Мужской бизнес-клуб успешных предпринимателей
Мужской бизнес-клуб предпринимателей
Вступить в клуб
Главная> Развитие бизнеса >Бизнес-ассистент: задачи, личные и профессиональные качества, поиск и наем

Бизнес-ассистент: задачи, личные и профессиональные качества, поиск и наем

04.02.2025
827
Время чтения: 10 минут
Сохранить статью:

Кто это? Бизнес-ассистент – многозадачный специалист, помогающий руководителю или владельцу компании решать различные задачи, связанные с работой. Его функции будут зависеть от специфики деятельности предприятия.

Что учесть? Чтобы найти и нанять хорошего бизнес-ассистента, необходимо проанализировать собственные задачи и понять, на какие из них не хватает времени, что можно делегировать специалисту. На основании анализа и нужно выдвигать требования к кандидату.

Чем занимается бизнес-ассистент

Бизнес-ассистент — это специалист, который эффективно решает деловые вопросы и помогает руководителю в работе.

В противоположность персональному ассистенту, который часто занимается личными поручениями руководителя, не связанными напрямую с деятельностью компании, бизнес-ассистент сосредоточен на достижении деловых целей.


shutterstock.com

Ассистент выступает в роли своего рода бизнес-партнера для руководителя, обладая глубокими знаниями об организации и пониманием всех ее процессов.

Бизнес-ассистент способен эффективно выполнять следующие задачи и поручения:

  1. Организация процессов
  2. В компании бизнес-ассистенты играют важную роль в оптимизации и совершенствовании бизнес-процессов. К примеру, они могут взять на себя задачу оптимизации совещаний и повышения их эффективности, находя способы улучшения этих мероприятий.

  3. Управление проектами
  4. Эффективность управления проектными группами и использование разнообразных методов контроля достигается благодаря профессиональным ассистентам. К примеру, бизнес-ассистент способен самостоятельно организовать деловой завтрак с партнерами для компании. Он разбивает проект на шаги, определяет дедлайны для каждого из них и последовательно осуществляет выполнение (аренда помещения, обеспечение питания, разработка плана мероприятий, проверка технической оснастки, подготовка печатной продукции, например, визиток, буклетов, беджей, организация доставки приглашений и так далее).

  5. Сотрудничество с партнерами, поставщиками и рабочими коллективами
  6. Бизнес-ассистент обладает знаниями и навыками, необходимыми для успешного выбора исполнителей, их эффективного обучения и контроля за выполнением задач. Он знает, как правильно разграничить обязанности среди членов команды и управлять проектными работами.

    В любом секторе бизнеса ассистент может оказать помощь в выборе поставщика или подрядчика и организации сотрудничества с ними. При реализации CRM-системы в компании он выполняет анализ возможных контрагентов, выявляет технические условия, устраивает демонстрационные встречи для представления проектов и так далее.

  7. Задачи в сфере маркетинга
  8. Бизнес-ассистенты, которые помогают в коммерческом развитии, обладают разнообразными компетенциями и знаниями, что позволяет им эффективно поддерживать различные аспекты деятельности компании. Они могут быть полезны в решении маркетинговых задач, таких как анализ конкурентов.

    В малых предприятиях бизнес-ассистент способен провести исследование услуг и веб-сайтов конкурентов, что окажет поддержку при выборе стратегических решений. К примеру, по заданным параметрам бизнес-ассистент способен провести глубокий анализ конкурентов и представить данные в доступной форме. Также он может координировать и контролировать работу агентств, занимающихся SEO-продвижением или управлением социальными сетями.

  9. Предоставление информации
  10. Профессиональные ассистенты по бизнесу — это специалисты, которые помогают руководителям в принятии управленческих решений. Они владеют умением работать с таблицами, разрабатывают отчеты, проектируют презентации и справляются с множеством других заданий.

    К примеру, при необходимости составления доклада в формате слайдов ассистента могут привлечь к выполнению этой работы. Он самостоятельно найдет требуемые данные или проконсультируется со специалистами, разработает план отчета и подготовит презентацию в соответствующем стиле.

Руководитель может сконцентрироваться на ключевых стратегических аспектах бизнеса благодаря тому, что опытный ассистент возьмет на себя выполнение множества различных функций.

Hard и soft skills хорошего бизнес-ассистента

Сфера бизнес-ассистирования характеризуется активным развитием и многогранностью, причем ее функционал и цели могут трансформироваться в зависимости от персоны руководителя и конкретных проектов.


shutterstock.com

Тем не менее есть ряд ключевых умений (hard skills), которыми должен обладать каждый помощник:

  • способность управлять временем — включает в себя эффективное планирование работы, организацию задач, установление приоритетов и соблюдение сроков;
  • грамотность — умение четко формулировать свои идеи как в устной, так и в письменной форме;
  • управление информацией — включает в себя навыки систематизации данных, ведения деловой корреспонденции и организации файлов;
  • техническая грамотность — владение разнообразными программами и инструментами, включая электронную почту, облачные сервисы и прочие;
  • способность разбираться в информации — включает в себя анализ данных, проведение исследований, подготовку докладов и представление отчетов в удобной форме;
  • планирование и проведение мероприятий — предполагает умение координировать встречи, обеспечивая резервирование залов, подготовку необходимых материалов и организацию всех логистических аспектов;
  • способность одновременного выполнения множества дел, сохраняя при этом их качество и соблюдая установленные сроки.

Soft skills для бизнес-ассистента также необходимы:

  • способность оперативно реагировать на перемены, гибко подстраиваться под новые обстоятельства и действовать в условиях постоянной смены задач (адаптивность);
  • для успешной работы помощника необходимы такие качества, как коммуникабельность, позволяющая строить прочные связи с коллегами, руководителями и клиентами, четко формулировать идеи, защищать интересы и проводить результативные переговоры;
  • эффективное сотрудничество — подразумевает умение налаживать контакты с разными людьми и стремиться к совместной реализации общих задач;
  • структурированность — навык систематизации большого объема информации или фиксации процессов;
  • лидерские качества — бизнес-ассистенту необходимо обладать способностью принимать решения, вдохновлять окружающих, проявлять инициативность и быть свободным от страха перед ответственными задачами;
  • способность решать задачи и достигать целей через поиск оригинальных и инновационных подходов (креативность).

Как нанять хорошего бизнес-ассистента

Во время собеседования на должность бизнес-ассистента важно с самого начала прочувствовать некую «химию». Должно появиться ощущение, что найден идеальный сотрудник, который способен угадывать ваши пожелания и даже завершать начатые вами фразы.


shutterstock.com

Для того чтобы бизнес-ассистент успешно интегрировался в коллектив и долгое время оставался его ценным участником, важно учитывать ряд ключевых аспектов:

  • Компетенции должны соответствовать бизнес-роли. Это основополагающий принцип. При описании бизнес-процессов и распределении функций в организации нужно четко понимать, какие знания и навыки необходимы каждому сотруднику для эффективной реализации своих задач. Бизнес-ассистента это также касается.
  • Психологическая совместимость. Есть много категорий, таких, как экстраверты и интроверты, шизоиды и истероиды, сангвиники и холерики. В сущности, ваш бизнес-ассистент должен иметь сходство с вами. Например, если вы предпочитаете быструю речь, то вам будет комфортнее общаться с теми, кто так же оперативно излагает свои мысли. Если ваше абстрактное мышление хорошо развито, то важно, чтобы ассистент понимал метафоры, которые вы используете.
  • Устранение недостатков. В обязанности бизнес-ассистента должны входить навыки, отсутствующие у вас, — он должен быть вашим продолжением. Например, если вы не умеете эффективно распоряжаться своим временем, то ассистент должен взять на себя ответственность за составление удобного графика.
  • Общие интересы и увлечения. Эффективное сотрудничество между бизнес-ассистентом и руководителем часто строится на совпадении их вкусов и предпочтений. Общие увлечения, будь то любовь к симфонической музыке, джазу, посещение выставок или хоккей, способствуют формированию доверительных отношений на длительную перспективу.
  • Карьерные цели и амбиции. Сотрудники, видящие перспективы для профессионального роста, обычно остаются в компании надолго. Бизнес-ассистенты стремятся к постоянному развитию, решению нестандартных задач и завоеванию новых высот. Когда им становится скучно, интерес к работе быстро пропадает.

Карьера бизнес-ассистента

Для специалиста, работающего в качестве бизнес-ассистента, в профессии есть два основных направления развития карьеры.

Первый путь — это постепенное продвижение в области бизнес-ассистирования. Сначала бизнес-ассистент выполняет функции секретаря или удаленного помощника, но со временем он принимает на себя роль управления, что добавляет ему ответственности, превращает его в доверенное лицо главы компании.

Более разнообразным является второй путь. В такой ситуации бизнес-ассистент не ограничивается своей должностью, а проявляет интерес к сходным сферам деятельности и со временем фокусируется на одной из них.


shutterstock.com

Из ассистентов можно переключиться на ряд популярных специальностей:

  1. Специалист по организации мероприятий
  2. Работа в качестве ассистента, связанная с организацией различных мероприятий, будь то частные встречи или деловые конференции, позволяет развить навыки, необходимые для работы ивент-менеджера. Ассистенты становятся замечательными специалистами благодаря своему умению распределять время, грамотно управлять бюджетами мероприятий, а также координировать работу с поставщиками и подрядчиками.

  3. Менеджер проектов
  4. Работа бизнес-ассистента чаще всего связана с различными проектами, это помогает ему развить навыки управления, планирования задач и взаимодействия с теми, кто имеет отношение к делу. Он может устранять проблемы и регулировать конфликты, что также делает бизнес-ассистента ценным кандидатом на позицию менеджера проектов.

  5. Бизнес-аналитик
  6. Ассистенты могут задуматься о смене направления и заняться бизнес-аналитикой, используя свои навыки для структурирования бизнес-процессов, выявления потребностей в системах и улучшения. Аналитический опыт работы с данными также будет востребован.

  7. PR-специалист (маркетолог)
  8. Бизнес-ассистенты нередко имеют опыт работы в организации маркетинговых мероприятий, продвижении бренда и настройке рекламных кампаний. Эти знания и умения могут быть полезны при разработке маркетинговых стратегий, создании контента и управлении коммуникациями с клиентами и партнерами.


    shutterstock.com

  9. Специалист по работе с персоналом (HR)
  10. Бизнес-ассистент активно участвует в подборе и адаптации новых сотрудников, сотрудничает с командой руководителя, а также управляет HR-проектами. Его навыки в урегулировании конфликтов и поддержке рабочих процессов могут быть полезны при переходе в сферу управления персоналом.

  11. Свой бизнес
  12. Порой бизнес-ассистенты, которые долгое время работали под началом руководителя, решают открыть свое дело. Они уже получили необходимые знания и опыт, поэтому могут успешно реализовать свои идеи и применить полученные навыки в управлении продуктами и бизнесом.

  13. Бизнес-девелопер
  14. Ассистенты, которые умеют работать с клиентами, могут попробовать себя в сфере бизнес-девелопмента. Их опыт в поиске возможностей для бизнеса, проведении маркетинговых исследований, ведении переговоров и анализе данных может быть востребован для привлечения новых клиентов, разработки стратегий развития и установления взаимоотношений с партнерами.

Если выполнением стандартных должностных обязанностей бизнес-ассистент себя не ограничивает и хочет стать ценным сотрудником в компании, то он часто сталкивается с запутанными процессами, которые остались от предыдущих коллег. Но если ассистент проявляет активность, анализирует ситуацию и пытается разобраться в причинах проблем, то оптимизация процессов может привести к значительной экономии ресурсов и времени.

Часто задаваемые вопросы о бизнес-ассистенте

Какое образование должно быть у бизнес-ассистента?

Критерии, предъявляемые к уровню профессиональной подготовки, играют важную роль в определении различий между вакансиями в разных организациях.

В некоторых случаях для того, чтобы претендовать на определенную должность, необходимо иметь диплом бакалавра или магистра в области менеджмента, например, в сфере управления проектами, персоналом или финансами.

На такие позиции часто нанимают специалистов с определенными квалификациями:

  • бухгалтер;
  • экономист;
  • логист;
  • менеджер предприятий и организаций;
  • маркетолог;
  • корпоративный психолог.

Иногда требуется, чтобы образование было профильным, то есть непосредственно связанным с деятельностью компании. Например, на должности помощников руководителя на горнодобывающих предприятиях предпочитают нанимать выпускников факультетов экономики или менеджмента в горном деле.

В адвокатские бюро чаще берут выпускников юридического факультета. А в образовательные учреждения требуются бывшие студенты факультетов управления в образовательной сфере или педагоги со степенью магистра.

Чем бизнес-ассистент отличается от личного помощника?

Бизнес-ассистент специализируется на выполнении деловых задач. Он должен разбираться в бизнес-процессах, уметь эффективно вести переписку и обладать знаниями делового этикета. В задачи бизнес-ассистента часто входят и личные ситуации, но их доля обычно не превышает 10 % от общего объема работы. В отличие от персонального помощника, который уделяет больше внимания индивидуальным вопросам.

От бизнес-ассистента требуется более широкий набор знаний и навыков. Иногда он также выполняет функции HR-менеджера, ведет переговоры с подрядчиками, проверяет документы и решает другие задачи, которые не входят в обязанности личного помощника.

Сколько зарабатывают бизнес ассистенты?

Для ответа на вопрос о том, сколько зарабатывает бизнес-ассистент, можно привести такие примеры: в крупных городах молодым специалистам могут предложить заработную плату в размере от 30 до 40 тысяч рублей в месяц.

В Москве средняя зарплата для позиций бизнес-ассистента составляет 50–60 тысяч рублей, а в крупных организациях может достигать 70–80 тысяч рублей.

Кроме основного оклада, работодатели могут выплачивать премии за успешную деятельность. Особенно высокие доходы получают бизнес-ассистенты, работающие в международных компаниях и организациях, сотрудничающих с иностранными партнерами. Для таких позиций требуется знание английского языка, а часто и нескольких иностранных языков. Работа включает переводы и переговоры на английском, за что можно получать около 100 тысяч рублей в месяц.

Процесс подбора и найма на такую должность может занять некоторое время, но важно понимать, что бизнес-ассистент — это первый шаг к выходу из операционной деятельности и переходу к автономному управлению.

Понравилась статья? Поделитесь: