Эффективное управление организацией: принципы, инструменты, решения

О чем речь? Эффективное управление организацией – разработка комплекса управленческих мер, выбор оптимальной стратегии. Анализируя и принимая решения, необходимо учитывать состояние бизнес-процессов, готовность персонала к изменениям.

Как достичь? Чтобы эффективно управлять бизнесом, необходимо постоянно исследовать рыночную среду, конкурентов, планировать, заниматься административной работой и мотивацией персонала, контролировать выполнение поставленных задач и достижение целей.

Понятие эффективного управления организацией

Управление – это процесс, направленный на достижение поставленной цели.
Эффективное управление организацией – это управление, при котором формируются оптимальные условия для выполнения задач. Задачи решаются в кратчайшие сроки при минимальных затратах.

Цели эффективного управления:

• выполнение задач с минимальными затратами;
• мотивация персонала на работу с наибольшей самоотдачей;
• повышение производительности труда.

На оценку эффективности управления влияет:

• результат деятельности предприятия;
• эффективность вложений;
• качество планирования;
• скорость оборота капитала фирмы.

Эффективное управление – главный компонент организации любой бизнес-деятельности, а развитие эффективного управления – прямая задача руководителей. Эффективное управление производством по смыслу не должно отличаться от управления компанией другого вида деятельности.

Функции эффективного управления организацией

Управление компанией выполняет четыре функции – планирование, организацию, мотивацию и аналитику. Функции связаны друг с другом посредством системы коммуникаций и принятия решений. После реализации последней функции происходит возврат к первой. Так замыкается управленческий цикл.

1. Планирование. В процессе планирования прорабатываются перспективы производственной деятельности, способы получения намеченного результата. Формулируются задачи, которые должны выполнить сотрудники компании для достижения единой цели. При планировании усилия многих лиц объединяются для решения общей задачи. Также планируется объем ресурсов, который может потребоваться для получения поставленного результата.Нельзя учесть все существующие риски, детали и нюансы. Невозможно разработать план на 15 лет – за это время может произойти все, что угодно. Обычно план разрабатывается на 1–2 года и может уточняться и улучшаться в рамках эффективного управления бизнес-процессами.
2. Организация. При реализации организационной функции разрабатывается специальная структура. Все ее компоненты объединяются по определенному принципу. Создается система целей компании. Далее она доводится до сведения персонала, происходит распределение ответственности, подключаются информационные, материальные и денежные ресурсы. Перед каждым сотрудником ставится конкретная задача, он получает в свое распоряжение нужные ресурсы и доступ к структурам.
3. Мотивация. Функция, стимулирующая работников на достижение поставленных целей. Мотивацией обычно занимается руководство компании. Современный руководитель должен отдавать себе отчет в том, что мотивация должна удовлетворять конкретные потребности исполнителя. При этом сами потребности часто меняются. Хороший руководитель должен знать, в какой последовательности нужно удовлетворять нужды работников и поддерживать их заинтересованность в результатах. Современная концепция эффективного управления невозможна без данной функции.
4. Анализ и контроль. Контроль и анализ эффективного управления необходимы для того, чтобы закрепить достигнутые результаты.

Задачи эффективного управления заключаются в организации работ таким образом, чтобы компания достигала результатов в кратчайшие сроки.

Читайте также

Цель управления проектами: понятие, виды, постановка

Подробнее

Управленческий контроль сводится к трем разделам:

• Установка стандартов. Чтобы знать, к чему нужно прийти, необходимо назначить цели и установить сроки, в течение которых они должны быть достигнуты.
• Оценка показателей и сравнение с плановыми.
• Перегруппировка целей в случае изменения ситуации и неактуальности предыдущих задач.

В ряде случаев место контроля занимает обратная связь.

Управление считается достаточно эффективным, если менеджер отслеживает положение дел на каждом этапе производственных работ, знает все трудности, успехи и неудачи. Это позволяет мониторить и исправлять возможные недоработки.

Принципы эффективного управления организацией

Качественное управление предприятием предполагает следование конкретным принципам, которые обеспечивают эффективность бизнес-процессов микро- и макросреды. Их важно учитывать как при аудиторской оценке деятельности менеджмента компании, так и для проработки собственной управленческой политики:

• исследование – принятие управленческих решений невозможно без подробного анализа отдельного направления работы или деятельности компании в целом, оценка позволяет выставить приоритеты в соответствии с текущей ситуацией и скорректировать бизнес-процессы на основе выставленных целей и задач;
• планирование – одновременно с текущими целями необходимо ориентироваться и на глобальные долгосрочные задачи, периодичность которых зависит от конкретного вида бизнеса; так, в среднем долгосрочное планирование подразумевает периоды 5, 10 или 20 лет;
• администрирование – вне зависимости от масштаба компании управляющий является верховной точкой принятия решений и урегулирования спорных ситуаций как внутри корпоративной организации, так и во внешней среде – во взаимодействии с клиентами, подрядчиками, инвесторами и т. д.;
• контроль – включает в себя не только предоставление управленческой отчетности, но и утверждение промежуточных сроков и объемов анализа положения предприятия; точки контроля должны быть понятны и доступны для управленческого состава на всех уровнях организационной структуры; кроме того, менеджер компании утверждает контролирующих сотрудников для каждого направления деятельности;
• мотивация – взаимодействие с подчиненными для достижения поставленных целей; при этом система мотивации сотрудников включает в себя материальные и нематериальные аспекты, например, премирование по результатам личной или общей коммерческой деятельности по итогам отчетного периода, предоставление скидок на продукцию, внутрикорпоративные мероприятия и т. д.; так, в рамках системы мотивации для каждого подразделения выбирают соответствующие показатели эффективности и устанавливают личные или общие для отдела планы;
• ответственность – независимо от выбранной схемы принятия решений внутри предприятия, руководитель несет личную ответственность за правомерность, качество и продолжительность бизнес-процессов.

Дополнительно к основным принципам эффективности менеджмента собственник предприятия утверждает индивидуально значимые принципы для управляющего состава компании. Их соблюдение позволяет обеспечить стабильное развитие бизнеса благодаря высокому качеству управления с точки зрения как финансовых, так и психологических аспектов.

Читайте также

Управление командой проекта: цели, принципы, методы

Подробнее

20 инструментов эффективного управления организацией

Вот список самых популярных управленческих инструментов:

1. Процессно-ориентированное управление (управление на основе видов деятельности) – выявляет общие и косвенные затраты во всех процессах работы организации, определяет их связи с конкретными клиентами и продуктами, чтобы максимально грамотно распределить и выбрать правильное ресурсы.
2. Ключевая компетенция (основная компетенция) – определяет, какие навыки или технологии инвестировать, чтобы создать продукт, представляющий для потребителей наивысшую ценность.
3. Сбалансированная система показателей эффективности деятельности (Balanced Scorecard) – поддерживает идеологию компании в цифровых показателях и контролирует их достижение.
4. Управление отношениями с клиентами (управление взаимоотношениями с клиентами) – анализ рынка клиентов, который проводится, чтобы глубже понять их психологию и покупательское поведение, что необходимо для удержания наиболее прибыльных клиентов и повышения их лояльности.
5. Бенчмаркинг (Benchmarking) – проводится для сравнения данных по продуктам, процессам и затратам с внутренними и внешними показателями, чтобы наилучшие примеры внедрить в текущую работу.
6. Сокращение затрат времени (сокращение времени цикла) — уменьшает сроки разработки концепции до выведения продукта или технологии на рынок.
7. Измерение уровня удовлетворенности клиентов (измерение удовлетворенности клиентов) – поиск основных потребностей клиентов и анализ степени их удовлетворенности.
8. Сегментация клиентов – деление рынка клиентов на группы по общему признаку, что позволяет сделать каждой группе более персонализированное предложение.
9. Команды слияния (группы интеграции слияния) – объединения топ-менеджеров, которые образуются в процессе слияния двух компаний, чтобы скооперировать усилия и ресурсы для роста продаж и роста производства.
10. Анализ возможностей смены рыночных тенденций – обнаруживает первые признаки новых тенденций и технологий, которые могут повлиять на рыночную ситуацию.
11. Стратегии роста – распределение ресурсов по наиболее перспективным направлениям.
12. Управление знаниями – развитие интеллектуальных ресурсов организации.
13. Персонифицированный маркетинг (индивидуальный маркетинг) – организация регулярного взаимодействия с клиентами компании для персонализации маркетинга в отношении каждого из них.
14. Миссия и видение (заявление о миссии и видении) – разработка и внедрение идеологии, которую должны разделять все сотрудники организации.
15. Аутсорсинг (Outsourcing) – делегирование второстепенных задач подрядчикам.
16. Оплата по результатам (оплата труда) – система вознаграждения менеджеров по результатам их труда.
17. Сценарное планирование (сценарное планирование) – выявление путей, по которому может развиваться организация.
18. Стратегические альянсы – сотрудничество, в рамках которого каждая из организаций альянса предоставляет свои ресурсы для достижения единой цели.
19. Интеграция цепочки поставок – непрерывные усилия производителей, дилеров, дистрибьюторов и покупателей, которые обмениваются продуктом или информацией.
20. Тотальное управление качеством – позволяет связать пожелания и требования клиентов с конечным продуктом, повышая качество товара или услуги.

Прежде чем подобрать для себя подходящий управленческий инструмент, надо познакомиться с опытом других компаний. Постарайтесь узнать, насколько затратно и рискованно внедрять тот или иной механизм управления. Рассмотрев все плюсы и минусы, вы сможете определить наиболее эффективную систему управления компанией. Инструменты отличаются тем, что являются лишь вспомогательным элементом пути к цели. Универсальных методов и процессов не существует. Для каждой ситуации подходит свой инструмент. И он не решит все ваши проблемы.

Читайте также

Дивизионная структура управления: особенности, виды и преимущества

Подробнее

5 подходов эффективного управления бизнес-процессами организации

Предлагаем вашему вниманию 5 основных стратегий управления проектами. Для эффективного менеджмента вам необязательно использовать все предложенные подходы. Можете выбрать стратегии, которые в большей степени соответствуют вашему стилю руководства компанией:

1. Теория ограничений. Она сводится к тому, что в любой момент есть одно главное ограничение, препятствующее развитию фирмы. Это ограничение влияет на производительность системы. Как бы хорошо ни работали отдельные звенья цепочки, находится «узкое место», которое ограничивает достижение результата. Обнаружив и устранив это ограничение, можно увидеть рост прибыли и повышение продуктивности работы.
2. Реинжиниринг. Метод реинжиниринга применяется для улучшения действующих процессов. Этот подход состоит из 3 простых этапов:
   • составление модели идеального исполнения БП на предприятии;
   • поиск способов приблизить действующие БП к идеальному шаблону;
   • внедрение предложенных решений и оценка их эффективности.

   Реинжиниринг помогает оптимизировать работу предприятия и улучшить финансовые показатели даже без достижения идеального результата. При поиске методов оптимизации можно применять стратегии «мозгового штурма», помогающие находить простые и эффективные идеи для развития компании.

3. Компьютерное моделирование.Для менеджмента бизнес-процессов используются интерактивные компьютерные модели. В программе можно смоделировать многократное исполнение алгоритма и получить статистику по результатам.



С помощью компьютерного моделирования можно определить «узкое место», ограничивающее развитие компании, или рассчитать количество ресурсов, необходимых для масштабирования. В программе можно увидеть, сколько покупателей сможет обслуживать магазин в течение дня и как будут формироваться очереди на кассах.

Компьютерное моделирование является эффективным инструментом для менеджмента. Но это является дорогостоящим вариантом. Чтобы моделирование процессов достоверно отражало работу компании, нельзя использовать готовые решения. Требуется заказать написание программы под специфику конкретного предприятия.

4. Концепция «шесть сигм». Подход «шесть сигм» направлен на минимизацию ошибок при выполнении. Борьба с ошибками позволяет повысить качество готового продукта. Внедрение концепции позволяет эффективно использовать рабочие часы и не тратить время на исправление последствий ошибок.

Читайте также
Как управлять отделом продаж и что требовать от персонала
Подробнее

Основные принципы методологии «шесть сигм»:

• Для развития компании нужно стремиться к стабильности и предсказуемости БП.
• Любой БП должен быть измеримым при помощи числовых показателей.
• Менеджмент предприятия должен основываться на подтвержденных данных и фактах.
• Сотрудники на всех уровнях иерархии должны быть заинтересованы в повышении качества работы.

Концепция «шесть сигм» допускает не более 3−4 дефектов на один миллион повторений. Работа сотрудников выстраивается так, чтобы ошибки возникали не чаще, чем в 0,000004 % случаев. Это ограничение касается и программных алгоритмов, и тех операций, которые выполняются вручную.

5. Бережливое производство. Концепция бережливого производства направлена на минимизацию всех видов потерь. В рамках этого похода потерями считаются любые действия, которые используют ресурсы предприятия, но не создают продуктов и ценностей для конечного потребителя. При внедрении требуется делить операции на полезные и бесполезные для клиента и максимально сократить затраты времени и ресурсов на вторую категорию операций.

6 способов повысить эффективность управления организацией

Повышение эффективности работы управленческого состава актуально на любом этапе бизнеса, поскольку в большинстве случаев приводит к оптимизации процессов, а, следовательно, к росту объемов продаж и прибыли компании. При этом используют методы, направленные как на корпоративную, так и на техническую сторону:

1. Повышение квалификации. В зависимости от кадровой политики руководитель компании выбирает найм квалифицированного персонала или плановое обучение имеющихся сотрудников. Одновременно следует уделять внимание и собственному обучению управляющего для повышения результативности с точки зрения как финансовых, так и психологических критериев.
2. Разработка системы мотивации. Ее обычно начинают на этапе формирования организационной структуры предприятия, однако можно внедрить эту систему и без привязки к модели принятия решений. Например, при реорганизации коммерческого или маркетингового отдела. Первично старт системы мотивации для сотрудников начинают с менеджеров по продажам и отделов, которые напрямую взаимодействуют с клиентами. В упрощенной схеме в качестве показателя эффективности выбирают показатель выручки за отчетный период.



3. Внедрение управленческой отчетности. Одновременно с обязательной бухгалтерской и налоговой отчетностью внедряют промежуточные внутренние отчеты, которые позволяют управлению контролировать текущие бизнес-процессы и сопоставлять динамику показателей эффективности с выбранным вектором развития предприятия. При этом объем и периодичность управленческой отчетности выбирают в соответствии с индивидуальными потребностями руководящего состава, текущей ситуацией внутри компании и актуальными локальными и долгосрочными задачами.
4. Оптимизация затрат. Грамотное распределение бюджета позволяет не только избежать кризисных ситуаций, но и создать резервный фонд и проработать модели расширения бизнеса с точки зрения географического или товарного масштабирования. Одновременно оптимизация затрат должна опираться на выбор приоритетного направления деятельности с учетом текущих задач и положения компании на рынке. Так, например, в кризисные ситуации в качестве приоритета утверждают сохранение основной деятельности предприятия.



5. Автоматизация. Автоматизация и цифровизация бизнес-процессов актуальны на любой стадии развития и позволяют повысить скорость внутренних и внешних взаимодействий, которые в конечном итоге влияют на увеличение объема продаж. Кроме того, они сказываются и на маркетинговых показателях – узнаваемости и доверии к бренду, повышении лояльности потребителей, росте количества повторных продаж и т. д. Наибольшее влияние на продуктивность бизнеса оказывает автоматизация бухгалтерского и складского учета, внедрение CRM-систем и рассылок клиентам. Эффективна также и внутренняя автоматизация корпоративных процессов, которая ускоряет коммуникацию между сотрудниками: например, корпоративная почта, общие рассылки в мессенджерах и т. д.

Читайте также
Структура управления проектом и ее задачи
Подробнее
6. Продвижение компании. Для продвижения компании на рынке разрабатывают маркетинговую и коммуникационную стратегию, а также проводят комплексный анализ конкурентной среды и реализуемых товаров или услуг. Так, в результате исследования выбирают наиболее подходящие маркетинговые инструменты: специальные предложения, рекламные акции, выход на новые площадки взаимодействия с потенциальными потребителями, расширение целевой аудитории и т. д. Масштаб продвижения зависит от маркетингового бюджета и доступных трудовых ресурсов. Например, на начальном этапе компании выбирают бесплатное продвижение в социальных сетях без привлечения отдельных сотрудников для размещения рекламы в Интернете.

Правила эффективного управления персоналом организации

1. Планируйте деятельность сотрудников, анализируя и понимая их жизнь на работе. В процессе планирования учитывайте, как люди трудятся, принимают решения и организуют свой день и усилия. Используйте эти знания для создания конкретных инструментов управления персоналом, чтобы помочь сотрудникам выполнять задачи, улучшать навыки, вступать в сотрудничество и чувствовать себя более вовлеченными.
2. Используйте HR-технологии, чтобы повысить производительность и улучшить жизнь сотрудника. HR-технологии в состоянии сделать гораздо больше, чем просто автоматизировать существующие практики. Высокоэффективные HR-организации находят возможности использовать технологии для повышения производительности, улучшения обратной связи и слаженной работы команд всей компании.



3. Возглавьте движение к цифровизации. Пока многие компании пытаются понять, что означает цифровая революция для их бизнеса, у HR есть уникальная возможность вести за собой, а не плестись в хвосте. Организационная структура, системы вознаграждения и льгот — все под юрисдикцией HR — являются критическими для бизнеса в достижении цифрового будущего.
4. Понимайте и поддерживайте гибкие и командно-ориентированные организационные модели. Традиционные иерархии больше не описывают реально происходящие процессы. Высокоэффективные организации предлагают совместные решения, чтобы помочь постоянно меняющимся командам с такими проблемами, как управление целями, управление эффективностью, коучинг, контроль и развитие.
5. Работайте с руководством, чтобы сформировать культуру доверия, единства, единых целей и прозрачности. Высокоэффективные HR-департаменты не просто сосредоточены на соблюдении требований и контроле — hard things. Сконцентрировав внимание на культуре, высокопроизводительные HR-команды получают огромное количество возможностей для решения soft things.
6. Планируйте деятельность управления персоналом, чтобы работать как сеть команд, ломая разобщенность между HR и остальными департаментами. Хотя специализация в таких вопросах, как рекрутинг, обучение, компенсация и другие ключевые функции, важна, почти все проблемы сегодня являются мультидисциплинарными. Высокоэффективные HR-команды работают как гибкие консалтинговые группы, объединяя все силы, когда возникает проблема.
7. Духовно возрождайте, профессионализируйте и постоянно совершенствуйте своих специалистов по персоналу. HR-департамент не должен быть местом, куда «выкидывают» людей, которые не могут быть задействованы в других подразделениях бизнеса. Требуйте тот же уровень роста и инноваций, что и в других бизнес-подразделениях, и предоставьте своим людям множество возможностей для стажировок, внешнего обучения, исследований и посещения компаний-партнеров.

Часто задаваемые вопросы об эффективном управлении организацией

Как оценить эффективность управления организацией?

При оценке эффективности управления предприятием используют:

• Целевой подход. Заключается в оценке скорости и качества выполнения поставленных задач. Применяется на производственных предприятиях. Большую роль играет правильная постановка целей – в среднесрочной и долгосрочной перспективе они могут пересекаться или противоречить одна другой.
• Ресурсный подход. Рассчитывается оптимальный объем ресурсов, необходимый для выполнения поставленной задачи.
• Оценочный подход. Производится оценка эффективности работы компании по нескольким критериям:
  1. рыночная доля в сравнении с конкурирующими фирмами;
  2. годовой доход;
  3. отличия от прямых конкурентов;
  4. скорость достижения нынешних показателей;
• Комплексный подход. Оценка производится по нескольким ключевым критериям. Специалисты считают такой подход самым точным.

Какие используются методы эффективного управления организацией?

Качественное управление в организации настраивается по нескольким методикам, основанным на психологическом подходе.

Популярные методы эффективного управления:

• Организационное управление. В основе лежат несколько факторов – непрерывное обучение персонала, рост квалификации, совершенствование умений и навыков. Руководитель обращает внимание на все виды мотивации и направляет сотрудников на достижение общей цели. При внедрении данного метода убедитесь, что руководители и подчиненные имеют четкое представление о рабочем процессе. Если выявлены разногласия в понимании корпоративной культуры, управление будет неэффективным.
• Личностное влияние. В данном случае используется коучинг, раскрывающий потенциальные способности работников. Начинать можно с руководителя, выявив факторы, стимулирующие его к работе и достижению корпоративных целей. Если он хорошо понимает, какая задача перед ним стоит, он более взвешенно подойдет и к вопросу поощрения подчиненных.
• Материальное поощрение. Работник выполняет свои обязанности, руководитель выплачивает зарплату и премию. Нефинансовые способы вознаграждения здесь не используются. Более половины компаний считают, что такая тактика должна являться главным инструментом мотивации персонала. Одновременно с поощрением вводится и система штрафов, которая применяется, если итоги работы не будут соответствовать требованиям фирмы. Минус – подход эффективен, если вас устраивает такая работа, как в данный момент. Есть вероятность, что человек не удовлетворится премиальными, и в дальнейшем у него не будет стимула перевыполнять план.
• Индивидуальный подход. Каждый работник является личностью, со своими потребностями и пожеланиями. Можно провести тестирование, определить психологический тип каждого и понять, что именно движет человеком. Для одних важно финансовое благополучие, для других – статус. Далее для каждого типа составляется индивидуальный мотивационный компонент.

Формирование эффективного управления зависит от выбора того или иного метода.

Какие факторы влияют на эффективность управления организацией?

По отношению к предприятию факторы, влияющие на эффективное управление, делятся на внешние и внутренние. По векторам активности фактор эффективного управления бывает структурным и активизирующим.

Система эффективного управления предприятием строится на желании достичь поставленных целей в кратчайшие сроки и с минимальными затратами. Для этого руководители в первую очередь обеспечивают повышение эффективности управления персоналом – вовлекают сотрудников в работу, внедряют систему мотивации, обеспечивают продвижение по карьерной лестнице. От самоотдачи и эффективности сотрудников напрямую зависят сроки и качество выполнения поставленных перед ними задач. Однако успешная модель управления зависит и от многих других факторов – организационной структуры, финансовых возможностей, ситуации на рынке и в отрасли. Невозможно добиться эффективности, находясь в стороне от какой-либо составляющей всего бизнес-процесса.

Анализ эффективности бизнеса и управления предприятием играет важную роль в оценке всей деятельности компании, а также в ее дальнейшем развитии. Отсутствие контроля так или иначе скажется и на управлении персоналом, что в свою очередь приведет к снижению производительности.

Автор статьи

Галина Кочеткова

Понравилась статья? Поделитесь: