• Успешная работа команды способствует развитию бизнеса, что, в свою очередь, создает новые рабочие места и возможности для карьерного роста. Лучшие сотрудники могут рассчитывать на повышение и дополнительные привилегии.
• Увеличение производительности приводит к повышению зарплат, выплате премий и другим бонусам. Это создает здоровую конкурентную среду внутри коллектива и мотивирует сотрудников к достижению высоких результатов.
• Компании могут внедрять бонусы, такие, как комфортные зоны отдыха в учреждении или оплачиваемые отпуска. Такие меры способствуют повышению удовлетворенности сотрудников и их лояльности к компании.

Для руководства контроль труда персонала также имеет множество преимуществ:

• Эффективный контроль помогает избежать срывов сроков. Это важно, поскольку несоблюдение дедлайнов приводит к потере клиентов и ухудшению репутации компании.
• Когда подчиненные понимают, что их работа находится под контролем, они начинают работать с большей самоотдачей и заинтересованностью в достижении результатов. Это создает атмосферу ответственности и командного духа.
• Грамотный контроль позволяет быстро выявлять недочеты. Это дает возможность своевременно корректировать методы работы, что в конечном итоге улучшает общую производительность.
• Регулярный контроль помогает заранее выявлять потенциальные проблемы и принимать меры для их устранения. Это позволяет избегать серьезных сбоев и сохранять стабильность бизнеса.

Читайте также

Утечка персональных данных: причины, риски, способы защиты

Подробнее

Виды контроля персонала

Подходы к контролю деятельности персонала варьируются, и не всегда нужно тратить много времени на проверки. Рассмотрим несколько популярных методов контроля и то, как их оптимизировать.

1. Проверка результата. Метод контроля подходит для ответственных сотрудников. Если ваши подчиненные:
• самостоятельно организуют свое рабочее время и выполняют задачи в установленные сроки, способны справиться со сложными поручениями;
• в случае, если не знают, как действовать дальше, обращаются за советом, а руководитель поддерживает их;
• если не успевают завершить работу вовремя, предупреждают о необходимости продления сроков или предоставления дополнительной информации;
• ищут пути решения задач и стараются избежать ошибок.

В этом случае руководитель устанавливает четкие дедлайны и ожидает отчетов по завершению заданий. Для успешного применения этого метода необходимо, чтобы сотрудники были достаточно квалифицированными и ответственными. Если же есть риск срыва сроков, стоит рассмотреть дополнительные способы контроля.

2. Предварительный контроль результатов. Метод подразумевает разделение задач на этапы и контроль выполнения на каждом из них. Это позволяет руководителю быть вовлеченным в процесс и гарантировать, что все выполняется правильно и в срок.

Такой подход особенно полезен в проектах, где важен высокий уровень координации, например, в отделах продаж. Задачи разбивают на подзадачи и устанавливают промежуточные сроки, что позволяет контролировать процесс и вносить коррективы по мере необходимости.



Например, для контроля персонала отдела продаж работу с клиентами разделяют на этапы:

• отправлено коммерческое предложение и получен ответ;
• отправлен договор;
• получена оплата, и договор подписан.

На каждом из этих этапов подчиненные отчитываются о взаимодействии с клиентом. Эта информация помогает понять причины задержек в заключении сделки, выявить требования клиентов, оценить переговоры и выяснить, как много усилий сотрудник прикладывает к выполнению своих задач.

Также метод позволяет легко отслеживать навыки подчиненного: как оперативно он отвечает на запросы и насколько хорошо ориентируется в начале разговора с клиентом. Это необходимо для анализа работы команды и повышения эффективности.

