Дорожная карта проекта: что это, для чего разрабатывается

Что это? Дорожная карта проекта – это схематичный план действий (не детализированный), поэтапно описывающий все шаги и временные рамки реализации. Этот документ позволяет привести ТЗ к единому знаменателю, определить цели работы.

Как разработать? Перед созданием дорожной карты определяются целевая аудитория продукта, стратегии выполнения работ, KPI, дедлайны. Документ создается чаще всего по одной из двух методологий: Agile и Waterfall.

Что такое дорожная карта проекта

Дорожная карта проекта – это документ, включающий перечень шагов, которые необходимо выполнить в конкретные временные промежутки, чтобы обеспечить реализацию поставленной задачи (к примеру, обеспечить продвижение продукта на рынок). Чаще всего такой вариант планирования применяют в IT-сфере и в маркетинге.

Особенно эффективной будет дорожная карта развития проектов, над которыми работают несколько команд. Такие рабочие группы могут действовать в автономном режиме, но, чтобы не сбиваться с намеченного пути, они должны придерживаться обозначенных направлений и этапов. К примеру, в разработке банковской карты могут участвовать самые разные отделы: маркетинговый, юридический, техподдержки, команда дизайнеров и т.д. Все команды решают свои задачи в соответствии с положениями дорожной карты проекта.

Дорожная карта и план проекта имеют много общего. Они содержат описание сути предстоящих разработок и направлений, которых следует придерживаться для успешной реализации. Дорожная карта и план проекта могут подвергаться корректировке в ходе проведения работ, если своевременно не поступили необходимые комплектующие от подрядчика или произошел незапланированный сбой.

Основное отличие этих документов состоит в том, что Roadmap содержит лишь общий обзор, а в плане представлены более подробные описания всех шагов и задач проекта.

Другими словами, дорожная карта является своеобразной визуализацией пути, который должны пройти разработчики в установленные сроки. В свою очередь, в плане проекта представлены задачи и подзадачи для каждого участника команда.

Дорожная карта по реализации проекта является стратегическим документом, где нет лишних деталей и подробностей. В ходе реализации задач она адаптируется в связи с меняющимися обстоятельствами и новыми деталями. К примеру, проект, реализация которого запланирована на год, корректируется примерно раз в квартал. Основные особенности дорожной карты проекта:

• Не отражает процесс реализации задач по временным отрезкам. Она лишь указывает основную цель и описывает стратегические задачи, необходимые для ее достижения.
• Обеспечивает согласованность ожиданий заказчиков и лиц, принимающих решения с возможностями разработчиков.
• Упрощает процесс координации действий участников команды, так как содержит информацию, кто и что должен выполнить на определенном временном этапе.
• Обеспечивает прозрачность процесса работы над проектом для заказчика, который сможет разобраться, над чем именно идет работа в конкретный момент времени и когда ожидать завершения очередного этапа.

Кому и зачем нужно создавать дорожные карты проектов

На этапе изучения будущего проекта в Roadmap вносят всю информацию и структурируют ее таким образом, чтобы она была понятна и доступна всем заинтересованным участникам.

К примеру, клиент, который обратился в компанию по разработке проектов, может, не отвлекая разработчиков лишними вопросами, посмотреть в дорожной карте, как идут работы и не возникли ли какие-то непредвиденные сложности.

Постановка целей

Грамотно составленная дорожная карта развития проекта позволяет разработчикам и всем заинтересованным участникам получить одинаковое понимание основные целей, чтобы согласовать бюджет. Этот документ позволяет отслеживать любые изменения в ходе выполнения работ, поэтому он очень важен для тех, кто руководит разработкой и принимает решения в ходе всего процесса.

Дорожная карта проекта – эффективное средство против различных неопределенностей. Она помогает правильно расставлять приоритеты разработчикам. Если на начальном этапе не проведено распределение ролей, существует вероятность, что один из участников команды берет слишком большой объем задач, не учитывая, что некоторые из них могут быть делегированы.

Такая ситуация грозит неприятностями, так как разработчик может в условиях стресса не закончить свой участок к требуемому сроку. Избежать этого помогает дорожная карта.

Одинаковое понимание условий проекта

Все заинтересованные стороны имеют одинаковое видение проекта. При возникновении вопросов в ходе его развития можно проанализировать ситуацию в соответствии с дорожной картой проекта и внести необходимые корректировки. О появившихся изменениях тут же узнают все участники проекта. К примеру, при возникновении вероятности нарушения сроков выполнения работ из-за подрядчика, в дорожную карту проекта можно внести корректировки времени. О смещении сроков узнают все заинтересованные стороны.

Защита команды разработчиков от чрезмерных замечаний

Нередко встречаются ситуации, когда инвесторы, заказчики и другие стороны проекта постоянно вмешиваются в процесс его реализации. Это создает стрессовые ситуации для разработчиков, в обязанности которых не входит участие в переговорных процессах и решение чужих задач.

К примеру, специалист по дизайну не обязан выслушивать мнение заказчика по поводу цветового оформления, которое было согласовано на начальном этапе.

Дорожная карта проекта – удобный инструмент для наблюдения за его реализацией без вмешательства в рабочий процесс и решения текущих вопросов на верхних уровнях управления.

Плюсы и минусы применения дорожной карты проекта

Рассмотрим преимущества и недостатки roadmap.

Дорожная карта развития проекта позволяет:

• Всем участника процесса разработки действовать в соответствии с общим планом при полном понимании целей, масштабов работ и сроков их выполнения.
• Менеджерам проектов своевременно уведомлять всех заинтересованных лиц о запланированных мероприятиях и корректировках, а также управлять их ожиданиями.
• Определять основные задачи на определенном этапе разработки проекта, быстро принимать решения и грамотно распределять нагрузку на всех участников команды.

Сложности в работе с дорожными картами проекта:

• Этот документ должен постоянно обновляться. В противном случае могут быть нарушены сроки реализации и упущены возникающие в ходе работы проблемы.
• Если руководители команд разработчиков будут слишком скрупулезно вникать в детали дорожной карты, у них могут возникнуть системные проблемы с краткосрочными задачами и сильно увеличиться сроки реализации проекта.
• При неправильной оценке некоторых задач на начальной стадии работы над проектом могут возникнуть незапланированные производственные расходы.

Примеры применения дорожных карт в разных сферах

Дорожные карты проектов — универсальный инструмент для разработчиков. Он необходим тем, кто планирует запуск чего-то нового или собирается модернизировать работающие процессы. Рассмотрим пять примеров дорожной карты проекта в разных сферах.

• Разработка интернет-ресурсов и мобильных приложений

Дорожными картами в своей профессиональной деятельности чаще всего пользуются программисты и дизайнеры. Эти специалисты в команде работают над единым проектом, и для них главное взаимодействовать так, чтобы объединить усилия нескольких команд и установить точки контроля (какие процессы должны быть завершены к определенному времени).

• Запуск предприятия или стартапа

Перед реализацией новой идеи необходимо разобраться, какие действия нужно совершить на стадии подготовки. К примеру, нужно начать с построения бизнес-плана, поиска поставщиков и открытия счета в банке. Важно четко понимать, какие цели должны быть достигнуты, что следует запланировать в рабочих процессах и в какие сроки реализовать. Эти вопросы необходимо решить для формирования дорожной карты проекта.

• Продюсирование онлайн-курсов

Разработка и запуск онлайн-курсов – многоэтапный процесс, в котором на различных этапах участвуют разноплановые специалисты. С помощью дорожной карты можно обеспечить своевременное выполнение всех процессов, чтобы к намеченному сроку упаковать продукт, организовать его продвижение и обеспечить необходимый уровень продаж.

• Выпуск книги

Дорожные карты проекта в этой деятельности нужны не только самим авторам книг, но и издательствам. Первые определяют количество глав в изданиях, их порядок и дедлайн в работе редактора. Для издательства дорожная карта включает описание всех этапов создания книги, начиная с обработки рукописи. Подробно описываются работы всех участников проекта: редакторов, корректоров, дизайнеров и т.д.

• HR-компании

Дорожные карты здесь описывают этапы подбора персонала: поиск, обучение и развитие работников. В них содержатся данные о порядке взаимодействия всех отделов организации. Таким образом, определяются границы ответственности между всеми сотрудниками, участвующих в HR процессах, включая новых специалистов и руководителей отделов.

Классификация дорожных карт

Невозможно внедрить единый стандарт дорожной карты. Это происходит из-за многофункциональности и универсальности этого документа. Разные виды дорожных карт отличаются целями создания и способами дальнейшей реализации.

• По целям

Карта продукта необходима для реализации абсолютно нового или модернизации имеющегося продукта. Этот документ может создаваться для разработчиков, продавцов, маркетологов, технических специалистов, руководителей, а также для потенциальных покупателей. В него включают описание всех этапов разработки и продвижения, а также преимуществ продукта.

Проектная карта обеспечивает визуализацию всех этапов развития проекта. В ней содержатся все данные об исполнителях, ресурсах, сроках окончания работы, KPI. Аудитория здесь такая же, как и в карте продукта.

Корпоративная карта демонстрирует сущность стратегии развития предприятия на определенном этапе. Разрабатывается для руководителей, начальников подразделений, специалистов, партнеров и инвесторов.

Классификация по целям носит условный характер: вышеперечисленные виды «Роудмэп» являются лишь примерами таких документов. Есть и другие сферы их применения. Например, дорожные карты создаются для сотрудников отделов. В них отражена стратегия обучения работников с целью улучшения модернизации материально-технического обеспечения организации.

Дорожные карты полезны не только для разных сфер бизнеса, но и для государственного сектора. К примеру, документы такого типа представляют собой описание направлений развития целых отраслей экономики.

• По особенностям детализации

Различают несколько способов формирования дорожных карт с учетом детализации:

• Календарный график представляет собой список всех задач с сроками выполнения, ответственными лицами, контрольными показателями и имеющимися ресурсами. Документы этого вида являются декларацией планов.
• Экспертный анализ представляет собой некое прогнозирование развития на различных стадиях. В этом документе аналитиками выделяются ключевые точки с указанием их взаимосвязей. Как правило, такая дорожная карта составляется в форме диаграмм.
• Концепции направлены на формирование стратегий развития и разработку возможных сценариев. Такие документы включают схемы и диаграммы. Они одновременно могут использоваться для решения задач планирования, маркетинга и выстраивания коммуникаций.
• План управления разрабатывается на базе проектного генплана. Его главной целью является процесс визуализации результатов отдельных этапов и распределение функций между исполнителями.

• По варианту реализации

Способы создания дорожных карт определяются существующим в компании подходом к менеджменту проектов. Различают два таких подхода: Waterfall «водопад» и Agile «каскад».

Первый подход является классической моделью в управлении проектами, в котором строго определен порядок всех действий. Только завершив полностью один этап, здесь переходят к работе над следующим. Модель Waterfall довольно понятна по структуре, благодаря чему можно более подробно спланировать все затраты и дедлайны. Ее недостаток заключается в отсутствии гибкости.

Здесь не происходит учет того, что возможны непредвиденные ситуации в ходе выполнения работ. При построении дорожных карт с упором на данную модель нужно быть уверенным в долгосрочности проектов и в их предсказуемости. При разработке карт «водопад», в основном, происходит учет бизнес-показателей.

Agile — более гибкая по структуре модель. Проект реализуется в качестве совокупности циклов, результатами которых выступает проект на определенном уровне готовности. Члены команд совершают действия не последовательно, а одновременно и согласованно.

Данная модель отличается тем, что здесь можно без особых рисков вносить коррективы при возникновении такой необходимости. Только карты здесь могут использоваться в течение короткого периода времени из-за непредсказуемости проектов. В данной ситуации происходит фокусировка на потребностях клиента.

Визуализируются дорожные карты проектов при помощи всевозможных схем, графиков, диаграмм, таблиц.

Дорожные карты по методологии Agile и Waterfall: в чем разница

Дорожные карты проектов в разных командах могут иметь некоторые отличия. Например, такой документ у Agile существенно отличается от типовой Roadmap Waterfall.

Чем отличаются дорожные карты проектов у команд Agile и Waterfall:

• Разработчики Waterfall отличаются бизнес-ориентированностью и базируются на финансовых метриках. В свою очередь, команды направлены на клиентоориентированность (к примеру, учитывают увеличение количества пользователей и удовлетворенность клиентов).
• Дорожные карты проектов в Waterfall предназначены для годичной и двухгодичной реализации. Документы Agile, как правило, демонстрируют квартальные завершенности. С учетом сроков реализации отличается и планирование в этих методологиях.
• Подходы Waterfall и Agile отличаются принципом взаимодействия разработчиков. В Waterfall происходит последовательная работа, а в командах Agile применяются принципы одновременного выполнения работ и кросс-функциональности.
• Методология Waterfall не настолько гибкая, как Agile, что отражается и на дорожных картах команд.

Идеального решения, как сделать дорожную карту проекта, не существует. Можно использовать различные шаблоны, в которых отображаются основные данные:

• Глобальные стратегические идеи.
• Поэтапные релизы (поквартальные).
• Детально описанные функции.
• Данные о баг фиксинге.

Этапы создания дорожной карты проекта

Этап 1: Целевая аудитория

Окончательный вариант дорожной карты проекта определяется исходя из того, на кого она ориентирована: на заказчиков, инвесторов или разработчиков. Это условие влияет не только на внешний вид документа, но и на его основные задачи и используемые ресурсы.

Когда целевая аудитория дорожной карты уже выбрана, нужно проанализировать ее потребности, предпочтения и ожидания. Важно, чтобы документ учитывал все эти особенности. Это обеспечит реализацию поставленных целей и избавит от ненужных вопросов и непредвиденных ситуаций. Грамотно составленная роудмэп должна быть убедительной для всех заинтересованных участников проекта.

Этап 2: Цели и задачи проекта

Опишите цели проекта и сформулируйте основные задачи. На этом этапе не следует уделять много внимания деталям. Продумайте цепочку действий, которые позволят реализовать поставленные цели.

Этап 3: Формат документа

Формат дорожной карты (таймлайн, канбан-доска, перечень задач или смешанный вариант) выбирается с учетом целевой аудитории и целей проекта.

Уже на этой стадии необходимо определиться с методологией работы: Waterfall или Agile. Это важно в разрезе расчета необходимого времени и бюджета.

Этап 4. Члены команды и внешние участники

Начинаем подбор участников команды. Определяем уровни доступа к дорожной карте проекта и распределяем задачи. Нужно обсудить все детали взаимодействия и прописать четкий перечень обязанностей каждого участника.

Внешним лицам необходимо настроить уровни доступа и способы внесения корректировок с последовательностью действий в нестандартных ситуациях.

Этап 5: Стратегия

На этой стадии следует перейти к обсуждению идей и расставить приоритеты. Нужно определить, первоочередные задачи и процессы, которые будут продвигаться параллельно. С учетом типа документа определяется порядок задач и формируется стратегия.

К примеру, обширную задачу разбивают на спринты или создают отдельные роудмэп для подрядчиков.

Этап 6: Ключевые показатели и ресурсы

Теперь необходимо уточнить наиболее важные метрики для оценки выполнения и измерения прогресса. По каждой задаче следует подробно прописывать ресурсы, необходимые для работы. К примеру, члену команды разработчиков понадобятся определенные программы, затраты на покупку которых следует внести в бюджет.

Этап 7: Время выполнения задач

Время выполнения указывается по каждой задаче. К примеру: спринт — до 14 дней, более сложные задания — от одного до 12 месяцев.

На этой стадии необходимо точно оценивать план мероприятий, не занижая время, необходимое для решения каждой конкретной задачи. Лучше, если получится запас по времени (пару дней или даже недель), что позволит закончить проект раньше срока.

Этап 8: ПО

Выбираем ПО для подготовки дорожной карты проекта и подключения к нему всех участников. Выбранный вами сервис должен, кроме карт и функционала по управлению процессами, обеспечивать включать инструменты для сбора данных и настройки оповещений.

Этап 9: Бюджет

При формировании бюджета учитываются необходимые сервисы, инструментарии, а также оплата услуг специалистов. С учетом выбранного варианта дорожной карты проекта рассчитывается сумма затрат или составляется полная смета расходов, которая в дальнейшем может корректироваться.

К примеру, в процессе работы над проектом может выясниться, что отобранный ранее инструмент не будет использоваться. Следовательно, запланированные на него средства будут не израсходованы, и их можно направить на другие цели.

Нюансы использования дорожных карт проектов

Roadmap – документ, работа с которым осуществляется на протяжении длительного отрезка времени, поэтому, ответственным за его реализацию должен выступать специалист высокого уровня (к примеру, собственник продукта, руководитель проекта или компании). В зону его ответственности входит организация взаимодействия подразделений и контроль соблюдения установленных сроков.

Отметим, что намеченные дедлайны могут корректироваться. Это обусловлено тем, что при разработке дорожной карты сложно предусмотреть все проблемные моменты, возникающие в процессе реализации проекта или открывающиеся возможности, которые позволят завершить отдельные этапы раньше срока. Специалист, управляющий проектом, должен постоянно анализировать изменение условий и своевременно корректировать Roadmap.

Подобная гибкость – важное преимущество дорожной карты проекта. Без этого инструмента различные изменения исходного плана могут привести к непредвиденным сбоям в работе всего предприятия. К примеру, специалисты одного из подразделений, не дождавшись результатов от коллег, перенаправят свои усилия на другие задачи.

При наличии дорожной карты менеджер проекта своевременно предоставит информацию сотрудникам о том, что возникла необходимость направить на определенный участок работы свои ресурсы в ближайшее время, даже в случае корректировки начальных сроков.

Точно так же в разделы дорожной кары проекта могут вноситься изменения по перечню участников проекта. К примеру, если на определенной стадии появляется понимание, что задачу целесообразно передать на аутсорсинг, менеджер вносит новых исполнителей. При этом он и дальше контролирует общие процессы по реализации проекта.

Чтобы работа с дорожной картой была более продуктивной, следует внедрить в производственные процессы Цикл Деминга (PDCA: Plan-Do-Check-Act, Планируй-Делай-Проверяй-Действуй). Рассмотрим отдельные этапы данного цикла:

• Планирование: формирование стратегии и определение целей.
• Выполнение: определение основных этапов, определение начальных шагов.
• Проверка: контроль продуктивности выполненных шагов.

Может ли бэклог продукта заменить дорожную карту проекта?

Первый вид документа может выступать альтернативной roadmap для небольшой фирмы. В ходе развития предприятия появляются новые данные, объясняющие причины создания новых продуктов и их ценность для клиента, которые вносятся уже в дорожную карту.

Какая рекомендуемая частота обновления roadmap?

На периодичность внесения изменений в дорожную карту влияют встречи со всеми участниками, которые целесообразно, в зависимости от масштабности и длительности проекта, проводить каждые две недели, ежемесячно или раз в квартал.

Повышение эффективности дорожной карты проекта

Приведем три рекомендации, как составить дорожную карту проекта, которая будет действительно эффективной:

• Не следует слишком детализировать документ. Дорожные карты проектов – это своего рода взгляд «с высоты», а не погружение в подробности задач. При таком подходе проще осуществлять контроль взаимосвязей и последовательности реализации всех этапов.
• Нужно систематически обновлять данные дорожной карты и вносить необходимые изменения в случае нарушения сроков реализации одного из этапов. Важно обеспечить определенную гибкость выполнения задач на разных стадиях, чтобы коррективы не приводили к срыву сроков по всему проекту.
• Организуйте постоянные встречи с разработчиками и другими заинтересованными лицами. Это позволит оперативно решать возникающие сложности и обеспечить одинаковое понимание процессов всеми участниками.

Эффективная дорожная карта проекта – это своеобразный дневник для всей команды. Все участники систематически обращаются к нему для понимания этапа, который проходит проект, сверки процессов и оперативного выявления проблемных вопросов. Для этого необходимо обеспечить наглядность дорожной карты и удобство ее использования.

Программы и сервисы для оформления дорожной карты проекта

Вариант оформления дорожной карты проекта выбирают исходя из поставленных целей. На начальных этапах для инвесторов и заказчиков более понятным будет привлекательно оформленный документ, а не сложная Excel-таблица.

Excel или Google Таблицы

При наличии соответствующего опыта можно разработать дорожную карту проекта в форме электронных таблиц. Такой документ может включать наиболее важные моменты в виде предварительно разработанной цепочки: стратегия – цели – задачи – исполнители – время реализации – подходы.

Преимущества: простота, невысокие затраты на разработку, доступность.

Недостатки: сложности с автоматизацией обновлений, плохая визуализация.

Презентации

Для создания такой дорожной карты проекта может использоваться любая программа для разработки презентаций (Power Point или Google Презентации и др.). В этом случае наглядность и визуализация определяются навыками создателя.

Преимущества: творческий подход, при котором упрощается использование документа всеми заинтересованными лицами.

Недостатки: отсутствие автоматического обновления и синхронизации действий для всех участников.

Специализированные сервисы

Чтобы создать такую карту, необходимо иметь возможность и желание изучить специализированный сервис. Именно такой подход к формированию документа позволит сделать эффективную презентацию стратегии развития проекта.

Преимущества: можно добиваться привлекательной визуализации, с минимальными затратами времени и трудовых ресурсов. Появляется возможность для синхронного обновления дорожной карты проекта у всех заинтересованных лиц.

Недостатки: расходы денег на платные сервисы, времени на знакомство с программой и ее функционалом.

GanttPRO

Наиболее популярный ресурс. Пользователям доступна в режиме онлайн диаграмма Ганта, с помощью которой можно управлять проектами. Доступна и бесплатная версия. Платные пакеты имеют стоимость от 5,90$ до 15$.

Достоинства: возможность делегирования задач среди членов команды, анализа совокупных изменений в плане развития проекта, простой интерфейс. Готовый документ можно экспортировать в различных форматах. Сервис позволяет осуществлять совместную работу в рамках дорожной карты всем участникам проекта. Есть возможность вернуться к более ранним версиям документа. Доступны версии на русском и английском языках, а также большой выбор фильтров и меток.

Минусы: отсутствие мобильной версии, сложности возникают при работе со смартфона.

Roadmunk

Пользователи этого интернет-ресурса могут создавать привлекательные дорожные карты проектов. Доступны бесплатный доступ, а также платные версии по цене от 19$ до 99$ в месяц.

Достоинства: при работе с задачами доступна визуализация распределения времени. С помощью сервиса можно быстро осуществлять планирование, организовывать спринты. Для удобства работы с дорожными картами здесь есть фильтры и цветовые метки. Доступна интеграция с рядом других сервисов. В целом пользоваться этим ресурсом удобно, и можно работать командой.

Минусы: наличие только английской версии и отсутствие инструментов для анализа загруженности.

Hygger

Ресурс с широким набором функций для работы с проектами по методологии Agile. Доступны бесплатная версия, а также тарифы от 7$ до 14$.

Достоинства: системный подход к реализации дорожных карт, функции анализа времени выполнения задач и изменения процессов. Возможны интеграция с рядом других сервисов и подключение всех участников команды. Есть мобильная версия.

Минусы: наличие только английской версии, отсутствие диаграммы Ганта, учета расходов и набора шаблонов.

Taskworld

Онлайн-ресурс для командной работы с проектами. Доступны бесплатная и профессиональная версия за 10,99 $ в месяц.

Достоинства: наглядность, возможность работы проектных групп любых размеров. Есть мобильная версия и система оповещения участников.

Минусы: наличие только английской версии, отсутствие диаграммы, слабая стабильность работы системы (возможны «зависания» и длительные по времени загрузки).

В наше время, дорожные карты выполнения проекта являются обязательным условием для продуктивного решения управленческих задач. С их помощью можно управлять командой и ее рабочим графиком, проводить обсуждение процессов, дифференцировать задачи на отдельные этапы, обеспечивать своевременность завершения работ, оценивать производительность и получать стабильно высокие результаты.

Профессиональные программы с функциями дорожной карты проекта – стратегический функционал в сфере управления продуктами.