BPM-система: задачи, состав, правила выбора

О чем речь? BPM-система – программное обеспечение для управления бизнес-процессами, их автоматизации и оптимизации. С ее помощью оперативно оценивают всю работу в компании и вносят необходимые коррективы.

На что обратить внимание? BPM-системы выбирают исходя из потребностей предприятия, стоимости, функционала, возможности интеграции с другим ПО, а также оценивают безопасность и возможности техподдержки.

В этой статье:

Понятие и задачи BPM-системы
Структура BPM-системы
Критерии выбора BPM-системы
Внедрение BPM-системы
Популярные BPM-системы
Часто задаваемые вопросы о BPM-системах

Понятие и задачи BPM-системы

Чтобы исключить ошибки в терминологии, необходимо уточнить, что под аббревиатурой BPM подразумевается Business process management (управление бизнес-процессами).

BPM-система – это инструмент для управления бизнес-процессами, позволяющий структурировать последовательность действий, выполняемых конкретными работниками, в виде четкого алгоритма, где каждая задача становится обязательным элементом рабочего расписания.

Источник: freepik/ru.freepik.com

При приеме на работу нового сотрудника перед кадровиком стоит задача «подготовить необходимый пакет документов», для специалиста ИТ-отдела важно «организовать рабочее место и настроить корпоративную почту», для офис-менеджера – «представить нового человека коллективу и провести экскурсию по офису», а для управляющего менеджера – «разработать план адаптации».

Основные преимущества BPM-системы заключаются в двух аспектах:

Обеспечивается сохранность информации в процессах. Используя BPM, можно быть уверенным, что ни одно обращение клиента не будет потеряно из-за болезни или увольнения менеджера.
Предоставляется информация для анализа и оптимизации. Без автоматизации видны лишь результаты, но не процесс. BPM-система же позволяет четко отслеживать показатели, сроки и участников, замедляющих процесс.

В любой компании ежедневно осуществляется множество бизнес-операций, иногда их количество достигает сотен или даже тысяч. Пытаться автоматизировать их все было бы нецелесообразно. Гораздо разумнее сфокусироваться на тех, которые способны принести ощутимые результаты.

BPM-система предполагает выбор следующих процессов для автоматизации:

Имеющих многократное число повторений. Это зависит от количества взаимодействий (клиенты, сотрудники и так далее). Например, если обращение за кредитом происходит не более 2–3 раз в год, автоматизация нецелесообразна.
Связанных с учетными данными. Процессы взаимодействия с клиентами основываются на информации о них. Этим BPM-система отличается от традиционных систем документооборота. Когда требуется автоматизировать процессы, не зависящие от данных из учетной системы (как, например, в канцелярских процедурах), стоит рассмотреть использование системы электронного документооборота (СЭД) вместо BPM.

Операционное управление: суть, задачи, приемы

Подробнее

Структура BPM-системы

BPM-система обеспечивает эффективное управление рабочими процессами, информационными потоками и взаимодействиями между различными участниками, включая системы и людей, занятых в процессе. Типичная структура BPM содержит несколько компонентов программного обеспечения, которые помогают организовать все эти взаимодействия.

BPM-система состоит из элементов для совместного моделирования проектов, инструментов для создания и управления бизнес-правилами, а также модулей, способствующих созданию IT-инфраструктуры для интеграции в существующий бизнес-процесс. Важными компонентами являются инструмент управления потоками работ (workflow) и репозиторий для сохранения и выполнения моделей бизнес-процессов. Модуль анализа и отчетности позволяет пользователям осуществлять мониторинг бизнес-процессов.

К основным программным модулям, которые включает в себя BPM-система, относятся:

Модуль графического моделирования. С его помощью аналитики визуализируют процессы через потоки работ и бизнес-правила.
Модуль для динамического моделирования. Этот инструмент в системах BPM позволяет визуализировать бизнес-процесс в развитии. Благодаря этому становятся очевидны уязвимые места и ограничения ресурсов, что предоставляет возможность отрегулировать процесс на этапе его моделирования.
Модуль для разработки приложений. Этот модуль предоставляет разработчикам необходимые инструменты для формирования интерфейсов, различных форм диалогов и интеграции BPM-системы с бизнес-приложениями и информационными системами.
Модуль управления процессами и бизнес-правилами. В данном модуле осуществляется управление процессами, а также информационными потоками и документооборотом. Обеспечивается контроль за выполнением установленных бизнес-правил. Здесь формируются задачи для сотрудников, задействованных в процессе разработки бизнес-правил для информационных систем.
Модуль для взаимодействия с процессами. Этот модуль позволяет пользователям просматривать поставленные перед ними задачи, расставлять приоритеты и стремиться к намеченному результату.
Модуль мониторинга процессов. Данный модуль необходим для отслеживания работы. Он позволяет собирать данные о процессах, проводить их анализ и составлять необходимые отчеты. Мониторинг может осуществляться по различным характеристикам бизнес-процессов. Основываясь на этих характеристиках, в системе BPM можно вносить своевременные изменения в процессы.
Модуль управления системой BPM. Этот модуль функционирует как инструмент для администрирования системы. С его помощью осуществляется настройка программного обеспечения, установка прав доступа, контроль за работой аппаратных средств и так далее.

На различных BPM-системах модули могут называться по-разному. Это определяется разработчиком.

Источник: freepik/ru.freepik.com

Критерии выбора BPM-системы

Эффективность использования BPM-системы определяется следующими критериями, которые необходимо учитывать при ее выборе:

Потребности организации. Прежде всего нужно определить, какие бизнес-процессы требуют оптимизации и автоматизации, а также сформировать круг задач, которые система должна реализовать.
Функциональные возможности продукта. Важно изучить, поддерживает ли система моделирование и автоматизацию процессов, а также наличие необходимых аналитических инструментов. Не менее значимым является вопрос о возможности интеграции платформы с существующими сервисами компании.
Удобство использования. Интерфейс платформы должен быть интуитивно понятным для сотрудников с различными уровнями подготовки. Если BPM-система требует обучения, стоит обратить внимание на то, предлагает ли его разработчик.
Гибкость и возможность расширения. Необходимо проанализировать, насколько просто настраивать систему под уникальные нужды компании, и есть ли возможность масштабирования в условиях расширения объема бизнеса.
Безопасность. Важно, насколько система способна обеспечить защиту данных любого пользователя.
Техническая поддержка. Большинство поставщиков BPM-систем осуществляют технические услуги и реализуют материалы для обучения.
Цена. Формат лицензирования может варьироваться. Системы с подпиской требуют ежемесячных платежей, тогда как коробочные версии предполагают одноразовые затраты и дополнительные расходы на обновления. Стоимость во многом зависит от функционала и числа пользователей. Некоторые поставщики предлагают бесплатные пробные периоды, что позволяет компаниям оценить продукт и сделать осознанный выбор.
Стоимость. Формат поставки BPM может различаться. Системы по подписке оплачиваются ежемесячно, коробочные версии покупаются навсегда, но могут требовать доплаты за установку обновлений. Количество работников, задействованных в системе, и разнообразие предлагаемых инструментов напрямую влияют на стоимость системы.

Зачастую поставщики BPM-решений предоставляют возможность бесплатного пробного периода. В течение этого времени организация может оценить удобство работы с продуктом и его функциональные возможности. Это позволит принять взвешенное решение о том, соответствуют ли предложения системы потребностям компании.

Внедрение BPM-системы

Перед тем как приступить к внедрению данного программного решения, необходима серьезная подготовка, которая станет отправной точкой для всех последующих действий. На этапе планирования проводится анализ бизнес-процессов, нужных для решения поставленной задачи, а также составляется список стратегических целей. В ходе такой работы могут быть выделены этапы:

подробное описание производственных операций с указанием сроков и всех особенностей выполнения;
настройка программного обеспечения каждого процесса;
запуск процессов с последующей оценкой и анализом достигнутых результатов.

Как создается концепция бизнеса: структура и разработка

Подробнее

Финальная стадия представляет собой не одноразовое действие, а непрерывный цикл, что соответствует фундаментальным принципам управления бизнес-процессами в BPM. Данные о производственных операциях регулярно собираются и анализируются для постоянного стремления к улучшению функционирования предприятия. Метод «настроил и забыл» недопустим в BPM.

При внедрении BPM и интеграции соответствующего программного обеспечения особое внимание уделяется обучению сотрудников. Необходимо, чтобы все участники, работающие с системой, были осведомлены о ее функционале и умели правильно использовать инструменты, что позволит избежать ошибок в управлении процессами и при анализе информации.

Процесс внедрения систем управления бизнес-процессами варьируется в зависимости от особенностей конкретного проекта, однако обычно выделяют пять основных этапов:

На первом этапе проводится выбор набора операций для первоначальной автоматизации и разрабатываются алгоритмы. Создается подробная схема процессов, в которую входят задачи, ответственные лица, исполнители, необходимые ресурсы и описание логики действий. Иначе говоря, осуществляется моделирование бизнес-процессов на бумаге.
Следующий шаг — разработка прототипа и начало его внедрения. На данном этапе осуществляется создание прототипа системы, а ранее определенные процессы переносятся в цифровой формат. Заказчики могут ознакомиться с функционалом и интерфейсом созданной модели.
Далее BPM-система синхронизируется с внешними сервисами, если это необходимо для запуска и анализа производственных процессов.
Этап тестирования сосредоточен на выявлении и корректировке ошибок, проверке правильности функционирования системы и ее изменениях в соответствии с конечными требованиями.
В завершении происходит реальный запуск системы в условиях организации и обучение сотрудников работе с новым программным обеспечением.

Часто задаваемые вопросы о BPM-системах

Что собой представляет технология Process Mining?

Process Mining – это метод, который, основываясь на данных из множества последовательностей выполнения процессов, позволяет анализировать и своевременно устранять несоответствия между моделью бизнес-процесса и актуальной реальностью. Интеграция данных, которые предоставляет BPM-система с искусственным интеллектом и инструментами Business Process Intelligence и Process Mining, открывает новые возможности для непрерывного совершенствования бизнес-процессов предприятия.

Для кого предназначена BPM-система?

Системы управления бизнес-процессами пользуются спросом в тех секторах, где различные подразделения работают в тесной связке для создания ценностного предложения. К таким организациям относятся крупные промышленные концерны, поставщики финансовых и других услуг, государственные учреждения, а также производственные и торговые компании.

Есть ли недостатки у этих систем?

При моделировании бизнес-процессов возможны ошибки, которые могут негативно отражаться на показателях деятельности компании. Кроме того, внедрение BPM снижает инициативность сотрудников. Когда все уже отлажено и функционирует, возникает ощущение, что предлагать и реализовывать новшества бессмысленно.

Матрица RACI: эффективное распределение ролей в проекте

Подробнее

Таким образом, BPM-система представляет собой платформу для комплексного управления рабочими процессами организаций. Это программное обеспечение предназначено для регламентации деятельности подразделений и отдельных сотрудников, а также описывает последовательность их действий в определенных обстоятельствах. Платформы BPM включают в свою структуру различные модули: управление кадрами, закупками, логистикой, сбытом, а также деятельностью филиалов и другими аспектами. Данные системы особенно полезны для крупных компаний с разветвленной структурой и сложными процессами.