3. Контроль по срокам. Первый шаг к эффективной организации контроля деятельности персонала — это разбивка больших задач на более мелкие подзадачи. Такой подход позволяет не только упростить процесс управления, но и сделать его более прозрачным. Например, если ваша цель — запустить новую рекламную кампанию, то стоит выделить ключевые этапы работы:
• Исследование целевой аудитории (ЦА) — 22.05–22.06.
• Разработка стратегии — 20.06–29.06.
• Создание текстовых вариантов — 30.06–10.07.
• Подготовка макетов — 30.06–10.07.
• Согласование и утверждение макетов — 11.07–15.07.
• Настройка и запуск рекламы — 16.07–18.07.



Каждый из этих этапов должен быть четко прописан и обсужден с командой. После того как задачи разбиты на подзадачи, важно создать график выполнения работ. Он должен быть реалистичным и учитывать возможные риски. Также полезно включить в график контрольные точки — даты, когда необходимо представить результаты деятельности.


Читайте также
Управление командой проекта: цели, принципы, методы
Подробнее

Один из наиболее распространенных методов организации и контроля работы персонала — по срокам, когда руководитель оценивает, как сотрудники укладываются в тайминг и насколько качественно выполняют задачи. Стоит помнить, что в процессе возникают непредвиденные обстоятельства, например, болезнь сотрудника или необходимость делегирования функций. В таких случаях руководитель должен быть готов быстро реагировать: перераспределять задачи между членами команды или изменять расписание.

4. Контроль по произвольно выбранным точкам. В этом случае руководитель сам определяет, когда и какие задачи будут проверяться. Например, можно установить контрольные точки, когда сотрудник должен предоставить конкретный результат.

Хотя этот метод создает дополнительный стресс для команды, он также помогает поддерживать высокий уровень ответственности. Поэтому такой контроль работы следует применять только в крайних случаях, когда необходимо оценить соблюдение нормативов, например, на производственных предприятиях.

В таких ситуациях внезапное внимание со стороны руководства требуется для контроля за выполнением норм и предотвращения рисков, например, с производственным браком. В остальное время лучше использовать другие методы проверки работы персонала.

7 главных принципов контроля работы персонала

Внедрение функций контроля персонала в компании значительно влияет на продуктивность и атмосферу в коллективе. Если подходить к этому вопросу без системы и понимания, можно добиться обратного эффекта. Рассмотрим принципы, которые создают эффективную систему контроля, способствующую развитию сотрудников и повышению общей результативности:

1. Прозрачность. Сотрудники должны быть в курсе того, как осуществляется контроль. Создайте положение о контроле, в котором четко опишите:
• факты контроля: объясните, что контроль — это часть работы, направленная на улучшение процессов, а не наказание;
• методы контроля: укажите, какие именно способы будут использоваться (например, мониторинг производительности, регулярные отчеты и т. д.);
• показатели для оценки работы: зафиксируйте ключевые показатели эффективности (KPI), которые будут использоваться для оценки работы сотрудников;
• штрафы и поощрения: опишите последствия за нарушения и, наоборот, систему поощрений за хорошую работу.
2. Предсказуемость. Внедряйте изменения постепенно и последовательно. Резкое увеличение управленческого контроля демотивирует персонал, особенно если раньше такого не было. Аналогично, если вы решите смягчить контроль, делайте это постепенно, чтобы сотрудники не расслаблялись и продолжали выполнять свои обязанности на высоком уровне.



3. Объективность. Все сотрудники должны находиться в равных условиях. Если в одном офисе установлены видеокамеры, они должны быть установлены и в других. Если одному сотруднику ставятся определенные сроки выполнения задач, то аналогичные сроки должны быть установлены и для других. Это поможет избежать разногласий и недовольства внутри коллектива, а также создаст атмосферу справедливости.
4. Незаметность. Методы контроля могут оставаться незаметными. Используйте автоматизированные программы, которые отслеживают производительность без вмешательства в личное пространство работников. Это позволит сотрудникам сосредоточиться на своей работе, не отвлекаясь на постоянные проверки.
5. Результативность. Используйте данные, полученные в результате контроля, для повышения мотивации персонала. Если вы замечаете, что кто-то из команды демонстрирует выдающиеся достижения, обязательно отметьте это. Публичное одобрение сотрудников значительно повышает их мотивацию и желание работать на результат.
6. Эффективность. Организуйте процесс таким образом, чтобы он не нуждался в вашем постоянном контроле. Наблюдение за каждым этапом работы будет отнимать время и раздражать сотрудников. Используйте автоматизированные системы контроля.
7. Постоянство. Если вы ознакомили сотрудников с методами контроля, придерживайтесь правил на постоянной основе. Например, если установлены сроки выполнения этапов, обязательно проверяйте их соблюдение. В противном случае подчиненные подумают, что проверки носят лишь формальный характер, что приведет к утрате вашего авторитета.

Читайте также

Технологии поиска и отбора персонала

Подробнее

Традиционные методы контроля персонала

Организация системы контроля управлением персонала в компании — это важный аспект, который требует внимательного подхода. Разделение методов контроля развития персонала на явные и скрытые дает понимание того, как они влияют на мотивацию сотрудников. Прозрачные и понятные механизмы контроля способствуют повышению ответственности и производительности, в то время как скрытые методы вызывают недовольство и расхолаживают команду.

1. Совещания и планерки. Совещания — это неотъемлемая часть корпоративной культуры, позволяющая обмениваться мнениями, выявлять проблемы и отмечать достижения. Важно, чтобы такие мероприятия не превращались в рутину, отнимающую время у сотрудников. Эффективные совещания должны быть структурированными, с заранее определенной повесткой



Руководитель, обладая навыками фасилитации, делает обсуждения более продуктивными. Например, использование техник мозгового штурма или дебатов помогает в выявлении различных точек зрения и решении конфликтов. Также важно, чтобы все участники совещаний чувствовали себя вовлеченными.

2. Контроль со стороны службы безопасности. Внедрение систем контроля доступа, видеонаблюдения и других технологий — это распространенный подход, который помогает обеспечить безопасность и дисциплину. Важно, чтобы сотрудники были осведомлены о наличии таких систем. Прозрачность в этом вопросе способствует доверию.

Прослушивание разговоров или установка шпионских программ приводят к негативным юридическим последствиям. Такие действия нарушают права сотрудников. Лучше всего заранее уведомлять персонал о том, что звонки на корпоративные телефоны записываются.

3. Модель «тайного покупателя». Модель дает возможность контроля знаний персонала, однако снижает уровень доверия в коллективе, особенно если оценку проводят те, кто заранее осведомлен о возможных недочетах. Лучше применять максимально объективные методы, а также привлекать профессиональных экспертов из потребительских обществ.
4. Ключевые показатели эффективности и отчетность. Ключевые показатели эффективности (KPI) представляют собой числовые данные, которые помогают оценить, насколько успешно работники справляются со своими обязанностями. Это не просто набор цифр, а мощный инструмент для оптимизации работы команды и достижения целей.



KPI — это метрики, оценивающие производительность подразделений. Например, для менеджера по продажам главные показатели – это количество новых клиентов, объем продаж и количество заключенных договоров. Важно, чтобы все сотрудники четко понимали систему KPI и осознавали, как их работа влияет на общие результаты компании.


Читайте также
Система мотивации персонала: цели, методы, этапы внедрения
Подробнее

Речь идет о программном комплексе, который заметно повышает продуктивность компании. Возможности системы:

• Программное обеспечение отслеживает присутствие сотрудников на рабочем месте, а также отмечает опоздания, простои и ранние уходы.
• Система отслеживает используемые программы, поисковые запросы и посещаемые сайты. Кейлоггер делает скриншоты экрана, чтобы фиксировать, чем занимается сотрудник в данный момент.
• ПО оценивает эффективность программ и сайтов, сортируя их по уровню продуктивности. С помощью трекинга задач руководитель контролирует активность сотрудников.
• Встроенная DLP-система обеспечивает защиту бизнеса от утечек конфиденциальной информации.
• Программа автоматически генерирует отчеты о несанкционированных действиях, блокирует доступ к вредоносным сайтам, а также делает снимки экранов сотрудников.
• Благодаря скрытому режиму работы ПО, сотрудники не испытывают неудобств или дискомфорта.

Отчетность является неотъемлемой частью системы KPI. Она позволяет фиксировать и анализировать данные о работе сотрудников, что, в свою очередь, помогает руководителям принимать обоснованные решения. Важно, чтобы отчеты были прозрачными

5. Наглядная агитация. Иностранные компании, размещающие свое производство в России, часто используют методы стимулирования производительности, знакомые по временам плановой экономики. Например, мотивационные доски, где отображаются успехи и ошибки сотрудников. Эти доски оформляются как классическая «доска почета» или реализовываются через интерфейсы в системах управления проектами. Восприятие этого метода контроля в управлении персоналом неоднозначно. При определенной корпоративной культуре, например, в государственных или полугосударственных структурах, такой подход воспринимается положительно. В частных же компаниях он вызывает негативную реакцию.
6. Оценка и повышение квалификации. Традиционные способы контроля квалификации персонала, такие как проверки с помощью тайных покупателей, становятся недостаточными. Важно качественно проанализировать информацию, чтобы выявить слабые места и оперативно исправить недочеты.



Для этого организации используют различные инструменты. Формальный подход не всегда уместен, так как важно учитывать индивидуальные особенности каждого сотрудника. Разработка специализированных программ, направленных на развитие конкретных навыков, значительно повышает квалификацию сотрудников. Это как внутренние курсы, так и внешние, с привлечением экспертов из других компаний. Организация встреч с представителями других компаний для обмена лучшими практиками расширяет возможности коллектива.

Как именно будет осуществляться контроль обучения персонала, зависит от специфики организации и обязанностей конкретного работника. Важно, чтобы после прохождения обучения сотрудники действительно повышали свой уровень. Если этого не происходит, необходимо либо продолжить обучение, либо рассмотреть возможность перевода на другую должность, более соответствующую их квалификации.

7. Методика DISC. В последние годы все больше организаций обращаются к методикам, которые помогают не только оценить профессиональные навыки, но и понять личностные характеристики сотрудников. Одной из таких методик является DISC, разработанная психологом Уильямом Марстоном в 1928 году. Она основывается на четырех ключевых аспектах:
• Dominance (господство) — отражает уровень уверенности и стремление к контролю.
• Inducement (побуждение) — показывает уровень коммуникабельности и способности к убеждению.
• Submission (подчинение) — характеризует готовность следовать указаниям и работать в команде.
• Compliance (согласие) — отражает уровень следования правилам и стандартам.

Используя опросник DISC, HR-специалисты получат представление о типах сотрудников и подберут для них наиболее подходящие должности. Например, коммуникабельный и напористый человек отлично справится с ролью менеджера по продажам, в то время как более аналитический и осторожный сотрудник лучше подойдет для работы в финансовом отделе.


Читайте также
Эффективное управление персоналом: принципы и методы
Подробнее

Человек, обладающий навыками общения, настойчивостью и решимостью, отлично справится с работой в сфере продаж. В то время как аналитик, ответственный и обладающий высоким уровнем эмпатии, станет надежной опорой для руководителя. Правильное распределение сотрудников способствует повышению эффективности выполнения задач. Метод DISC применяется во многих крупных компаниях, таких как BBC, Starbucks, Toyota и других.

Технологичные методы контроля персонала

В современном бизнесе оперативный контроль персонала становится все более актуальной задачей для руководителей. Традиционные методы, такие как планерки и бумажные отчеты, зачастую оказываются неэффективными. В условиях высокой конкуренции и стремительного развития технологий необходимо использовать более современные подходы для отслеживания действий подчиненных. Рассмотрим несколько методов контроля, которые повысят эффективность работы команды.

1. Контроль доступа. Одним из первых шагов к эффективному контролю является организация системы доступа на предприятии. Исключение опозданий и ранних уходов — важная задача, решаемая с помощью контрольно-пропускных пунктов (КПП).



Турникеты с вахтером подходят для небольших офисов, где требуется простая система учета посещений. Вахтер ведет книгу учета, что позволяет контролировать время прихода и ухода сотрудников. Для более крупных компаний и производств с повышенными требованиями к безопасности целесообразно установить биометрические системы, которые обеспечивают высокий уровень контроля доступа. Эти меры не только помогают отслеживать рабочее время, но и поддерживают дисциплину среди сотрудников

2. Видеонаблюдение. Камеры фиксируют не только опоздания и прогулы, но и общую активность сотрудников на рабочем месте. В сочетании с КПП видеонаблюдение становится особенно эффективным. Однако это лишь реактивная мера. Если сотрудники начинают опаздывать, руководство может только реагировать на это, а не предотвращать проблему.

Для выполнения задачи контроля персонала следует рассмотреть использование аналитических систем, которые обрабатывают данные с камер и выявляют паттерны поведения. Это позволит руководству не только реагировать на нарушения, но и принимать превентивные меры.

3. Прослушивание телефонных разговоров.Этот подход позволяет предотвратить утечки конфиденциальной информации и гарантирует, что рабочие каналы связи не используются в личных целях. Стоит помнить о юридических аспектах: перед внедрением такой системы необходимо убедиться, что она соответствует законодательству о защите персональных данных.



Системы учета рабочего времени, которые позволяют отслеживать, сколько времени сотрудники проводят за решением различных задач, интегрируются с другими инструментами управления проектами. Это дает возможность не только контролировать время, но и анализировать эффективность работы каждого сотрудника.

4. GPS-трекинг. Это технология, которая позволяет отслеживать местоположение сотрудников в реальном времени. Использование GPS-трекинга предотвращает множество проблем, связанных с неэффективным использованием рабочего времени. Например, руководитель может получить уведомление о незапланированных остановках автомобиля или о том, что сотрудник задерживается в командировке без объяснения причин. Такая информация позволяет оперативно реагировать на возникающие проблемы и оптимизировать рабочие процессы.
5. Контроль с помощью программ. Современные системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) уже давно вышли за пределы простого учета клиентов. Они способны автоматизировать составление отчетов, что позволяет руководителям получать актуальную информацию о выполнении задач без необходимости вручную собирать данные. Также CRM-системы отслеживают производительность сотрудников, выявляют узкие места в бизнес-процессах и предлагают пути их оптимизации.

Тем не менее, несмотря на все преимущества, CRM-системы имеют свои ограничения. Например, они не способны гарантировать, что сотрудник действительно выполняет поставленные задачи. Время, проведенное в системе, может быть потрачено не на работу, а на общение в мессенджерах или просмотр социальных сетей.

Использование систем текущего контроля персонала позволяет вывести управление на новый уровень и при этом соблюдать законодательные нормы.

Преимущества специализированного ПО:

• Учет рабочего времени сотрудников. Программы позволяют фиксировать начало и окончание рабочего дня, а также отслеживать опоздания и прогулы. Это не только помогает руководителям видеть, сколько времени сотрудники проводят на работе, но и позволяет выявлять несанкционированные простои.
• Анализ продуктивности на основе выполнения задач. Системы контроля позволяют анализировать, какие сайты и приложения использует сотрудник в течение рабочего дня.
• Функция трекинга задач позволяет персоналу самостоятельно логировать потраченное время на выполнение конкретных проектов. Это не только помогает работникам осознанно подходить к своему времени, но и предоставляет руководителям ценную аналитику. С помощью собранных данных легко отслеживать выполнение проектов, выявлять узкие места и оптимизировать рабочие процессы.
• Мониторинг приложений, регистрирующий время их запуска. Руководитель получит информацию о том, как именно работник проводит свое время. Например, если система покажет, что сотрудник часто отвлекается на игры или социальные сети, это станет поводом для обсуждения его продуктивности. Более того, такая функция помогает предотвратить утечки информации, так как позволяет контролировать, какие сайты посещает работник.
• Контроль поисковых запросов как способ защиты конфиденциальной информации и повышения эффективности работы. Системы фиксируют, какие запросы делает сотрудник, что позволяет предотвратить потенциальные утечки данных или недобросовестные действия. Это особенно актуально в компаниях, работающих с чувствительной информацией.
• Скриншоты экрана — дополнительный инструмент контроля мотивации персонала. Программа делает снимки экрана с заданной периодичностью или в ответ на определенные действия и отправляет их руководителю по электронной почте.
• Для повышения эффективности и предотвращения утечек информации системы блокируют доступ к определенным сайтам и приложениям. Это позволяет избежать ситуаций, когда работник отвлекается на посторонние ресурсы, и дает возможность сосредоточиться на выполнении прямых обязанностей. Блокировка настраивается индивидуально для каждого сотрудника в зависимости от его роли и задач.
• Мониторинг посещаемых сайтов. Руководитель увидит, что сотрудник зашел в соцсеть или отвлекся на переписку, которая могла содержать инсайдерскую информацию.
• Защита конфиденциальных данных и помощь в расследовании инцидентов, связанных с информационной безопасностью.

Внутренний контроль персонала дает дополнительные возможности для оптимизации работы. Осознание того, что их действия под наблюдением, дисциплинирует работников и снижает вероятность нецелевого использования рабочего времени.

Часто задаваемые вопросы о контроле персонала

Могут ли сотрудники заниматься личными делами на работе, и кто владеет результатами их труда?

Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, заниматься личными делами в рабочее время на рабочем месте запрещено. Все, что создано сотрудником в рамках его рабочих обязанностей, принадлежит работодателю.

Детальная информация изложена во внутренних регламентах компаний и трудовом соглашении, в соответствии со статьями 15, 16, 21, 22 Трудового кодекса РФ и статьей 1295 Гражданского кодекса РФ. Статья 23 Конституции РФ в данном случае не применяется.

Вправе ли работодатель отслеживать действия работника для контроля качества работы?

Работодатель имеет право отслеживать действия работников для оценки качества их работы. Это право закреплено в пункте 1 статьи 86 Трудового кодекса РФ, где указано, что обработка данных о работниках может осуществляться для защиты имущества компании и оценки объема выполненных работ.

Должен ли работодатель уведомлять сотрудников о введении системы мониторинга?

Законодательство не требует от работодателя прямого уведомления сотрудников о введении системы мониторинга, однако это настоятельно рекомендуется. Включение таких положений в трудовой договор или внутренние правила компании поможет избежать юридических рисков и обвинений в нелегальном наблюдении. Основывается на Постановлении Конституционного Суда РФ № 3 от 31.03.2011.

Нужно ли согласие работника для обработки его персональных данных?

Согласно Федеральному закону № 152-ФЗ «О персональных данных», работодатель обязан получить свободное и добровольное согласие работника на сбор и обработку его персональных данных. Работник должен быть информирован о целях, способах и сроках обработки своих данных.

Может ли работодатель вовлечь третью сторону для обработки информации?

Работодатель вправе привлекать третьи стороны для обработки информации о работниках, но это должно происходить в соответствии с законодательством, как указывает Федеральный закон № 152 «О персональных данных». Необходимо обеспечить защиту персональных данных и соблюдение прав работников.

Вопросы, касающиеся контроля и оценки персонала со стороны работодателя, требуют внимательного подхода и понимания правовых норм. С одной стороны, работодатели заинтересованы в эффективности и защите своего имущества, с другой — работники имеют право на уважение их личной жизни и конфиденциальности. Поэтому важно находить баланс между интересами обеих сторон, что создаст здоровую и продуктивную рабочую атмосферу.

Автор статьи

Галина Кочеткова

Понравилась статья? Поделитесь: